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采购合同补充会议纪要模板(2)

一、会议基本信息

(1)本次会议于2023年4月15日下午2点，在XX公司会议室召开。会议出席人员包括采购部、法务部、合同管理部以及供应商代表等关键利益相关方。会议的主要目的是对近期签订的采购合同进行补充讨论，以确保合同条款的完整性和适用性。会议议程提前通过电子邮件发送给所有参会人员，以便他们做好充分的准备。

(2)会议开始前，由采购部负责人主持开场，对参会人员的到来表示欢迎，并简要介绍了会议的目的和预期成果。随后，与会人员进行了自我介绍，确保了所有与会者对彼此的角色和职责有清晰的了解。会议记录员被指定负责记录会议内容和决策。

(3)在会议正式开始之前，与会人员共同回顾了会议的基本规则，包括尊重他人发言、保持会议纪律以及确保会议的效率。此外，强调了必威体育官网网址性原则，要求所有参会人员在会议结束后对讨论内容必威体育官网网址，以保护公司的商业机密。会议正式开始后，采购部详细介绍了合同补充的背景和原因，包括市场变化、成本控制需求以及供应链风险管理等因素。

二、合同补充内容讨论

(1)在合同补充内容讨论环节，首先针对原合同中关于交货期限的条款进行了深入探讨。根据市场调研数据，同类产品的平均交货周期为45天，而原合同规定的交货期限为60天。与会人员一致认为，延长交货期限可能导致库存积压和客户满意度下降。因此，经过讨论，决定将交货期限缩短至50天，以适应市场变化和客户需求。

(2)针对合同中关于价格调整的条款，采购部提出了根据原材料价格波动进行动态调整的建议。根据历史数据，原材料价格在过去一年内波动幅度达到15%。为了降低风险，会议决定引入价格调整机制，即当原材料价格波动超过5%时，双方应进行价格调整。此外，会议还讨论了价格调整的计算方法和通知流程，以确保合同的公平性和可操作性。

(3)在讨论过程中，供应商代表提出了关于售后服务条款的担忧。他指出，原合同中规定的售后服务期限为一年，但实际操作中，部分产品在一年内出现的问题较多。为提高客户满意度，供应商建议将售后服务期限延长至两年，并增加免费维修次数。经讨论，会议决定采纳供应商的建议，将售后服务期限延长至两年，并增加两次免费维修服务。同时，双方还就售后服务响应时间、维修配件供应等问题达成一致。

三、合同修改事项确认

(1)经过激烈的讨论，与会人员对合同修改事项进行了全面梳理和确认。会议纪要中明确了以下修改点：交货期限从60天缩短至50天；引入原材料价格波动超过5%时的动态价格调整机制；售后服务期限从一年延长至两年，并增加两次免费维修服务。同时，会议还对售后服务响应时间、维修配件供应等问题制定了具体的标准和流程。

(2)对于价格调整的计算方法，采购部和供应商代表经过协商，达成了一致意见。决定采用市场平均价格与合同价格差额的比例来计算调整金额，以确保双方利益平衡。同时，双方还商定了价格调整的通知流程，要求任何一方在原材料价格波动达到触发条件时，应在三个工作日内通知对方，并进行价格调整。

(3)在合同修改事项确认环节，法务部对修改后的合同条款进行了审核，确保其合法性和合规性。经审核，所有修改内容均符合相关法律法规要求。法务部还指出，合同修改后的文本将进行编号，以区分原合同和修改后的版本。最后，所有与会人员对修改后的合同内容进行了签字确认，会议在此环节圆满结束。

四、会议决议及后续行动

(1)会议决议中明确指出，采购部需在合同修改确认后五个工作日内，向供应商发送正式的合同修改通知。同时，要求法务部协助监督合同修改的实施情况，确保所有条款得到正确执行。此外，合同管理部负责更新合同档案，将修改后的合同文本存档。

(2)供应商代表承诺将按照新的交货期限和售后服务标准执行合同。同时，双方同意建立定期沟通机制，每季度至少召开一次会议，讨论合同执行情况和市场变化，以便及时调整合同条款。会议还决定，若合同执行过程中出现争议，双方应通过友好协商解决，协商不成的，可提交仲裁。

(3)为确保合同修改的顺利实施，会议要求各部门负责人对各自职责范围内的执行情况进行监督。采购部负责监督供应商的交货情况和售后服务质量；法务部负责监督合同条款的合规性；合同管理部负责监督合同修改通知的发送和合同档案的更新。各部门需定期向会议组织者汇报执行情况，确保合同修改事项得到有效落实。