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公司往来商务函件模板

一、函件基本信息

(1)函件基本信息主要包括以下几个方面：首先，函件的标题应简洁明了，能够准确反映函件的主要内容，如“关于XX项目的商务合作函”、“关于XX产品采购的询价函”等。其次，函件的发送单位与接收单位信息必须完整准确，包括单位名称、地址、联系电话、传真号码以及联系人姓名等。此外，函件的编号也是不可或缺的部分，它有助于对函件进行分类管理和追踪。函件编号通常由年份、序号以及可能的项目代码组成，例如“2023-001”。

(2)在函件的基本信息中，日期的标注同样重要。函件发出日期应清晰标注，以便接收方了解函件的时效性。同时，如需注明函件的有效期限，也应明确指出。此外，函件的必威体育官网网址级别和紧急程度也是需要考虑的因素。根据函件内容的敏感性，可以标注为“机密”、“绝密”等，而对于需要紧急处理的函件，则应标注为“紧急”或“特急”，以便接收方能够及时给予关注和处理。

(3)函件的基本信息还包括附件的说明。如果函件中包含附件，应在函件正文中明确列出附件的名称和数量，并在附件中附上详细的清单。附件的格式、内容以及与函件主题的相关性也应予以说明。对于附件的必威体育官网网址性和使用限制，如有特殊要求，也应在此部分予以说明。此外，函件的打印格式和装订要求也应在此部分予以说明，以确保函件在传递过程中的完整性和规范性。

二、正文内容

(1)在正文内容部分，首先应对双方合作的背景进行简要介绍。例如，若函件涉及项目合作，可以提及双方在相关领域的成功案例，如“自2020年起，我司与贵司在XX项目上的合作取得了显著成效，项目实现了预期目标，并获得了客户的一致好评。”接着，可以提供具体数据支持，如“项目完成后，产品销量同比增长了30%，客户满意度达到了92%。”

(2)在正文内容的主体部分，详细阐述合作的具体内容。例如，若函件涉及产品采购，可以描述产品的规格、数量、质量要求以及交货时间等。如“本次采购的产品为XX型号，共计1000台，要求产品符合我国国家标准，交货时间为合同签订后30天内。为确保产品质量，我司将派专员对贵司生产过程进行全程监督。”

(3)正文内容还应包括合作双方的权利和义务。例如，在产品采购函件中，可以规定：“贵司有责任保证产品质量，如出现质量问题，我司有权要求贵司进行退货或更换。同时，双方应按照合同约定，按时完成各自的义务，确保合作顺利进行。”此外，正文内容中还可以提及合作过程中的争议解决机制，如“如遇合作过程中出现争议，双方应友好协商解决，协商不成时，可向合同签订地的人民法院提起诉讼。”

三、附件说明

(1)附件一为双方合作项目的详细合同文本，合同编号为“2023-CO-001”。该合同自2023年1月1日起生效，至2025年12月31日止。合同中明确规定了我司与贵司在XX项目上的合作内容，包括但不限于项目目标、责任划分、资金投入、进度安排、知识产权归属等关键条款。例如，合同规定我司投入资金总额为人民币500万元，用于项目的研发和生产。在项目实施过程中，双方共同投入的人力资源达到了200人，确保了项目的顺利进行。

(2)附件二包含了项目实施过程中的各项技术文件和测试报告。这些文件包括产品设计图纸、生产工艺流程、质量控制标准、产品测试数据等。其中，产品设计图纸详细展示了产品的结构、尺寸和功能，生产工艺流程图则描述了从原材料采购到产品组装的每一道工序。质量控制标准规定了产品在生产过程中必须达到的质量要求，测试报告则提供了产品性能的详细数据。例如，产品在经过严格的测试后，其抗拉强度达到了1000MPa，远超行业标准。

(3)附件三为双方在项目合作期间产生的财务报表和审计报告。财务报表包括资产负债表、利润表和现金流量表，全面反映了项目合作期间的经济状况。审计报告由我国权威的会计师事务所出具，对财务报表的真实性、公允性进行了审核。报告显示，项目合作期间，我司累计实现销售收入人民币1000万元，净利润为人民币200万元。此外，审计报告还指出，双方在合同执行过程中严格遵守了法律法规，未发现任何违规操作。

四、结束语及落款

(1)在此，我们衷心感谢贵司对我司此次函件的关注与支持。双方在过去的项目合作中建立了良好的合作关系，我们期待在未来的日子里，能够继续深化合作，实现互利共赢。为了确保双方合作项目的顺利进行，我们建议尽快就附件中的合同文本、技术文件和财务报表等事宜进行详细讨论，并达成一致意见。

(2)我们相信，通过双方的共同努力，本次合作项目必将取得圆满成功。在此，我们承诺将继续保持高效、专业的服务态度，确保项目按时、按质完成。同时，我们也期待贵司在项目实施过程中给予我们宝贵的意见和建议，共同推动项目的持续优化和改进。

(3)最后，请贵司在收到本函件后的五个工作日内，以书面形式回复确认，以便我们安排后续的会面和沟通。如