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销售五金公司合同付款管理办法

一、总则

1.为加强本销售五金公司合同付款管理，规范付款流程，防范财务风险，保障公司资金安全及业务的顺利开展，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及五金产品销售的合同付款相关事宜，包括但不限于与供应商、合作伙伴及各类客户之间产生的付款业务。

二、职责分工

1.销售部门

负责与客户洽谈销售合同条款，明确付款方式、付款期限等关键付款相关信息，并及时将合同原件及相关补充协议提交给财务部门备案。

根据合同执行进度，及时向财务部门发起付款申请，提供必要的业务支持文件，如发货清单、验收报告等，协助财务部门核实付款条件是否满足。

2.财务部门

负责审核销售部门提交的付款申请及相关文件，从财务合规性角度把关，核对付款金额、付款对象、付款期限等是否与合同约定一致。

安排资金调度，确保有足够的资金用于合同付款，同时按照公司财务管理规定，办理具体的付款手续，如开具支票、进行网上转账等操作。

定期对合同付款情况进行统计分析，向管理层汇报付款进度、资金使用情况以及可能存在的风险等信息。

3.法务部门

参与重要合同的审核，对合同中涉及付款的条款进行法律风险评估，确保合同条款符合法律法规要求，保障公司的合法权益在付款环节不受侵害。

在出现付款相关的法律纠纷时，负责提供法律支持和指导，协助公司采取相应的法律措施进行应对。

4.管理层

负责审批重大合同付款申请，根据公司整体战略、财务状况等因素综合考量付款决策的合理性，把控付款的关键节点和大额资金流向。

监督各部门在合同付款管理流程中的履职情况，协调解决各部门之间因付款问题产生的争议和矛盾，确保付款管理工作有序进行。

三、合同付款方式

1.预付款

在部分销售合同中，根据双方约定，可能需要向供应商支付一定比例的预付款项，以确保货物的按时供应等。预付款的支付比例、支付时间及支付条件需在合同中明确约定，且预付款申请必须经相关部门审批通过后，方可由财务部门支付。

销售部门在申请预付款时，需提供详细的采购计划、供应商相关资质证明以及与预付款必要性相关的说明文件等，便于财务和管理层审核决策。

2.货到付款

对于采用货到付款方式的合同，销售部门应在收到货物并验收合格后，及时提交付款申请，并附上货物验收单、发票等证明文件。财务部门核对无误后，按照合同约定的付款金额和付款方式（如现金、转账等）向对方付款。

验收环节必须严格按照合同约定的货物质量、数量等标准执行，如发现货物存在问题，销售部门应及时与供应商沟通协商解决，暂不发起付款申请，待问题妥善处理后再行办理付款手续。

3.分期付款

对于金额较大、履行周期较长的五金销售合同，可采用分期付款的方式。合同中需明确约定各期付款的时间节点、付款比例及相应的付款条件，例如按照项目进度、交付货物批次等设定付款阶段。

销售部门应密切跟踪合同执行进度，在各期付款条件满足时，提前准备好相关的业务资料，向财务部门提交分期付款申请。财务部门依据合同约定和业务资料进行审核，确保每期付款准确无误。

4.质保金付款

部分合同约定预留一定比例的质保金，在质保期届满且货物或服务未出现质量问题后支付。质保金的预留比例、质保期限及退还条件等需在合同中清晰约定。

在质保期临近结束时，相关业务部门应提前对货物或服务质量进行检查评估，确认符合退还质保金条件后，向财务部门提交质保金付款申请，并附上质量合格证明等文件，经审核通过后由财务部门办理质保金退还手续。

四、付款申请流程

1.申请提交

由销售部门业务经办人根据合同付款要求，填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、付款对象、付款金额、付款方式、付款事由（对应具体的付款阶段或事项）以及所附证明文件清单等信息。

将填写完整的《合同付款申请表》连同相关证明文件，如合同复印件、发票、发货清单、验收报告等，按照公司规定的审批流程依次提交给相应部门进行审核。

2.部门审核

首先由销售部门负责人对付款申请进行初审，主要审核申请内容与实际业务执行情况是否相符，相关证明文件是否齐全有效等，审核通过后签字确认并转交给财务部门。

财务部门收到付款申请后，从财务角度进行审核，包括核对付款金额计算是否准确、是否符合预算安排、资金是否充足以及付款事项是否符合合同约定等内容，审核无误后由财务负责人签字确认，如有疑问或不符合规定之处，应及时与销售部门沟通并退回申请要求补充或修正。

对于重大合同的付款申请或涉及金额超过一定限额的付款事项，还需经过法务部门审核合同条款的合法性及潜在法律风险，法务审核通过后签字确认，再提交给管理层审批。

3.管理层审批

根据公司授权审批制度，不同金额范围及重要程度的合同付款申请由不同层级的管理层进行审批。审批人应综合考虑公司资金状况、业务发展需求以及合同履行情况等因素，做出批准或驳回的决策，并在申请表上签署审批