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采购会议纪要格式范文

一、会议基本信息

(1)本次会议于2021年9月15日14:00-16:00在公司会议室召开，由采购部经理张华主持。会议邀请了各部门负责人及采购团队共计15人参加。会议的主要目的是对近期采购需求进行梳理，评估供应商资源，并讨论下一季度采购计划。在会议前，各部门已提交了详细的采购需求报告，共计涉及10个业务部门，包括研发、生产、销售等关键环节。

(2)会议首先对各部门的采购需求进行了逐一分析。据统计，本次会议共讨论了30项采购需求，其中原材料类需求占比40%，设备类需求占比30%，服务类需求占比20%，其他类需求占比10%。以研发部门为例，他们提出了5项原材料采购需求，包括新型塑料材料和特种合金，预计采购金额达200万元。同时，生产部门提出了2项设备采购需求，包括自动化生产线和检测设备，预计采购金额为150万元。

(3)在会议中，采购团队对现有供应商进行了评估，并结合市场调研数据，对潜在供应商进行了筛选。经过综合评估，会议决定对5家供应商进行招标，包括A公司、B公司、C公司、D公司和E公司。这些供应商在行业内具有较高的知名度，拥有良好的口碑和稳定的供货能力。例如，A公司在同行业中以其产品质量和售后服务而著称，曾为公司提供过多次优质服务，赢得了公司的高度信任。B公司则在价格竞争力方面表现出色，多次以较低的价格赢得了采购订单。

二、会议议程

(1)会议议程首先由张华经理对本次会议的目的和重要性进行简要说明，强调采购工作对公司整体运营的重要性，并要求各部门负责人积极参与讨论。随后，进入第一项议程，各部门负责人依次汇报本部门的采购需求情况，包括需求类型、数量、预算等信息，以便全体与会人员对采购需求有一个全面了解。

(2)第二项议程是供应商评估与选择。采购团队将根据各部门提交的采购需求，对现有供应商进行评估，并介绍潜在供应商的筛选结果。与会人员将就供应商的资质、产品质量、价格、交货期等方面进行讨论，提出意见和建议。此外，会议还将对供应商的报价进行对比分析，以确保公司能够获得最具竞争力的采购价格。

(3)第三项议程是下一季度采购计划讨论。采购部将结合各部门的采购需求，制定下一季度的采购计划，包括采购预算、采购时间表、采购策略等。与会人员将就采购计划进行讨论，提出改进意见和建议。最后，会议将对本次会议的成果进行总结，并对后续工作安排进行部署，确保采购工作顺利进行。会议结束后，各部门负责人需按照会议决议，落实相关工作，并及时向采购部反馈执行情况。

三、采购需求讨论

(1)会议进入采购需求讨论环节，首先由研发部门提出对新型塑料材料的采购需求。该材料需具备高耐热性和良好的化学稳定性，预计年需求量为100吨。与会人员针对材料规格、供应商选择、质量标准等方面进行了深入讨论。经过讨论，决定对国内外多家知名供应商进行询价，并对样品进行测试，以确保最终采购到的材料符合研发需求。

(2)接着，生产部门提出了对自动化生产线的采购需求。该生产线需具备高效、稳定的工作性能，并具备可扩展性。与会人员对生产线的关键技术参数、设备性能、售后服务等方面进行了详细讨论。经过比较分析，认为引进国内外知名品牌的生产线能够满足公司生产需求，并提出了相应的采购建议。

(3)最后，销售部门提出了对市场推广服务的采购需求，包括线上线下广告投放、展会活动策划等。与会人员针对服务内容、合作模式、预算控制等方面进行了讨论。在讨论过程中，提出了与专业市场推广公司合作的想法，并明确了合作期限、服务范围和预期效果。同时，还讨论了如何通过采购服务提升品牌形象和市场份额。

四、会议决议及行动项

(1)会议决议中明确指出，各部门需按照会议讨论结果，对采购需求进行细化，确保采购计划的准确性和可行性。针对研发部门的新材料采购，决议要求在一个月内完成供应商询价和样品测试，并确保材料质量达到行业标准。预计采购金额为500万元，需在预算内合理分配。

(2)对于生产部门的自动化生产线采购，决议决定启动招标程序，邀请至少5家国内外知名供应商参与竞标。招标文件将在会议结束后一周内发布，并设定了明确的投标截止日期。预计生产线将在三个月内投入使用，这将提高生产效率20%，预计年节省成本100万元。

(3)关于销售部门的推广服务采购，决议决定与一家专业的市场推广公司签订为期一年的合作协议。该合作预计将覆盖全国主要市场，包括线上广告投放和线下展会活动。预计总预算为300万元，会议要求市场部门定期跟踪推广效果，确保投入产出比达到预期目标。同时，决议还要求各部门在执行采购计划过程中，加强沟通与协调，确保各项采购工作按时完成。