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合同台账管理制度【必威体育精装版6】

一、制度总则

(1)合同台账管理制度旨在规范公司合同管理工作，确保合同信息的完整性、准确性和及时性，维护公司合法权益，提高合同管理效率。本制度适用于公司所有合同的登记、保管、使用和归档等工作。

(2)本制度遵循合法性、真实性、完整性和可追溯性的原则，要求各部门、各岗位按照规定程序办理合同登记、审批、签订、履行、变更、终止和归档等事项。合同台账作为合同管理的基础性工作，必须确保数据的准确无误，并及时更新。

(3)公司设立合同管理部门，负责制度的制定、解释和组织实施。合同管理部门应建立健全合同台账管理制度，明确岗位职责，确保合同台账的规范管理。各部门应积极配合合同管理部门的工作，共同维护公司合同管理的良好秩序。

二、合同台账管理职责与权限

(1)合同管理部门作为合同台账管理的核心机构，负责制定合同台账管理制度，明确合同台账的建立、维护和更新流程。合同管理部门应配备专职或兼职人员，负责合同台账的日常管理工作。以某大型企业为例，其合同管理部门配备5名专职人员，负责管理超过10,000份合同，确保合同台账的准确性和及时性。

(2)合同管理部门的职责包括但不限于：对合同进行分类、编号、登记、归档；对合同履行情况进行跟踪、监督；对合同变更、解除、终止等事项进行记录；对合同纠纷进行调解、处理；对合同台账进行定期检查、评估和改进。例如，在处理某项目合同纠纷时，合同管理部门通过详细审查合同台账，成功为公司在纠纷中争取到有利地位。

(3)合同管理部门的权限包括：审查合同签订前的相关资料，确保合同内容的合法性、合规性；对合同签订、履行过程中的问题提出意见和建议；对违反合同管理制度的行为进行纠正和处理；对合同台账的变更、更新、归档等环节进行审批。以某公司为例，由于合同管理部门的严格管理，该公司在近三年内未发生因合同管理不善导致的重大经济损失。

三、合同台账管理流程与要求

(1)合同台账管理流程分为合同登记、合同审查、合同签订、合同履行、合同变更、合同终止和合同归档等环节。合同登记要求合同签订后5个工作日内完成，包括合同基本信息、签订双方、合同金额、合同期限等。合同审查需在签订前完成，审查内容包括合同合法性、合规性、风险控制等。某企业通过优化审查流程，将审查周期缩短至3个工作日。

(2)合同签订后，合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪和监督，确保合同条款得到有效执行。合同履行过程中，如遇变更或终止情况，应及时更新合同台账，并在1个工作日内完成变更或终止手续。以某公司为例，其合同管理部门通过建立电子化合同台账，实现了对合同履行情况的实时监控，有效提高了合同管理的效率。

(3)合同终止后，合同管理部门应将合同文本、附件、履行记录等相关资料整理归档，确保档案的完整性和安全性。归档工作应在合同终止后15个工作日内完成。合同台账的归档应按照合同类别、合同期限、合同履行状态等进行分类，便于查询和管理。某企业通过实施标准化归档流程，将归档效率提高了20%，同时降低了档案丢失风险。