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采购管理制度细则

一、总则

（1）本制度旨在规范公司采购管理工作，提高采购效率，降低采购成本，确保采购活动的合规性。根据我国《政府采购法》、《合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司各部门、各子公司以及所有参与采购活动的员工。

（2）公司采购管理遵循公开、公平、公正、诚实信用的原则，严格执行国家相关法律法规和公司规章制度。采购活动应充分体现市场竞争机制，确保采购物品的质量、价格、交货期等方面满足公司需求。本制度对公司采购活动的组织、实施、监督和责任追究等方面作出明确规定。

（3）公司设立采购管理部门，负责采购计划的编制、采购合同的签订、采购活动的组织实施和采购绩效的评估等工作。采购管理部门应建立健全采购管理制度，完善采购流程，规范采购行为，提高采购效率。各部门应积极配合采购管理部门的工作，确保采购活动的顺利进行。

采购管理部门的主要职责包括：

1.编制年度采购计划，明确采购品种、数量、预算、交货期等信息；

2.组织采购招标、询价、比选等活动，确保采购活动的公开透明；

3.负责采购合同的签订、履行、变更和解除工作，确保合同条款的合法合规；

4.监督采购过程，防止和查处违反采购管理规定的行为；

5.定期对采购绩效进行评估，提出改进措施，提高采购管理水平；

6.完成公司领导交办的其他采购管理工作。

公司各部门应按照本制度要求，积极配合采购管理部门的工作，确保采购活动的顺利进行。违反本制度规定的行为，将依照公司规章制度进行处理。

二、采购计划与需求管理

（1）采购计划与需求管理是公司采购工作的基础环节，各部门应根据生产、经营、研发等实际情况，提前制定采购计划。采购计划应包括采购品种、数量、质量要求、预算金额、交货期限等关键信息。采购管理部门应定期收集各部门的采购需求，进行汇总分析，确保采购计划的科学性和合理性。

（2）采购计划一经批准，各部门应严格按照计划执行。采购管理部门需对采购计划进行动态跟踪，对计划执行过程中出现的问题及时调整。在采购计划执行过程中，如遇特殊情况需调整采购计划，相关部门应提前向采购管理部门提出申请，经批准后方可调整。

（3）采购需求管理要求各部门在提出采购需求时，需详细说明所需物品的功能、性能、技术参数、质量标准、价格范围等信息。采购管理部门在收到需求后，应组织专业人员对需求进行审核，确保需求符合公司实际需求。同时，采购管理部门还需对市场行情、供应商情况进行调研，为采购决策提供依据。

三、采购实施与合同管理

（1）采购实施阶段，公司采用多种采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购等。根据采购物品的性质、金额、紧急程度等因素，选择合适的采购方式。例如，对于金额较大、技术要求较高的设备采购，通常采用公开招标方式，以确保采购过程的公开透明。过去一年中，公司通过公开招标方式完成了价值超过5000万元的设备采购，有效降低了采购成本。

（2）在合同管理方面，公司严格按照《合同法》及相关法律法规的规定，与供应商签订采购合同。合同内容应包括采购物品的名称、规格、数量、质量要求、价格、交货时间、付款方式、违约责任等关键条款。例如，在签订一份价值300万元的设备采购合同时，采购管理部门与供应商进行了七轮谈判，确保合同条款的公平合理。

（3）合同签订后，采购管理部门负责对合同履行情况进行监督，确保供应商按照合同约定履行义务。公司建立了合同履约跟踪制度，对合同履行情况进行定期检查，包括交货时间、质量验收、售后服务等方面。据统计，过去一年中，公司对超过100份合同进行了履约跟踪，发现并解决了10余起合同履行问题，有效维护了公司的合法权益。同时，采购管理部门还定期对供应商进行评估，对表现优秀的供应商给予奖励，对表现不佳的供应商进行整改或淘汰。