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合同档案管理办法

一、总则

（1）为加强合同档案管理，确保合同档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和档案管理的有关规定，结合我单位实际情况，特制定本管理办法。

（2）本管理办法适用于我单位各类合同档案的管理，包括但不限于合同签订、履行、变更、终止、解除等过程中的所有文件资料。合同档案是单位重要的经济凭证和法律依据，对于维护单位合法权益、规范经营行为、防范经营风险具有重要意义。

（3）合同档案管理工作应遵循以下原则：合法性原则、真实性原则、完整性原则、安全性原则、必威体育官网网址性原则和有效性原则。合同档案管理人员应不断提高业务水平，严格遵守档案管理的各项规章制度，确保合同档案的规范管理和高效利用。

二、合同档案的收集与整理

（1）合同档案的收集工作应从合同签订之日起开始，确保所有与合同相关的文件资料齐全。收集内容包括但不限于合同文本、附件、往来函件、审批文件、合同履行记录等。

（2）收集到的合同档案应按照合同类别、合同编号、签订日期等进行分类整理。对于不同类别的合同，应分别建立相应的档案目录和档案盒，便于管理和查询。

（3）整理过程中，应对收集到的合同档案进行核查，确保文件真实、完整、准确。如有缺失或错误，应及时补充或更正，并记录在案。同时，对电子版合同档案进行备份，确保档案资料的安全性和可恢复性。

三、合同档案的保管与使用

（1）合同档案的保管应遵循安全、必威体育官网网址、有序的原则。档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等基本条件，确保档案实体和电子数据的长期保存。

（2）合同档案的查阅和使用需按照规定程序进行。查阅人需提交合法身份证明，填写查阅申请，经批准后方可查阅。查阅过程中，应严格遵守必威体育官网网址规定，不得泄露合同内容。

（3）合同档案的借阅需填写借阅登记表，明确借阅人、借阅目的、归还日期等信息。借阅期限根据合同性质和实际需要确定，原则上不得超过一个月。归还时，应检查档案的完整性，确保无损坏或遗失。

四、合同档案的销毁与归档

（1）合同档案的销毁应严格按照国家档案管理法律法规和单位内部规定执行。销毁前，应由档案管理部门对合同档案进行审核，确认其已无保存价值。审核内容包括但不限于合同履行完毕、法律时效已过、合同内容已公开等。

（2）销毁合同档案前，应制定详细的销毁方案，包括销毁时间、地点、人员、方法等。销毁过程中，应采用碎纸机、焚烧等安全、环保的方式，确保档案内容的彻底销毁，防止信息泄露。销毁后，应填写销毁登记表，记录销毁的合同档案名称、数量、销毁时间、销毁方法等信息，并由档案管理部门负责人签字确认。

（3）对于确需长期保存的合同档案，应按照规定进行归档。归档前，应对档案进行整理、编号、装订，确保档案的整齐、美观和便于查阅。归档过程中，应按照档案类别、年代、合同编号等顺序排列，形成有序的档案体系。归档后，应将档案放置于指定的档案库房，确保档案的通风、防潮、防虫、防尘等条件，以延长档案的使用寿命。同时，应建立电子档案数据库，实现合同档案的数字化管理和利用。