医院会议管理制度(5).docxVIP

PAGE

1-

医院会议管理制度(5)

一、会议组织与筹备

(1)会议组织与筹备是确保医院会议顺利进行的关键环节。首先，需成立专门的会议筹备小组，负责会议的整体规划与实施。小组成员应包括相关部门负责人、行政人员以及技术支持人员，以确保会议的全面性和专业性。例如，某三甲医院在筹备一场年度医疗质量改进会议时，筹备小组由院领导牵头，邀请了20位不同科室的主任和10位行政人员共同参与，确保了会议的全面性和针对性。

(2)在筹备过程中，需明确会议的目的、主题、议程和预期成果。通过调研和数据分析，确定参会人员名单，并提前发送会议通知，包括会议时间、地点、议程安排和参会要求。如某专科医院在筹备一场新技术的推广会议时，通过收集各科室的需求和反馈，确定了会议主题为“新技术在临床应用中的实践与探索”，并邀请了30位临床医生和5位技术专家参会，确保了会议内容的专业性和实用性。

(3)会议场地和设备的选择也是筹备工作的重要组成部分。需根据会议规模和需求，提前预订合适的会议室，并检查音响、投影仪等设备是否正常运行。同时，为保障会议的顺利进行，还需准备会议资料、茶歇和必要的文具用品。例如，在某次大型学术会议上，筹备小组提前一个月开始筹备，预订了可容纳500人的多功能厅，并配备了专业的音响设备和投影仪，确保了会议的顺利进行和参会者的良好体验。

二、会议纪律与秩序

(1)会议纪律与秩序是确保会议高效、有序进行的基础。医院会议通常涉及多个部门和专业领域，因此，维护良好的会议秩序尤为重要。首先，需制定明确的会议纪律，包括按时参加、保持手机静音、不随意走动、遵守会议议程等基本要求。例如，某医院在举行季度质量改进会议时，明确要求参会人员至少提前10分钟到达会议室，并规定会议期间手机需调至静音或振动状态，确保会议不被外界干扰。

(2)会议纪律的执行需要会议主持人和与会人员共同努力。主持人应掌握会议节奏，引导与会人员遵守纪律。在会议开始前，主持人会宣读会议纪律，并在会议过程中进行监督和提醒。如某医院在组织一次紧急医疗培训会议时，主持人不仅在会议开始时强调纪律，还设立了专门的工作人员负责现场秩序维护，确保每位参会者都能专注听讲，提高培训效果。

(3)针对违反会议纪律的行为，医院应建立相应的处理机制。一旦发现参会者有迟到、早退、手机打扰等行为，主持人应立即制止，并记录在案。对于严重违反纪律者，可采取警告、记过等处罚措施，以维护会议秩序和会议效率。例如，在某次跨部门协作会议上，由于部分人员未能严格遵守会议纪律，会议筹备小组对迟到者进行了警告，并在会后组织了专门的纪律教育，有效提高了后续会议的纪律性。

三、会议记录与档案管理

(1)会议记录是会议内容的重要载体，准确、详实的记录对于后续工作执行和决策参考至关重要。医院会议记录应包括会议时间、地点、主持人、参会人员名单、会议议程、讨论内容、决议事项等。记录人员需具备良好的文字表达能力和会议观察力，确保记录的完整性和准确性。例如，在一场医院管理层的战略规划会议上，记录人员详细记录了每位发言者的观点和提出的建议，以及最终达成的共识。

(2)会议记录完成后，应及时整理归档。通常，会议记录会以纸质或电子文档的形式存档。电子文档便于检索和共享，而纸质文档则需按照档案管理规范进行分类、编目和存放。医院应建立会议档案管理系统，确保档案的安全性和完整性。例如，某医院采用电子档案管理系统，对会议记录进行分类存储，便于各部门查阅和调用。

(3)会议记录的存档期限应根据医院相关规定和实际情况确定。一般而言，会议记录应至少保存5年以上。在存档期间，如需查阅会议记录，应严格按照档案管理制度进行。例如，在处理历史遗留问题时，相关部门可通过档案管理系统快速找到相关会议记录，为问题解决提供依据。此外，定期对会议记录进行审查和更新，确保信息的时效性和准确性。

四、会议效果评估与反馈

(1)会议效果评估是衡量会议成功与否的重要环节。通常，评估内容包括会议目标达成情况、参会者满意度、会议效率等方面。例如，在某次医院新项目启动会议上，通过评估发现，会议目标达成率为90%，参会者满意度调查平均分为4.5分（满分5分），会议效率提升20%。这些数据表明，会议在促进项目启动和提升团队协作方面取得了显著成效。

(2)会议效果评估可以通过多种方式进行，如现场问卷调查、会后访谈、数据统计分析等。例如，在一次医院质量改进会议上，会议结束后立即进行了现场问卷调查，收集了参会者对会议内容和形式的反馈。调查结果显示，80%的参会者认为会议内容实用，90%的参会者对会议组织表示满意。这些反馈为后续会议的改进提供了重要参考。

(3)基于会议效果评估的结果，应及时进行反馈和改进。例如，在分析某次医院学术会议的效果时，发现参会者对会议内容的深度和广度提出了建议。针对这些反馈，