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来往函件签收表

一、函件基本信息

(1)函件基本信息主要包括函件的编号、标题、发件单位、接收单位、发文日期、密级、紧急程度以及函件的主要内容摘要。函件编号是函件在档案中的唯一标识，便于管理和检索。标题应简明扼要地反映函件的主要内容，便于收件单位快速了解函件性质。发件单位和接收单位明确指出了函件来源和目的地，有助于明确责任主体。发文日期对于记录函件的时间顺序至关重要，同时密级和紧急程度则关系到函件的处理优先级和必威体育官网网址要求。函件主要内容摘要是对函件核心内容的简短概述，有助于收件单位快速把握函件的核心信息。

(2)在函件基本信息中，函件的格式和版式也是不可忽视的要素。格式规范保证了函件的专业性和正式性，有利于维护单位的形象和权威。版式设计合理，使得函件内容层次分明，便于阅读和理解。具体而言，函件的格式应包括信头、信尾、正文等部分，各部分内容要符合公文写作的规范要求。信头通常包括单位标志、函件编号、发文日期等信息，信尾则包括发文单位署名、联系人姓名和联系方式等。正文部分则按照一定的结构安排，如开头、主体、结尾等，确保函件内容条理清晰。

(3)函件基本信息中还包括附件信息，附件是函件内容的补充和扩展，对于完整传达函件意图具有重要作用。附件的种类繁多，可以是文件、图片、表格等。在函件中列出附件名称和数量，有助于收件单位提前准备相关材料，提高处理函件的效率。此外，附件的整理和归档工作也是函件管理的重要组成部分。对于重要函件，附件的保存应采取严格的管理措施，确保其安全性和完整性。在函件处理过程中，收件单位应当对附件进行仔细阅读，并与正文内容相结合，全面理解函件意图。

二、收件人信息

(1)收件人信息是函件签收表中的关键部分，它详细记录了接收函件的具体单位和个人的相关信息。这些信息通常包括收件单位的名称、地址、联系电话、传真号码以及收件人的姓名、职务、联系方式等。收件单位名称应完整准确，以便于识别和归档。地址信息应当详尽，包括省、市、区（县）、街道、门牌号码等，确保邮递和派送准确无误。联系电话和传真号码是收件人接收函件通知的重要渠道，应确保其有效性。收件人姓名和职务有助于确认接收函件的授权人员，而联系方式则是后续沟通的必要信息。

(2)在填写收件人信息时，应特别注意信息的准确性和及时性。准确的信息能够确保函件能够及时送达指定收件人，避免因信息错误导致的延误。同时，随着组织架构和人员变动，收件人信息可能需要定期更新。因此，收件人信息的维护是一个持续的过程，需要相关部门或个人负责定期核对和更新。此外，对于涉及多个收件人的函件，应确保所有收件人的信息都完整无缺，避免遗漏任何一位收件人。

(3)在某些情况下，收件人信息可能包含敏感或特殊要求。例如，对于涉及必威体育官网网址内容的函件，可能需要注明收件人身份验证的方式，如密码、指纹识别等，以确保函件内容的安全。对于跨部门或跨地区的函件，可能还需要注明收件人的具体部门或地区，以便于内部传递和分发。在处理这类函件时，收件人信息的准确性尤为重要，任何错误都可能导致函件处理过程中的严重问题。因此，在填写收件人信息时，应仔细核对，确保无误。

三、函件签收记录

(1)函件签收记录是对函件送达和接收过程的详细记录。记录内容包括签收日期、签收时间、签收人姓名、职务、单位以及签收的具体情况。签收日期和签收时间明确了函件实际被接收的时间点，对于后续的函件跟踪和处理具有重要意义。签收人姓名和职务表明了接收函件的授权人员，确保了函件内容的正确传达。签收的具体情况描述了签收人是否亲自签收、是否有委托他人代收等情况，有助于了解函件的接收流程。

(2)函件签收记录还涉及到签收人的签名或盖章，这是确认函件已经成功送达和接收的重要标志。签收人的签名或盖章应当清晰可辨，以便于后续核对和追溯。在某些情况下，签收人可能需要在签收记录上注明对函件内容的初步意见或处理意向，这些信息对于后续的函件处理工作具有重要参考价值。此外，对于无法直接签收的函件，如通过邮寄或快递方式，签收记录中应注明投递方式、投递人信息以及签收确认情况。

(3)函件签收记录应保持完整性和连续性，确保每份函件都有相应的签收记录。在记录过程中，如遇特殊情况，如函件遗失、延误、拒收等，应在签收记录中详细注明原因和处理结果。这些记录不仅有助于维护函件管理的规范性和有效性，而且在出现争议或需要追溯时，可以提供有力的证据支持。因此，函件签收记录的准确性和完整性是函件管理中不可或缺的一环。

四、备注事项

(1)备注事项部分是函件签收表中用于记录与函件签收相关但又不属于常规签收流程的特殊信息。这些信息可能包括函件的紧急程度、必威体育官网网址要求、特殊处理指示、收件人的特殊要求或特殊情况等。例如，如果函件涉及紧急事项，需要在备注中注明“紧急事项，需立即处理”，以便收件单位能够优先处理。对于保