大湖水殖股份有限公司档案管理制度.PDFVIP

大湖水殖股份有限公司

档案管理制度

文号DHGF-1J-HB-003

关联父项文号（如有）-

版次A.1

管理部门综合办公室发文日期2024-12-31实施日期2025-01-01

历次修改记载

序号时间修改内容

12024-12-31首次发布

第一章总则

第一条目的及适用范围

为进一步加强大湖水殖股份有限公司（以下简称公司）档案管理工作，更好

地为公司生产经营和发展服务，降低未按要求将档案材料归档造成档案缺失，无

法提供利用和参考的风险，制定本制度。本制度适用于公司、子公司及其他分支

机构，子公司及其他分支机构如确有必要，应在本制度原则下制定符合各自实际

的档案管理办法。

第二条概念范围

（一）本办法所称的档案是指各单位在生产、经营运作、管理、投融资、工

程建设等各项活动中形成的对国家、社会和本公司具有保存价值的各种形式的文

件材料。

（二）档案管理是指对各类档案进行收集、整理、保管、统计、鉴定、利用、

编研等各项业务环节。

（三）档案工作是指统筹规划、组织协调、统一制度、监督检查、业务指导、

咨询服务等各项档案管理职能以及档案管理的各项业务。

（四）公司的档案工作实行集中管理和责任分摊相结合的管理原则，公司综

合办公室为档案集中管理归口部门，各业务部门对各自档案具有归集、保管的责

任。

第三条档案的分类

公司档案基本分类包括公司工商档案资料、发文文书、会议资料、资质证件、

制度文档、财务档案、合同档案、内部流程资料、信息披露资料等。具体细分类

目参见《管理类文件材料归档范围及归档要求》。

第四条档案的形式

（一）实物形式资料

1、文本型档案，指以书面、纸质形式为载体的档案，主要包括合同文本、

制度原件、会议决议和会议记录、函件资料、有关部门告知及惩处文件等。

2、证照许可类档案，包括使用权证、权属证明、证件等。

3、印鉴类档案，包括印章、印鉴等。

4、存储载体类档案，包括录像带、录音带、光盘、U盘、移动硬盘等。

5、其他类档案，包括荣誉奖章、

（二）电子形式资料

主要包括电子文档、音频文件、影像文件、电子函件等。

第二章档案管理机构及管理权限

第五条档案管理机构

（一）综合办公室。负责对行政管理相关档案的归档和保管工作，负责组织

编制《管理类文件材料归档范围及归档要求》；负责根据公司各职能部门要求，

组织开展相关档案业务培训;监督和指导各部门及分、子公司开展文书档案管理

工作。

（二）财务部。负责财务档案（会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会

计核算的资料）的具体装订、归档和保管工作。

（三）董事会秘书办公室。负责信息披露档案（会议议案以及决议资料、培

训资料、公司高管档案以及工作底稿等）的装订、归档和保管工作。

（四）内审部。负责内审档案（内审工作报告、内审工作底稿等）的装订、

归档和保管工作。

（五）人力资源部。负责人事档案（劳动合同、人员档案、任免资料等）的

装订、归档和保管工作。

（六）投资发展部。负责投资档案（立项报告、可行性研究报告、项目推进

档案、批复文件等）的装订、归档和保管工作。

（七）资产管理部。负责对公司资产的购置、使用、调拨、报废等业务及重

要合同管理档案的收集、整理归档和保管工作。

（八）资金信贷部。负责对公司内、外部借款相关融资资料及相关合同的收

集、整理归档和保管工作。

（九）各业务部门。负责各项业务档