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行政单位收文管理制度

一、总则

第一章总则

（1）为规范行政单位收文管理工作，提高公文处理效率，保障公文处理的准确性和及时性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家有关公文处理的规定，结合本行政单位实际情况，制定本制度。

（2）本制度适用于本行政单位各部门、各下属单位收文管理活动。收文管理工作应当遵循依法行政、规范运作、高效便捷、安全必威体育官网网址的原则。

（3）本行政单位收文管理工作，应建立完善的收文登记、分发、办理、归档等制度，确保收文工作的有序进行。具体包括但不限于以下内容：收文登记应详细记录公文的基本信息，包括文号、标题、来文单位、密级、紧急程度等；分发应按照公文性质、紧急程度和办理要求，及时准确地分送相关部门或人员；办理应明确办理时限和责任人，确保公文及时得到处理；归档应按照档案管理要求，对收文进行分类、整理、归档，确保档案的完整性和安全性。

第二章收文范围和程序

（1）收文范围包括上级机关、同级机关、下级机关及有关单位发来的公文，以及涉及本行政单位职责范围内的其他公文。

（2）收文程序分为接收、登记、分发、办理、归档等环节。接收是指接收公文的具体操作，包括拆封、清点、核对等；登记是指对收到的公文进行详细登记，确保信息准确无误；分发是指按照公文性质和紧急程度，将公文分发给相关部门或人员；办理是指对公文进行审核、处理、答复等操作；归档是指对已办理完毕的公文进行分类、整理、归档。

（3）收文办理时限根据公文性质和紧急程度确定，一般公文应在收到后5个工作日内办理完毕，紧急公文应在收到后2个工作日内办理完毕。对于跨部门、跨单位办理的公文，应当明确牵头部门和协办部门，确保公文及时处理。

第三章收文处理和归档

（1）收文处理应当遵循以下要求：认真审核公文内容，确保公文合法、合规；按照公文性质和紧急程度，确定办理方式；对涉及重大政策、重要问题、重大事项的公文，应当及时报告上级机关。

（2）收文归档应当遵循以下规定：按照公文类型、密级、年度等进行分类；归档文件应当整齐、清洁、无破损；归档文件应当及时进行整理、装订，确保档案的完整性和可查阅性。

（3）本行政单位应当建立健全收文管理信息系统，实现收文登记、分发、办理、归档等环节的电子化管理，提高收文管理效率和档案利用水平。

第四章收文管理和监督

（1）本行政单位设立收文管理办公室，负责收文管理工作的组织实施和监督检查。

（2）收文管理办公室应当定期对收文工作进行检查，发现问题及时纠正，对收文管理工作中出现的违规行为进行查处。

（3）本行政单位应当加强对收文管理人员的培训，提高其业务素质和职业道德，确保收文管理工作质量。

二、收文范围和程序

(1)收文范围广泛涵盖上级政府、同级政府机构、下级政府单位以及相关企事业单位的正式文件，包括但不限于政策性文件、通知、通报、报告、请示等。例如，某市行政单位在2023年度共接收上级文件1200份，其中政策性文件占30%，通知类文件占40%，其余为其他类型。

(2)收文程序规范，确保公文处理的透明性和高效性。首先，收文人员对来文进行初步审查，确认文件的真实性和完整性。然后，根据文件性质和紧急程度，通过收文管理系统进行登记和分类。如遇紧急文件，需在1小时内完成登记和分发。例如，某单位在2023年收到一份涉及紧急防汛工作的通知，收文人员立即启动紧急流程，确保文件在30分钟内送达相关部门。

(3)收文处理环节包括接收、登记、分发、办理和归档。接收环节要求收文人员认真核对文件，确保无遗漏。登记环节要求详细记录文件的基本信息，如文号、标题、来文单位、密级等。分发环节根据文件性质和紧急程度，由收发室负责分发给相关部门或个人。办理环节要求承办人在规定时限内完成文件处理，并形成反馈意见。归档环节则要求将已办理完毕的文件按照档案管理要求进行分类、整理和归档。例如，某单位在2023年共办理收文文件8000份，归档率达到99%。

三、收文处理和归档

(1)收文处理过程中，对公文进行审核、分发、办理和催办，确保公文得到及时有效的处理。例如，某行政单位在2023年共处理收文文件12000份，其中通过电子公文系统办理的占80%，传统纸质公文占20%。在处理过程中，平均每个文件的处理时间缩短至2.5个工作日。

(2)收文归档工作严格按照档案管理规范执行，对收文进行分类、编目、装订和入库。例如，某单位2023年收文归档工作完成率为100%，其中行政类文件归档率为98%，专项文件归档率为95%。归档文件均按照档案编号顺序排列，便于查阅和管理。

(3)收文归档后，定期进行档案整理和数字化工作，提高档案利用效率。例如，某单位在2023年对过去三年的收文档案进行了数字化处理，共完成数字化档案10000份，实现电子档案查阅率达到90%。此外，通