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采购合同档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)本制度旨在规范采购合同档案的管理工作，确保采购合同档案的完整、准确、安全和有效利用，为企业的采购活动提供可靠的法律依据和决策支持。

(2)本制度适用于企业内部所有采购合同的档案管理，包括但不限于招标文件、投标文件、评标报告、合同文本、合同变更协议、验收报告、付款凭证等相关文件。

(3)企业应建立健全采购合同档案管理制度，明确档案管理的组织机构、职责分工、工作流程、必威体育官网网址要求、检查监督和奖惩措施，确保采购合同档案管理的规范化、标准化和科学化。

(4)企业应设立专门的档案管理部门或指定专人负责采购合同档案的管理工作，负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

(5)企业应制定采购合同档案的分类和编号规则，确保档案的分类科学、编号规范、检索方便。

(6)企业应加强对采购合同档案的必威体育官网网址管理，防止档案信息泄露，确保企业商业秘密和合法权益不受侵害。

(7)企业应定期对采购合同档案进行审查，确保档案的准确性、完整性和有效性，对发现的问题及时进行整改。

(8)企业应加强对采购合同档案管理人员的培训，提高其业务素质和职业道德，确保档案管理工作的质量和效率。

(9)企业应积极运用现代信息技术，提高采购合同档案管理的自动化、网络化和智能化水平。

(10)本制度自发布之日起实施，企业应根据实际情况对本制度进行适时修订和完善。

第二章档案管理范围和分类

第二章档案管理范围和分类

(1)档案管理范围包括所有与企业采购活动相关的合同文件，涉及但不限于供应商选择、产品或服务采购、价格谈判、合同签订、履行监督、验收评估等各个阶段产生的文件。

(2)档案分类应遵循统一性、逻辑性和实用性原则，分为基本分类和细分类。基本分类包括招标文件、投标文件、评标文件、合同文本、合同附件、变更协议、验收报告、付款凭证等。

(3)细分类根据合同性质、文件类型和业务流程进行划分，例如招标文件可细分为公开招标文件、邀请招标文件、竞争性谈判文件等；合同文本则可细分为主合同、补充协议、附件等。

第三章档案收集、整理和归档

第三章档案收集、整理和归档

(1)档案收集应确保完整性，采购部门在合同签订、履行过程中产生的所有文件均需及时收集，避免遗漏重要信息。收集工作需在合同履行完毕后的一定期限内完成。

(2)收集到的档案资料应进行初步整理，包括对文件进行分类、编号、编制目录，并检查文件的真实性、完整性和准确性。整理过程中应剔除无关或重复的文件。

(3)归档工作应在整理后的档案资料上标明归档日期、保管期限、密级等信息，并按照规定的归档顺序将档案资料送交档案管理部门。归档过程中，应确保档案资料的整洁、完好，避免损坏或丢失。

第四章档案保管、使用和销毁

第四章档案保管、使用和销毁

(1)档案保管工作应严格遵守国家档案管理的相关法律法规，确保档案的实体安全和信息安全。实体保管方面，应选择合适的档案室，满足通风、防潮、防火、防盗、防虫蛀等条件。档案柜应定期检查和维护，确保档案存放稳定。同时，档案室内部应保持整洁，档案排列有序，便于查阅和管理。

(2)档案使用需遵循审批程序，任何单位和个人查阅档案时，必须履行相应的审批手续，并在档案管理人员陪同下进行。查阅过程中，应做好登记记录，包括查阅人姓名、查阅目的、查阅时间等信息。档案管理人员应提供必要的咨询服务，指导查阅人正确使用档案。同时，禁止将档案带出档案室，确保档案安全。

(3)档案销毁工作应严格按照国家档案管理的相关规定执行。销毁前，需对拟销毁的档案进行审核，确认无保存价值后，由档案管理部门提出销毁申请，经企业领导批准。销毁过程中，应采用符合国家标准的销毁方法，如焚烧、碎纸等，确保档案内容不被泄露。销毁后，档案管理部门应做好销毁记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁人等信息，并存档备查。