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采购规范合同管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动的公开、公平、公正和高效，提高采购质量，降低采购成本，防范采购风险，维护公司利益。通过建立健全的采购规范合同管理制度，促进公司采购活动的合规性和透明度，增强内部管理水平和市场竞争力。

(2)本制度适用于公司所有采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购、工程采购等。所有参与采购活动的部门和个人，包括采购部门、使用部门、财务部门、审计部门等，均应严格遵守本制度的相关规定。本制度是公司采购活动的基本准则，任何违反本制度的行为都将受到相应的纪律处分。

(3)公司设立采购管理委员会，负责制定、修订和解释本制度，监督本制度的执行情况，并对违反本制度的行为进行处理。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人及外部专家组成。委员会定期召开会议，研究解决采购活动中出现的问题，确保采购活动的合规性和有效性。

二、采购规范

(1)采购计划制定应遵循年度预算和业务需求，采购部门需在预算内编制详细的采购计划，包括采购物资的名称、规格、数量、预算金额等信息。例如，某公司2021年度计划采购计算机设备100台，预算金额为100万元，采购计划需在年度开始前一个月提交至采购管理委员会审批。

(2)供应商选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、比选等方式进行。例如，某公司为采购一批原材料，通过公开招标方式，吸引了15家供应商参与，最终根据投标文件、报价、履约能力等综合因素，选择了报价合理、质量可靠的供应商。

(3)采购合同签订需严格遵循国家法律法规和公司内部规定，明确合同双方的权利和义务。例如，某公司与供应商签订的采购合同中，明确了交付时间、质量标准、售后服务、违约责任等条款，有效保障了公司的合法权益。在合同履行过程中，若供应商未能按时交付货物，公司将依据合同条款追究其违约责任，确保采购活动的顺利进行。

三、合同管理制度

(1)合同管理制度要求所有合同在签订前必须经过合同管理部门的审核，确保合同内容符合法律法规和公司政策。合同管理部门负责审查合同的合法性、合规性、完整性和准确性，确保合同条款的公平合理。

(2)合同签订后，合同管理部门负责合同的登记、归档和跟踪管理。合同登记系统需实时更新合同状态，包括合同执行、变更、终止等信息。对于合同履行过程中的变更，需及时进行审批和记录，确保变更的合法性和有效性。

(3)合同履行过程中，合同管理部门负责监督合同的执行情况，包括验收、付款等环节。对于合同履行的偏差，合同管理部门应督促供应商及时纠正，必要时可采取法律手段维护公司权益。同时，合同管理部门定期对合同履行情况进行评估，总结经验教训，持续优化合同管理制度。

四、监督管理与责任

(1)监督管理部门负责对采购活动进行全程监督，包括采购计划、供应商选择、合同签订、履行和结算等环节。例如，某公司设立内部审计部门，每年对采购活动进行至少两次专项审计，通过数据分析发现并纠正了10起违规采购行为，有效降低了采购成本。

(2)对于违反采购规范和合同管理制度的行为，公司将依法依规追究相关人员的责任。如某员工在采购过程中收受贿赂，被公司内部调查发现后，根据公司纪律规定，该员工被解雇并追究刑事责任，同时涉及的相关人员也被追究相应责任。

(3)监督管理部门定期对采购人员进行培训，提高其业务素质和合规意识。例如，某公司组织了针对采购人员的专项培训，包括法律法规、合同管理、风险管理等方面的内容，参训人员考核合格率达到95%，有效提升了采购人员的专业能力。通过持续的监督和管理，公司采购合规率逐年上升，从2019年的85%提升至2021年的98%。