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采购合同管理规程正规范本(通用版)

一、总则

(1)本规程旨在规范采购合同管理，确保采购活动的合规性、透明性和效率，维护公司利益，降低采购风险。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本规程。近年来，我国政府采购规模逐年扩大，合同管理的重要性日益凸显。据统计，2020年全国政府采购规模达到4.3万亿元，同比增长约10.9%，其中合同签订环节的风险控制成为关注的焦点。

(2)本规程适用于公司各部门、各分支机构及子公司在采购活动中签订、履行、变更和解除合同的全过程管理。合同管理涉及多个环节，包括合同起草、谈判、签订、履行、变更、解除和终止等。为加强合同管理，公司设立了专门的合同管理部门，负责制定合同管理制度、审查合同文本、监督合同履行等工作。同时，各部门和分支机构应积极配合合同管理部门的工作，确保合同管理的规范化和高效化。

(3)本规程强调合同管理应遵循合法性、真实性、完整性、及时性和必威体育官网网址性原则。合法性原则要求合同内容符合国家法律法规和公司规章制度；真实性原则要求合同内容真实反映双方意愿；完整性原则要求合同条款齐全，避免遗漏；及时性原则要求合同签订、履行、变更和解除等环节及时处理；必威体育官网网址性原则要求合同内容不得泄露给无关人员。通过严格执行本规程，可以有效降低合同风险，提高采购活动的质量和效益。

二、合同签订管理

(1)合同签订前，采购部门应充分进行市场调研，了解供应商资质、产品性能、市场价格等信息，确保采购项目符合公司需求。根据《中国政府采购法》规定，采购人需在合同签订前对供应商进行资格审查，确保其具备相应的生产能力和服务能力。例如，某公司采购一批高端服务器，通过严格审查，最终选择了一家具备ISO9001质量管理体系认证的供应商，保障了产品质量和售后服务。

(2)在合同签订过程中，采购部门应与供应商就合同条款进行充分协商，确保双方权益得到保障。合同条款应包括但不限于标的物描述、数量、质量标准、价格、交货期限、付款方式、违约责任等内容。以某公司为例，在签订采购合同时，双方就货物质量标准、售后服务等关键条款进行了详细讨论，并明确了违约责任，有效避免了合同履行过程中的纠纷。

(3)合同签订后，采购部门应及时将合同文本报送合同管理部门进行审核，确保合同符合公司制度要求。合同管理部门负责对合同文本进行合规性审查，包括合同主体资格、合同内容合法性、合同条款完整性等。一旦发现合同存在违规问题，合同管理部门应及时通知采购部门进行修改或重新签订。例如，某公司在签订一份重要采购合同时，合同管理部门发现合同中存在付款方式不明确的问题，及时通知采购部门进行了修改，避免了潜在的财务风险。

三、合同履行管理

(1)合同履行期间，采购部门应定期跟踪供应商履约情况，确保合同约定的各项条款得到执行。通过建立履约跟踪机制，可以及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。例如，某公司采购了一批原材料，合同规定供应商应在30天内交付。采购部门通过每周跟踪，发现供应商在交付过程中出现延误，及时与供应商沟通，并督促其加快进度，最终按时完成了交付。

(2)对于合同履行过程中的变更，采购部门应严格按照合同约定进行审批。任何涉及合同内容的变更，如交货时间、数量、价格等，均需经过双方协商一致，并形成书面文件。以某公司为例，在合同履行过程中，由于市场波动，供应商提出了调整价格的要求，采购部门经过内部审批后，与供应商协商达成一致，并签订了补充协议，确保了合同的顺利履行。

(3)合同履行结束后，采购部门应组织对合同履行情况进行总结评估，包括供应商履约情况、合同效益分析、存在问题及改进措施等。通过总结评估，可以积累经验，为今后的采购活动提供参考。例如，某公司在合同履行结束后，组织相关部门对供应商进行了综合评价，发现供应商在产品质量、售后服务等方面表现良好，同时针对存在的问题提出了改进建议，为今后与该供应商的合作奠定了基础。

四、合同变更与解除管理

(1)合同变更管理是合同履行过程中可能出现的重要环节，它涉及到合同条款的修改、补充或删除。根据《中华人民共和国合同法》的相关规定，合同变更应当遵循双方协商一致的原则，任何单方面的变更均需书面形式，并经双方签字确认。在合同履行过程中，若因不可抗力、市场波动或其他合同履行障碍，导致合同无法按原约定执行，双方应立即启动合同变更程序。例如，在新冠疫情期间，某公司与供应商签订的货物供应合同因疫情导致的物流中断，双方经过协商，同意变更交货期限，并调整了相应的违约责任条款。

(2)合同解除管理是指合同在履行过程中，因特定原因导致合同失效的过程。合同解除可以分为约定解除和法定解除两种情况。约定解除是指合同当事人基于合同约定，经协商一致解除合同；法定解除则是指合同当事人根据法律规定，单方面或双方共同解除合同。在合同