QP-XZ-02文件和记录控制程序-IATF打印版本.doc

新蓉机电科技（南通）有限公司

文件和记录控制程序

IATF16949：2016

文件编号：QP-XZ-02

制订日期：2017/9/24制订单位：行政部

修订日期：2017/9/24版次：B0版

受控状态：受控文件/参考文件

拟制

审核

核准

RC

生效日期：2017/9/24

副本编号：

保管部门：行政部

文件名称：文件和记录控制程序

文件名称：文件和记录控制程序

目录

目的

适用范围

职责

定义

程序

相关文件

相关记录

附件

制/修订履历表

制/修订日期

版次

制/修订内容

批准

审核

制订者

2017年9月24日

B

转版制定

RC

分发单位

YX

JS

SC

PG

XZ

CG

CW

营销部

技术部

生产部

品管部

行政部

采购部

财务部

1．目的

对公司所有的文件和资料的编制、审批、发行、修改、变更、可读性、回收等作出规定，确保与体系运行有关的各场所均能使用相应文件的有效版本。同时，对所有质量记录标识、储存、检索和处置进行控制，以保持良好的形成文件的信息。而且对记录的控制应满足法律法规、公司及顾客的要求。

2．适用范围

本程序适用于公司所有文件和质量记录（包括顾客指定的质量记录）的控制。

3．职责

3.1文件的编制、审批、批准权限

文件类型

编制（修订）

审核

批准

质量手册

授权人员

质量代表

总经理

程序文件

授权人员

质量代表

总经理

作业指导书/标准

授权人员

单位主管

质量代表

表单记录

授权人员

单位主管

质量代表

工程图纸

授权人员

单位主管

管理层

3.2行政部是管理体系文件控制及质量记录的归口管理部门,负责批准后的文件和质量记录分发、回收、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。

3.3总经理负责质量手册和程序文件的批准和颁布。

3.4质量代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和程序文件。

3.5质量代表负责有关三阶文件的批准并参与修订。

3.6各单位负责本部门内的文件、作业标准的制定、审核。

3.7营销部负责外来文件的收集，行政部负责外来文件的登记与发放,各部门负责外来文件的使用与管

理。

3.8技术部负责外来文件的评审.

3.9各部门按规定对质量记录进行标识、收集、归档、储存、保管和处理。年度结束时，各部门将整理好的汇总质量记录统一交行政部归档。

4．定义

4.1系统文件（一级）:【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。

4.2程序文件（二级）:将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。

4.3指导文件（三级）:管理体系中各作业标准、办法、图画、说明其作业方法的文件。

4.4表单记录（其他）:将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项,以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。凡具有下列条件者称为正式表单：

a.使用期及保存期超过三个月以上。

b．正式附属于质量手册、程序文件、作业标准内并赋予编号管理。

4.5外来文件:法律法规、顾客特定要求、国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之文件数据等非本公司内部所发行的文件数据均属之。

5．程序

5.1文件的制订

5.1.1质量手册由公司授权人员进行编制,质量代表审核,总经理批准后颁布。

5.1.2程序文件由相关责任部门负责编制,质量代表审核,总经理批准后颁布。

5.1.3各作业指导书/标准等三阶文件由负责单位负责编制,部门负责人审核,质量代表批准发布。

5.2文件的编制规定

5.2.1编码规则

A)质量手册

XR-IATF/QM-A0

版本号/修订状态

表示质量手册代号

表示为依据ISO/TS16949:2009标准

表示公司名称代号(汉语拼音缩写)

B)程序文件

QP-SC-01

文件流水号

表示部门代号

表示程序文件

C)三级文件

WI-SC-01

文件流水号

表示部门代号

表示为三阶文件

D)四阶文件

QR-SC-01

表单流水号

表示部门代号