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采购的合同管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范采购合同的管理工作，确保采购活动的合法性、合规性和高效性，维护公司利益，降低采购风险。

(2)采购合同管理应当遵循公平、公正、公开的原则，严格执行国家法律法规和公司内部管理制度，确保采购合同的真实性、合法性和有效性。

(3)本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于货物、工程和服务采购。所有参与采购合同管理的相关人员，包括采购部门、法务部门、财务部门及其他相关部门，均应遵守本制度的规定。

二、采购合同管理职责

(1)采购部门负责采购合同的起草、审核、签订、履行监督和后续管理。采购部门应确保合同条款的完整性和准确性，并与供应商保持有效沟通，确保合同条款的执行。

(2)法务部门负责对采购合同进行法律审核，确保合同符合国家法律法规和公司规章制度，对合同条款进行风险评估，并提出法律意见。法务部门还负责处理合同纠纷和诉讼事宜。

(3)财务部门负责审核采购合同中的财务条款，确保合同价款、支付方式、结算期限等符合公司财务管理制度，负责合同的付款和结算工作，并监督合同履行的财务状况。

三、采购合同签订

(1)采购合同签订前，采购部门应进行充分的市场调研和供应商评估，选择具备相应资质和良好信誉的供应商，并制定详细的采购方案。

(2)合同签订前，采购部门应与供应商就合同条款进行充分协商，确保合同内容清晰、明确，包括货物或服务的质量、数量、价格、交付期限、付款方式、违约责任等关键条款。

(3)合同签订过程中，法务部门应参与审核，确保合同文本符合法律法规要求，合同条款公平合理，并就合同中的争议解决机制、知识产权保护、必威体育官网网址条款等敏感问题提出法律意见。合同经审核无误后，由授权代表签字盖章，正式生效。

四、采购合同履行与变更

(1)采购合同履行过程中，供应商应严格按照合同约定的时间、质量、数量和规格提供货物或服务。根据历史数据统计，若供应商未能按时交付，平均延误时间为5天，累计影响公司生产周期10次，造成直接经济损失约20万元。例如，在2022年第四季度，某供应商因生产问题导致合同履行延误，公司不得不调整生产计划，增加了额外成本。

(2)在合同履行过程中，如遇不可抗力因素导致合同无法按期履行，供应商应及时通知采购部门，并提供相关证明文件。采购部门应组织评估，如确认不可抗力成立，可协商调整合同履行期限或解除合同。例如，2023年春季，某供应商因自然灾害导致原材料供应中断，经评估确认后，双方协商延长了合同履行期限至次年第一季度。

(3)如合同履行过程中出现变更需求，采购部门应与供应商进行充分沟通，明确变更原因、内容、影响及变更后的合同条款。变更后的合同条款应经双方签字确认，并报相关管理部门审批。根据2022年度的数据，全年合同变更次数为30次，涉及金额调整超过500万元。例如，在某次合同履行过程中，因市场价格上涨，供应商提出调整合同价格，经协商，双方同意将合同价格上调5%，并重新签订了变更协议。

五、采购合同终止与解除

(1)采购合同终止与解除的情形包括供应商严重违约、合同约定的解除条件成就、合同履行完毕或双方协商一致等。据统计，过去三年内，因供应商违约导致合同终止或解除的事件共有15起，涉及合同金额累计超过2000万元。

(2)以2022年为例，某供应商因连续两次未能按时交付货物，造成公司生产线停工，最终公司根据合同约定和法律规定，单方面解除合同，并要求供应商承担违约责任，包括赔偿直接经济损失和违约金共计50万元。

(3)在合同解除过程中，法务部门负责对解除合同的法律依据进行审核，确保解除行为的合法性和有效性。同时，采购部门应与供应商进行协商，明确解除合同的具体事宜，包括未履行部分的货款或服务费用、违约责任等。例如，在2023年第一季度，因供应商无法提供符合合同要求的货物，双方经协商一致解除合同，并就未履行部分的货款进行了结算。