签订购货合同与备货操作课件.pptVIP

簽訂購貨合同與備貨操作【引例6-1】2007年11月17日(週五)，PeterWhite看了外貿業務員張磊當天發的改證函後，非常感激外貿業務員張磊，因為張磊有誠信的品質，不圖小利，把信用證金額多開一事告訴他。於是馬上按照張磊改證函的內容填寫信用證修改申請書，向匯豐銀行迪拜分行提出改證申請。2007年11月20日(週一)，中國銀行湖北省分行商業銀行通知張磊，匯豐銀行迪拜分行的信用證修改書(Amendmenttoadocumentarycredit)已到。第一節操作原理及步驟一、簽訂購貨合同1.操作意義(1) 簽訂購貨合同是外貿企業落實貨源的外在表現形式。(2) 簽訂購貨合同是企業出口貿易順利完成的基本保障。(3) 妥善簽訂購貨合同是企業出口經營方案的重要組成部分。2.簽訂購貨合同的注意事項(1) 出口企業應根據國外客戶需求，結合國際市場和國內市場行情簽訂購貨合同。(2) 購貨合同要求內容完整。(3) 購貨合同要求文字規範、用詞準確，充分利用合同條款保障購銷雙方的利益。二、備貨操作(一)原材料採購跟蹤1.原材料採購跟蹤要求1) 適當的交貨時間2) 適當的交貨品質3) 適當的交貨地點4) 適當的交貨數量5) 適當的交貨價格一個合適的價格，要經過以下幾個環節的努力才能獲得：①多管道獲得商品報價；②比價；③議價；④定價。2.原材料採購跟蹤的流程原材料採購跟蹤流程如圖6-1所示。圖6-1原材料採購跟蹤流程1) 製作《採購原材料輔料申請單》外貿業務員在製作採購單時應注意以下幾點。(1) 審查《採購原材料輔料申請單》。外貿業務員在審查《採購原材料輔料申請單》時應著重以下內容：適當的採購人。採購所需的內容，只有需要的部門最清楚，由部門以書面形式提出原材料的採購。確定原材料要求的內容，包括原材料的成分、尺寸、形狀、強度、精密度、耗損率、合格率、色澤、操作方式、維護等以及售後服務的速度、次數、地點等。以型號規格表明採購的標準。(2) 熟悉採購的原材料。(3) 價格確認。(4) 確認品質標準。(5) 確認原材料採購量。(6) 製作採購單。採購單的主要內容有：原材料的名稱，確認的價格及付款條件，確認的品質標準，確認的採購量，確認的交貨地點等，另附有必要的圖紙、技術規範和標準等。另外在採購單的背面，多會有附加條款的規定，亦構成採購單的一部分，其主要內容包括：交貨方式、驗收方式、處罰條款、履約保證、品質保證(保修或保險期限，無償或有償換修等規定)、仲裁或訴訟。(7) 發出採購單。2) 採購單跟蹤採購單跟蹤是外貿業務員花費精力最多的環節，對於那些長期合作、信譽良好的供應商，可以不進行採購單跟蹤。但對一些重要或緊急的原材料的採購單，外貿業務員則應全力跟蹤。跟蹤原材料供應商的生產加工工藝。(1) 跟蹤原材料。(2) 跟蹤加工過程。(3) 跟蹤組裝檢測。(4) 跟蹤包裝入庫。3) 原材料檢驗(1) 確定檢驗日期。(2) 通知檢驗人員。(3) 進行原材料檢驗(4) 處理品質檢驗問題。4) 原材料進倉(1)協調送貨。(2) 協調接收。(3)通知送貨。(4)原材料(零部件)入庫。原材料的庫房接收過程如下：①檢查即將送達的貨物的清單資訊是否完整(包括原材料的採購單、型號和數量等)；②接收原材料，對應採購單進行核查；③檢查送貨單據及裝箱單據；④檢查包裝及外觀(注意原材料檢驗合格後才能卸貨)；⑤卸貨；⑥清點原材料；⑦搬運入庫；⑧填寫原材料入庫單據(注意原材料檢驗合格才能填寫原材料入庫單)；⑨將原材料入庫資訊錄入存儲資訊系統中。(5)處理原材料(零部件)問題。由於供應商或者外貿業務員的原因，原材料(零部件)在接收環節上可能會出現以下問題：原材料(零部件)型號與採購單中的要求不一致；未按照採購單中指定的原材料數量送貨；交貨日期不對；原材料的包裝品質不符合要求。此類問題，外貿業務員應該與有關領導一同協調解決。3.原材料採購跟蹤方法外貿業務員需要在預定的交貨期開始前數天提醒供應商，一方面給供應商適當的壓力，另一方面可及時掌握供應商能否按期交貨或能否交夠所需數量等情況的第一手資料，從而儘快採取相應措施。催單的目的是使供應商在必要的時候送達所採購的原材料(零部件)，以使企業的經營成本下降。1) 催單的方法催單的方法主要有按採購單跟催和定期跟催兩種。(1) 按採購單跟催。按採購單預定的進料日期提前一定時間進行跟催。通常採用以下方法。①聯機法。將採購單按日期順序排好，提前一定時間進行跟催。②統計法。將採購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。③跟催箱法。製作一個30個格子的跟催箱，將採購單依照日期順序放入跟催箱中，每天跟