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采购合同档案管理细则

一、总则

(1)本细则旨在规范采购合同档案的管理工作，确保采购合同档案的完整、准确和安全性，为企业的采购活动提供可靠的信息支持。

(2)采购合同档案是指企业在采购过程中形成的，与供应商签订的各类合同、协议、函件、会议记录等相关文件。本细则适用于所有采购合同档案的管理。

(3)采购合同档案管理应遵循真实性、完整性、安全性、便捷性原则，确保档案信息能够及时、准确地反映企业的采购活动情况，并为企业的决策提供有力依据。

二、档案管理范围与职责

(1)采购合同档案的管理范围包括但不限于以下内容：采购合同的签订、履行、变更、终止、解除等环节所形成的各类文件，包括但不限于合同文本、谈判记录、报价单、验收报告、付款凭证、争议解决文件等。根据我国《合同法》的规定，采购合同档案的保存期限至少为自合同履行完毕之日起15年。例如，某企业于2020年签订了一份价值1000万元的采购合同，按照规定，该合同档案至少应保存至2035年。

(2)在采购合同档案管理中，企业应明确各相关部门的职责。首先，采购部门负责采购合同的签订、履行和变更，同时负责收集和整理合同档案。根据我国《档案法》的要求，采购部门应将合同档案及时报送至企业档案管理部门。例如，某企业在2022年进行了一次大规模的采购项目，共签订了50份合同，采购部门在合同签订后一个月内完成了档案的收集和整理工作。

(3)企业档案管理部门负责采购合同档案的保管、归档、鉴定、统计和利用等工作。具体职责如下：建立健全采购合同档案管理制度，确保档案的完整性、准确性和安全性；对采购合同档案进行分类、编目、整理和归档，确保档案的有序管理；定期对采购合同档案进行鉴定，对超过保存期限的档案进行销毁；为内部审计、法律诉讼等提供档案支持；根据企业内部需要，提供采购合同档案的查询、复制、借阅等服务。例如，某企业在2023年因合同纠纷涉及法律诉讼，档案管理部门在短时间内成功提供了相关合同档案，为企业的诉讼提供了有力支持。

三、档案的收集、整理与归档

(1)采购合同档案的收集工作应从合同签订环节开始，确保所有相关文件齐全。收集内容包括合同正本、副本、附件、变更协议、补充协议、验收报告、付款凭证等。收集过程中，应采用数字化手段，对纸质文件进行扫描、电子化处理，以实现档案的电子化管理。例如，某企业在一年内共签订了300份采购合同，通过电子化手段，成功收集了超过1万页的电子档案。

(2)收集到的采购合同档案需要进行分类整理。首先，按照合同类型进行分类，如采购合同、租赁合同、服务合同等；其次，根据合同签订的时间顺序进行排列；最后，对每份合同文件进行详细标注，包括合同编号、签订日期、供应商名称、合同金额等关键信息。整理过程中，应确保档案的整洁、有序，便于查阅。例如，某企业在整理档案时，采用了条形码管理系统，实现了档案的快速定位和检索。

(3)采购合同档案的归档工作应在合同履行完毕后及时进行。归档前，应对档案进行质量检查，确保档案的完整性、准确性。归档时，应按照档案分类和编号规则进行，将电子档案和纸质档案分别存放。对于长期保存的档案，应选择合适的存储介质，如纸质文档存放在防潮、防蛀的档案柜中，电子档案存储在专用服务器或云存储平台。例如，某企业在归档时，采用了专业的档案管理系统，实现了档案的自动化归档和长期保存。

四、档案的保管、借阅与销毁

(1)采购合同档案的保管工作至关重要，企业应设立专门的档案室或档案柜，确保档案的安全。档案室应具备恒温、恒湿、防尘、防火、防盗等条件，以保护档案免受环境因素的影响。此外，应定期对档案进行清洁和消毒，防止虫蛀和霉变。例如，某企业档案室配备了先进的温湿度控制系统，确保档案在适宜的环境中保存。

(2)档案的借阅管理应严格按照企业内部规定执行。借阅者需填写借阅申请表，说明借阅目的、档案名称、借阅期限等信息。档案管理部门对借阅申请进行审核，批准后由档案管理人员负责办理借阅手续。借阅过程中，借阅者需遵守档案必威体育官网网址规定，不得擅自复制、泄露档案内容。例如，某企业在2022年共有500次档案借阅记录，均按照规定流程进行，确保了档案的安全。

(3)采购合同档案的销毁工作应严格按照国家相关法律法规和企业的内部规定执行。销毁前，需对档案进行鉴定，确认档案已超过保存期限且无继续保存价值。销毁过程中，应采用安全、环保的销毁方式，如碎纸机碎纸、焚烧等。销毁后，需填写销毁记录表，记录销毁时间、地点、方式、监督人员等信息，并保留销毁记录至少5年。例如，某企业在2023年销毁了1000份超过保存期限的采购合同档案，通过规范的操作，确保了档案信息的彻底销毁。