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采购及供货方管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范公司采购及供货方管理工作，确保采购流程的合规性、高效性和经济性，提高公司整体运营效率。通过建立健全的采购及供货方管理制度，强化内部控制，降低采购风险，提升供应商管理水平，为公司创造更大的价值。

(2)本制度适用于公司所有采购及供货方管理活动，包括但不限于原材料、设备、服务等的采购。所有参与采购及供货方管理的人员均应遵守本制度的规定，确保采购活动的合法性、合规性和透明度。

(3)公司设立采购及供货方管理部门，负责制定采购及供货方管理制度，组织实施采购计划，监督采购流程，评估供应商绩效，处理采购争议等。采购及供货方管理部门应定期对制度执行情况进行检查，确保制度的有效实施。同时，公司鼓励各部门积极参与采购及供货方管理工作，共同推动公司采购活动的优化和发展。

二、采购计划与需求管理

(1)公司应建立健全采购计划与需求管理制度，以保障采购活动的科学性和合理性。根据年度生产计划，结合市场调研和库存情况，各部门需在每月底前提交下月采购需求计划，包括采购物品、数量、预算等信息。例如，某公司年生产需求量为100万台产品，根据市场预测，第一季度需采购原材料1500吨，通过数据分析，确定采购周期为两个月，确保生产线的稳定运行。

(2)采购部门在收到各部门的需求计划后，需对需求进行汇总、审核和评估，制定采购计划。采购计划应明确采购物品的规格、质量要求、交货时间、预算金额等。如遇特殊情况，采购部门可依据实际情况调整采购计划，并及时通知相关部门。以某电子产品公司为例，当市场需求突然增加时，采购部门根据销售部门的反馈，及时调整采购计划，增加原材料采购量，确保产品供应。

(3)公司应建立采购需求审批流程，确保采购计划的合规性。采购计划需经各部门负责人、财务部门、采购部门负责人等多级审批后方可执行。审批过程中，重点关注采购预算、采购周期、供应商选择等因素。例如，某公司采购一台精密设备，预算为100万元，采购部门经过市场调研和供应商评估，最终选择了具有优质产品和服务能力的供应商，确保了采购计划的顺利实施。同时，采购部门还需定期对采购需求管理制度的执行情况进行监督和评估，以持续改进采购管理流程。

三、供应商选择与评估

(1)公司在供应商选择上遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、询价、比选等方式，选拔具备良好资质和业绩的供应商。供应商需具备合法经营资质、稳定的供货能力、良好的商业信誉和完善的售后服务体系。例如，某公司在选择原材料供应商时，综合考虑了供应商的供货周期、价格竞争力、产品质量等因素，最终确定了三家供应商作为合作对象。

(2)供应商评估体系包括供应商资质审核、生产能力评估、质量管理体系评估、财务状况评估和售后服务评估等方面。公司设立专门的评估小组，对潜在供应商进行综合评估。评估过程中，公司采用定量和定性相结合的方法，确保评估结果的客观性和准确性。如某供应商在财务状况评估中，连续三年净利润增长率超过20%，且无不良信用记录，因此被纳入合格供应商名录。

(3)公司与供应商建立长期稳定的合作关系，定期对供应商进行绩效评估。评估内容包括供货质量、交货时间、售后服务、成本控制等方面。评估结果作为供应商合作期限、合作规模、优惠政策等决策的重要依据。例如，某供应商因连续三年在质量、交货等方面表现优异，公司决定将其列为优先合作供应商，并给予一定的价格优惠，以鼓励其持续改进和提升。

四、合同管理与执行

(1)合同管理是采购及供货方管理的关键环节，公司应建立健全合同管理制度，确保合同签订、履行、变更和终止的合法性和有效性。合同签订前，采购部门需对合同条款进行严格审查，确保合同内容符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，相关部门应按照合同约定履行各自职责，确保合同顺利执行。

例如，在某公司的采购合同中，明确规定了货物质量标准、交货时间、付款方式、违约责任等条款。在合同履行过程中，采购部门定期对供应商的供货情况进行跟踪，确保货物质量符合标准，并及时解决合同履行过程中出现的问题。此外，财务部门按照合同约定进行付款，确保资金安全。

(2)合同执行过程中，如遇特殊情况需要变更合同条款，双方应友好协商，签订变更协议。变更协议应明确变更原因、变更内容、变更后的合同条款等。变更协议需经双方签字盖章后生效。例如，某供应商因原材料价格上涨，申请调整合同价格。经双方协商，签订了变更协议，调整了合同价格，确保了合同的顺利执行。

合同执行结束后，公司需对合同履行情况进行总结和评估，包括合同履行质量、供应商表现、合同效益等方面。评估结果作为后续合同签订和供应商选择的参考依据。例如，某公司在合同执行结束后，对供应商进行了综合评估，发现供应商在质量、交货等方面表现良好，决定与其续签合同。

(3)合同管理过程中，公司应建立合同档