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退保证金申请函

一、申请背景及原因

(1)尊敬的保证金管理部门：

本人在此提交退保证金申请，原因在于近期我司因业务调整，部分项目已顺利完成，按照合同约定，应退还相应的保证金。根据我司财务数据统计，自项目启动以来，累计已支付保证金人民币100万元，其中已完成的50万元保证金应予以退还。这一退还申请对于我司的现金流管理和资金周转具有重要意义。

(2)此次申请退还的保证金涉及的项目为公司重点合作项目，自项目启动以来，我司投入了大量人力、物力和财力。在项目执行过程中，我司严格按照合同要求，确保了项目质量和服务水平，得到了客户的高度认可。经过近一年的努力，项目已圆满完成，根据合同约定，我司有权申请退还已完成的保证金。这不仅有助于我司优化资金结构，降低财务成本，还能进一步提升我司的市场竞争力。

(3)此外，根据我国相关法律法规，企业有权在合同履行完毕后申请退还保证金。我司在项目执行过程中，严格遵守国家法律法规，确保了项目的合规性。此次申请退还保证金，旨在维护我司合法权益，同时展现我司对合作伙伴的诚信与尊重。为确保申请的顺利进行，我司已准备了详尽的财务报表、项目执行报告及客户满意度调查等证明材料，以备相关部门审核。

二、保证金退还的具体情况说明

(1)本次申请退还的保证金为人民币50万元，涉及的项目为“XX智慧城市项目”，该项目于2020年5月启动，合同总额为1000万元。根据项目进度和合同约定，项目分为四个阶段，每个阶段完成后需支付相应比例的保证金。截至2023年3月，项目已顺利完成前三个阶段，累计完成工作量达85%，客户对项目进度和质量均表示满意。根据合同规定，已完成阶段的工作量达到合同总量的50%以上，因此，我司有权申请退还已支付的50万元保证金。

(2)在项目执行过程中，我司严格按照合同要求，实施了严格的成本控制和质量管理。具体表现为：在人力成本方面，通过优化团队配置和提升员工技能，实现了人均效能的提升；在材料成本方面，通过供应商比价和集中采购，降低了材料成本约15%；在施工成本方面，通过精细化管理，避免了不必要的浪费，施工成本控制在预算范围内。这些措施的实施，确保了项目在预算范围内顺利完成，为保证金退还提供了有力保障。

(3)为确保项目质量，我司建立了完善的质量管理体系，包括但不限于：定期进行质量检查、实施严格的质量控制流程、对关键工序进行第三方检测等。在实际执行过程中，项目质量得到了有效控制，未出现任何重大质量事故。此外，客户对我司提供的服务质量给予了高度评价，项目满意度调查结果显示，客户对我司的满意度达到90%以上。这些成绩的取得，进一步证实了项目已完成合同约定的各项要求，为退还保证金提供了充分依据。

三、申请退还保证金的相关证明材料

(1)为支持本次退保证金申请，我司已准备了一系列相关证明材料，旨在全面展示项目完成情况和合同履行情况。首先，财务报表显示，项目自启动以来，累计支付保证金人民币50万元，已达到合同约定的退还条件。财务审计报告也证实了该笔款项的合法合规使用。此外，根据我司内部审计，项目成本控制在预算范围内，未发生任何超出预算的支出。

(2)项目合同执行过程中，我司严格按照合同条款执行，包括但不限于：定期向客户汇报项目进度、提交阶段性工作报告、完成合同约定的各项任务。项目合同附件中详细记录了每个阶段的验收报告和客户满意度调查结果，所有验收报告均显示项目质量符合合同要求，客户满意度评分在90分以上。同时，项目团队在执行过程中，积极与客户沟通，及时解决客户提出的问题，确保项目顺利推进。

(3)为证明项目已完成合同约定的各项要求，我司还准备了以下材料：项目最终验收报告，该报告由第三方权威机构出具，确认项目已达到合同规定的质量标准；客户签署的满意度调查表，客户对我司的服务和项目成果给予了高度评价；项目团队的工作总结，详细记录了项目执行过程中的关键节点和取得的成果。此外，我还司还提供了项目相关的技术文档、施工记录、材料采购记录等，以证明项目在执行过程中的合规性和专业性。这些材料共同构成了本次退保证金申请的充分证据，确保了申请的合法性和合理性。