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档案盒侧标签WORD版

一、档案盒基本信息

(1)档案盒作为档案管理的重要工具，其基本信息承载着档案的重要信息，对于档案的安全保管和有效利用具有至关重要的作用。根据我国档案管理法规，档案盒的基本信息应包括档案盒的编号、档案盒的名称、档案盒的所属部门、档案盒的保管期限、档案盒的存放位置以及档案盒的创建日期等。以某机关档案室为例，该档案室共有档案盒10000个，其中编号为A001的档案盒内存放着该机关近三年的行政文件，编号为B002的档案盒内则存放着该机关的历史照片资料。

(2)在档案盒的基本信息中，档案盒的编号通常采用唯一性编码，以确保每份档案都能被准确识别。例如，某企业的档案盒编号规则为“年份+部门简称+流水号”，如2023-A-0001，这样的编号方式既直观又便于管理。在实际操作中，档案盒的名称一般与档案的内容相对应，如“2023年度财务报表”、“公司员工花名册”等，这样有助于快速查找所需档案。此外，档案盒的保管期限分为永久、长期和短期三种，不同保管期限的档案盒在颜色、标签等方面有所区分，以便于管理人员识别。

(3)档案盒的所属部门是指档案盒所涉及的业务领域，如人事、财务、技术等。例如，某高校档案室中，编号为C003的档案盒属于人事部门，存放着该校教职工的人事档案。在档案盒的创建日期方面，一般要求在档案盒上标注档案的归档日期，以便于追溯档案的来源。同时，档案盒的存放位置也是基本信息之一，如某档案馆内，档案盒按照类别、年份等顺序排列，方便管理人员进行归档和查阅。以某市政府档案室为例，该档案室采用密集架存放档案盒，每个密集架都有详细的标签，标明档案盒的编号、名称和存放位置，大大提高了档案管理的效率。

二、档案内容概述

(1)档案内容概述是对档案材料进行全面、系统的概括，它反映了档案的价值和特点。以某企业为例，其档案内容概述涵盖了企业的发展历程、组织结构、财务状况、市场营销、人力资源等多个方面。具体数据表明，该企业档案中包含近20年的财务报表，涉及各类经济数据约10万条；组织结构档案包括员工花名册、职位变动记录等，涉及员工信息约2万人；市场营销档案包括市场调研报告、客户资料等，共计5千余份；人力资源档案则包括招聘记录、培训资料、绩效考核等，共计8万份。

(2)档案内容概述不仅包括纸质档案，还包括电子档案。以某科研机构为例，其档案内容概述中电子档案占比高达80%。这些电子档案包括科研项目的立项申请、中期报告、结题报告、实验数据等，共计10TB。其中，科研项目的立项申请档案有500余份，中期报告和结题报告档案有800余份，实验数据档案有6000余份。这些档案的概述有助于科研人员快速了解项目进展和成果。

(3)在档案内容概述中，对档案的分类和整理是至关重要的。以某法院为例，其档案内容概述按照案件类型、年份、审判程序等进行了分类。其中，民事案件档案有1.2万份，刑事案件档案有8000份，行政案件档案有5000份。此外，档案还按照审判程序分为立案、审理、执行等阶段，共计3万份。通过这样的分类整理，法院档案管理人员能够快速定位所需档案，提高了工作效率。

三、档案保管要求

(1)档案保管要求严格遵循国家档案法律法规，确保档案的完整性与安全性。档案存放环境需保持干燥、通风，温度控制在15-25摄氏度，湿度控制在40%-60%之间。此外，档案库房需配备防火、防盗、防潮、防虫害等设施，定期对档案进行消毒和防霉处理。

(2)档案盒应按照编号顺序整齐排列，便于查阅和管理。档案盒的摆放高度不应超过1.5米，以防止重心不稳导致档案损坏。档案的存放位置应避免阳光直射，减少紫外线对档案的损害。同时，应定期检查档案盒的密封性，确保档案安全。

(3)档案管理人员需定期对档案进行维护，包括检查档案的完好程度、修复破损档案、更新档案目录等。在档案调阅过程中，需严格按照档案调阅手续进行，确保档案信息安全。此外，档案管理人员应加强自身业务学习，提高档案管理水平和应急处置能力。

四、档案使用权限

(1)档案使用权限的设定旨在确保档案的安全和合理利用。在我国，档案使用权限分为内部查阅和外部查阅两大类。内部查阅权限通常授予本机关工作人员，据统计，某政府机关内部查阅档案的人员约有2000名，他们负责日常工作中的档案查询。外部查阅权限则面向社会公众，如某档案馆每年接待外部查阅档案的人员超过5000人次。

(2)档案使用权限的具体规定因档案类型和内容而异。例如，某企业档案中，涉及商业秘密的文件仅限于企业内部人员查阅，而企业年报、社会责任报告等对外公开的档案则允许外部人士查阅。在司法实践中，案件档案的使用权限受到严格限制，一般情况下，只有案件当事人及其授权代理人、法官和检察官才有权查阅。

(3)档案使用权限的管理包括身份验证、查阅登记和必威体育官网网址教育等环节