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某校安全资料管理制度样本(四)

四、安全资料归档与保管

四、安全资料归档与保管

(1)学校安全资料归档工作旨在确保所有与学校安全相关的文件、记录和资料得到妥善整理、保存和利用。根据我国《档案法》和相关法律法规，学校应将安全资料按照规定进行归档，确保资料的完整性和连续性。归档范围包括但不限于：安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故调查报告、安全培训资料、安全会议纪要等。

(2)归档要求方面，学校需严格按照档案管理的标准进行，包括资料的分类、编目、编号和装订等。具体要求如下：首先，资料分类应清晰、规范，便于查找和利用；其次，资料编目需详实，包括资料名称、编号、形成时间、责任部门等基本信息；再次，资料编号应统一，便于归档和检索；最后，资料装订需牢固，防止资料丢失或损坏。以某中学为例，该校安全资料归档率达到98%，归档资料完整率达到100%，有效保障了学校安全工作的顺利进行。

(3)安全资料的保管期限与条件同样重要。根据《档案法》规定，学校安全资料应按照不同类别划分保管期限，一般分为短期、中期和长期三种。短期保管期限一般为3-5年，中期保管期限一般为5-20年，长期保管期限一般为20年以上。在保管条件上，学校应确保安全资料存放于干燥、通风、防潮、防虫蛀、防鼠咬的环境中，并配备必要的消防设施。此外，学校还应定期对安全资料进行清理、检查和保养，确保资料的完好无损。例如，某高校在2019年对安全资料进行了一次全面检查，发现并修复了30余处损坏的资料，有效保障了资料的安全。

四、一、归档范围与要求

四、一、归档范围与要求

(1)学校安全资料归档范围广泛，涵盖了学校安全管理、安全培训、应急处理、安全检查等各个方面的资料。具体包括：安全管理规章制度、安全操作规程、安全责任书、安全教育培训记录、应急演练方案、安全事故报告、安全检查记录、安全会议纪要、安全设备维护保养记录等。据统计，某中学在近三年的安全资料归档中，共归档各类安全资料超过5000份，其中安全管理制度类资料占比达到35%，事故处理类资料占比为20%。

(2)归档要求方面，学校需确保资料的真实性、完整性和可用性。真实性要求所有归档资料必须反映学校安全工作的实际情况，不得篡改或伪造；完整性要求归档资料应包括所有相关内容，不得遗漏重要信息；可用性要求归档资料应便于检索和利用，方便相关人员随时查阅。例如，某小学在归档安全资料时，通过建立电子档案管理系统，实现了对资料的高效检索和利用，极大地提高了工作效率。

(3)在归档流程上，学校应建立健全归档工作流程，明确归档责任人和时间节点。首先，由各相关部门负责收集整理安全资料，并在规定时间内提交至档案室；其次，档案室对提交的资料进行审核、分类和编目；再次，将审核合格的资料进行装订、编号和归档；最后，定期对归档资料进行整理、更新和备份。以某高校为例，该校在归档流程优化后，安全资料归档效率提高了40%，资料利用效率提升了30%。

四、二、归档流程

四、二、归档流程

(1)归档流程的第一步是资料收集。学校各部门需在安全事件发生后或特定周期内，将涉及安全的各类文件、记录和资料进行收集整理。这一环节要求所有参与人员严格遵循资料收集标准，确保收集到的资料全面、准确。

(2)第二步是资料审查。收集到的资料由档案管理人员进行初步审查，主要内容包括资料的完整性、真实性、合规性等。审查合格后，资料将进入分类整理阶段。在此阶段，档案管理人员将依据归档规范对资料进行分类，包括按照时间、类型、部门等进行有序排列。

(3)第三步是资料编号和装订。分类整理后的资料需要赋予唯一编号，以便于检索和保管。编号完成后，档案管理人员将资料进行装订，确保资料的物理安全。装订完成后，资料将被移至指定的档案存储区域，同时建立电子档案库，实现纸质与电子档案的双向管理。在归档流程的最后阶段，档案管理人员将定期对归档资料进行审查和整理，确保资料的质量和可访问性。例如，某中学每年对归档流程进行一次全面梳理，通过优化流程，将归档时间缩短了15%。

四、三、保管期限与条件

四、三、保管期限与条件

(1)学校安全资料的保管期限根据其重要性和使用频率分为短期、中期和长期三个阶段。短期保管期限一般为3-5年，适用于日常安全记录和部分安全检查报告；中期保管期限一般为5-20年，适用于较为重要的安全管理制度和应急预案；长期保管期限则适用于具有历史价值或长期参考价值的资料，如安全事故档案和重大安全事件记录。以某中学为例，该校根据保管期限对安全资料进行了分类，其中短期保管资料占比30%，中期保管资料占比50%，长期保管资料占比20%，有效保障了资料的科学管理。

(2)保管条件方面，学校需提供符合国家档案管理标准的存储环境。具体包括：温度控制在16-24摄氏度，湿度控制在40%-60%，确保资