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校舍档案管理办法

一、总则

1.为加强学校校舍档案的科学管理，充分发挥校舍档案在学校建设、管理、维护及教育教学等工作中的作用，依据国家有关档案管理法律法规及相关规定，结合本校实际情况，特制定本办法。

2.校舍档案是指在学校校舍规划、建设、使用、维修改造等过程中直接形成的，对学校具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

二、校舍档案管理职责分工

1.学校领导职责

学校应明确一名校级领导分管校舍档案管理工作，负责对整体工作进行统筹规划、监督指导，确保档案管理工作所需的人力、物力、财力等资源能够合理配置，保障档案管理工作顺利开展。

2.档案管理部门职责

设立专门的档案管理科室（或指定专人负责档案管理工作），具体承担校舍档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、检索、利用等日常工作任务，制定和完善档案管理制度与流程，并定期对档案管理工作进行自查自纠，及时向学校领导汇报工作进展及存在的问题。

3.相关业务部门职责

参与校舍建设、使用、维修等各环节工作的部门（如基建部门、后勤部门、资产管理部门等），应明确专人负责本部门涉及的校舍档案资料的收集与初步整理工作，按照规定的时间节点和要求，将相关资料及时移交给档案管理部门进行统一归档管理，并积极配合档案管理部门做好后续的核对、补充等工作。

三、校舍档案的内容分类

1.规划设计类档案

包括学校整体建设规划图、各阶段校舍建设项目的可行性研究报告、设计任务书、初步设计图纸、施工图、设计变更通知等反映校舍规划设计情况的资料，这类档案是校舍建设的基础依据，对于后续的改造、扩建等工作具有重要的参考价值。

2.建设施工类档案

涵盖施工招投标文件、工程承包合同、施工日志、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量检验评定记录、竣工验收报告等在建设施工过程中产生的重要文件资料，它们记录了校舍从开工到竣工的详细建设情况，是证明校舍质量合格、合规交付使用的关键凭证。

3.产权证照类档案

主要有土地使用证、房屋所有权证、不动产权证书等证明校舍产权归属的法定证照文件，以及与之相关的办理手续资料，对于维护学校合法的财产权益至关重要。

4.使用维护类档案

包含校舍投入使用后的使用情况记录（如各房间的用途变更记录、使用频率统计等）、日常维修保养记录（维修项目申报单、维修合同、维修验收记录等）、大型修缮及改造记录（项目立项审批文件、工程预算、结算资料等），这类档案有助于了解校舍的使用状态，合理安排维护资金和工作，延长校舍使用寿命。

5.其他类档案

除上述几类外，与校舍相关的具有保存价值的其他资料，如上级部门有关校舍建设与管理的批复文件、学校制定的校舍管理制度、校舍安全检查记录及应急预案等也应纳入校舍档案进行统一管理。

四、校舍档案的收集与整理

1.收集要求

各相关业务部门收集档案资料时应确保资料的真实性、完整性、准确性，做到内容齐全、手续完备、字迹清晰、图表整洁，对于不符合要求的资料应及时退回相关责任人进行补充或更正。同时，要按照档案形成的先后顺序或业务流程进行初步整理，注明资料来源、形成时间等关键信息。

2.移交时间

建设施工类档案应在项目竣工验收合格后[X]个工作日内，由基建部门移交至档案管理部门；使用维护类档案应在相关工作完成后的[X]周内完成收集整理并移交；其他各类档案也应按照相应的业务周期或学校规定的时间及时进行移交，确保档案资料能够及时归档。

3.整理方法

档案管理部门接收资料后，要依据本办法规定的分类标准，对档案进行进一步细化分类，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度进行编号排序，编制档案目录清单，将档案资料装订成册（对于不宜装订的大型图纸等资料可采用盒装等方式妥善保管），并在档案装具上标明类别、编号范围、年份等基本标识信息，便于查找和管理。

五、校舍档案的保管

1.保管环境要求

学校应设立专门的校舍档案保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防光、防高温等基本条件，配备必要的消防器材、温湿度调控设备、防虫药品、档案密集架（或档案柜）等设施设备，确保档案存放安全、环境适宜。

2.保管期限规定

根据档案的重要性及相关规定，对不同类型的校舍档案设定相应的保管期限，一般分为短期（[X]年以下）、中期（[X]-[X]年）和长期（[X]年以上）。对于具有重要历史价值、涉及学校重大权益等的档案应永久保存，保管期限届满后，需按照规定的鉴定程序进行鉴定，确无保存必要的档案，经学校领导批准后可按规定进行销毁处理。

3.保管安全制度

严格执行档案库房管理制度，非档案管理人员未经许可不得进入库房；档案管理人员应定期对档案进行清点、检查，发现档案有破损、霉变、丢失等情况要及时采取修复、复制、追查等措施，并做好记录；同时，要制定档案备份制度，对重要的档案资料应进行数字化备份