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世纪商务英语外贸函电第四版项目1-商务英语信函写作基础知识作者：

什么是商务英语函电商务英语函电商务英语函电是指企业或个人在商务活动中，以书面形式进行交流的信件。应用范围商务英语函电广泛应用于各种商业场景，例如，询盘、报价、订单、合同、索赔、投诉等等。

商务英语函电的特点准确性商务英语函电的准确性至关重要，必须使用准确的语言表达，避免任何误解或错误。清晰度函电内容应清晰易懂，逻辑清晰，结构合理，确保读者能够理解函电所表达的意思。简洁性商务英语函电应简明扼要，避免冗长乏味的描述，直奔主题，突出重点。礼貌性礼貌是商务英语函电的重要原则，应使用得体的语言，尊重对方，维护良好的商业关系。

商务英语函电的主要格式要求1信头信头通常包含公司名称、地址、电话号码、传真号码、电子邮件地址等信息。2日期日期应在信头下方，并采用标准的书写格式，例如：2023年12月20日。3收信人信息收信人信息应包含收信人的姓名或职位、公司名称、地址。4主题主题应简明扼要，清楚地概括函电的主要内容。

如何确定函电类型1信函目的询问、投诉、询盘、报价等2信函内容货物、价格、付款方式等3信函语气正式、礼貌、简洁

信头的组成与格式公司名称，一般使用全称公司地址，包含详细地址信息公司电话号码，方便联系公司邮箱地址，用于接收邮件

日期的书写格式月/日/年例如：08/20/2023年-月-日例如：2023-08-20日月年例如：20August2023

收信人信息的格式1公司名称公司名称应完整准确，并以正式的书写方式呈现。2收件人姓名收件人姓名应完整准确，并以正式的书写方式呈现。3职位或部门收件人职位或部门应清晰明了，并以正式的书写方式呈现。4地址收件人地址应完整准确，并以正式的书写方式呈现。

称谓用语的选择尊敬的称呼正式信函通常使用Dear开头，后面接收件人的姓名或职位，例如DearMr.Smith或DearSalesManager。非正式称呼在非正式的商务信函中，可以使用DearSir/Madam或ToWhomItMayConcern，但这并不常见。

主题句的撰写技巧简洁明了主题句应简洁明了，避免冗长累赘，使读者一目了然。突出重点主题句应突出信函的核心内容，引导读者关注关键信息。逻辑清晰主题句应与信函的主题相一致，确保逻辑连贯，避免离题。

正文内容的结构与表达清晰逻辑逻辑清晰、结构合理，方便读者理解。简洁明了避免冗长赘述，直奔主题，突出重点。准确表达语言准确、简洁、规范，避免模棱两可。礼貌得体尊重对方，使用礼貌用语，表达友善态度。

结尾语的选择正式结尾语Sincerely,Yoursfaithfully,Respectfullyyours,Yourstruly.非正式结尾语Bestregards,Kindregards,Warmregards.针对性结尾语Thankyouforyourtimeandconsideration.Welookforwardtohearingfromyousoon.Weappreciateyourpromptattentiontothismatter.

签名的格式与要求1手写签名通常使用黑色或蓝色墨水，签名应清晰易读，与姓名一致。2职务在签名下方，用英文写出你的职务，例如：SalesManager。3公司名称如果需要，可以在职务下方加上公司名称，例如：ABCCompanyLtd.

附件说明的体现附件说明在商务函电中，如果需要附带文件，应在信函结尾处添加附件说明。格式要求附件说明通常以“附件”或“Enclosure”开头，后面列出附件名称和数量。示例例如：“附件：产品目录一份。”或“Enclosures:ProductCatalog(1copy).”

抄送信息的表达抄送信息位置一般位于信件的结尾部分，在签名之前。表达方式常用Cc:或Copyto:，后接抄送人姓名或职位。

信封地址的书写格式收件人信息姓名/公司名称、详细地址、邮政编码。寄件人信息姓名/公司名称、详细地址、邮政编码。清晰易读字迹清晰，字体大小适宜，避免潦草或难以辨认。

信封上的附加信息紧急程度标注紧急程度,例如URGENT或PRIORITY，以提醒收件人尽快处理。邮件类型注明邮件类型,例如AIRMAIL或REGISTEREDMAIL,便于邮局分类处理。特殊指示如需要签收或必威体育官网网址，可在信封上相应位置标注HANDDELIVERY或CONFIDENTIAL。

商务函电文书语言的特点1准确性商务函电的语言必须准确无误，避免任何歧义。2简洁性语言表达要简洁明了，避免冗长和重复。3礼貌性商务函电的语言要体现礼貌和尊重，使用得体的措辞。4规范性商务函电