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直购采购内控制度范本

一、总则

本制度旨在规范直购采购行为，确保采购活动的合法性、合规性和效益性，提高采购工作效率，降低采购成本。公司直购采购应遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则，严格执行国家有关法律法规和政策规定。本制度适用于公司所有直购采购活动，包括物资、服务、工程等采购。

(1)本制度规定直购采购的适用范围、流程、权限、责任等内容，明确了各相关部门和岗位的职责，确保采购活动的有序进行。采购部门应根据本制度制定具体的采购方案，报经相关部门审批后实施。

(2)公司建立健全直购采购的内控制度，强化采购活动的风险管理和内部控制，防止腐败和滥用职权。采购过程中应严格执行预算管理，确保采购资金合理使用，提高资金使用效益。

(3)公司鼓励创新采购模式，探索多元化采购渠道，优化采购流程，提高采购效率。采购部门应加强与供应商的沟通合作，建立长期稳定的合作关系，共同提升供应链管理水平。同时，加强对采购活动的监督，确保采购活动公开透明，接受相关部门的监督检查。

二、组织架构与职责

(1)公司应设立直购采购管理部门，负责制定和实施直购采购政策、制度和流程，监督采购活动的执行情况。该部门由采购总监领导，下设采购部、合同管理部、质量控制部等职能科室。采购总监对直购采购活动的整体管理和监督负责，确保采购活动符合公司战略目标和内控制度要求。

(2)采购部负责直购采购的具体实施工作，包括但不限于市场调研、供应商选择、合同签订、订单管理、验收及付款等环节。采购部应配备专业采购人员，负责采购计划的编制、采购合同的审核、采购订单的执行、采购质量的监控以及采购成本的核算等工作。

(3)合同管理部负责直购采购合同的起草、审核、签订、履行和变更等工作。合同管理部应确保合同条款合法、合规，明确双方的权利和义务，降低合同风险。合同管理部还需定期对合同履行情况进行跟踪和评估，确保合同执行到位。质量控制部负责对直购采购的产品或服务进行质量监控，确保采购的产品或服务符合公司质量标准和用户需求。质量控制部应定期对供应商进行质量评估，促进供应商质量管理水平的提升。

三、采购流程控制

(1)直购采购流程应包括需求提出、市场调研、供应商选择、报价比较、合同签订、订单执行、验收和付款等环节。以某公司为例，在需求提出阶段，各部门需根据年度计划和项目需求，提交采购申请，采购部门在收到申请后，对需求进行汇总和分析，确保采购计划的合理性和可行性。

(2)在市场调研阶段，采购部门通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式，选择合适的供应商。例如，某公司为采购一批办公设备，通过公开招标，共收到10家供应商的投标文件，经过严格评审，最终选择了报价合理、质量可靠的供应商。在报价比较阶段，采购部门对供应商的报价进行详细分析，确保采购价格在市场合理范围内。

(3)合同签订后，采购部门将订单发送给供应商，并跟踪订单执行情况。以某公司为例，在订单执行过程中，采购部门通过定期与供应商沟通，了解订单进度，确保按时交付。在验收环节，采购部门组织相关人员对产品进行质量检验，如发现质量问题，立即与供应商协商解决。在某次验收中，发现供应商提供的设备存在瑕疵，采购部门立即要求供应商进行整改，并重新进行了验收，确保了采购产品的质量。

四、采购审批与授权

(1)采购审批与授权制度旨在明确采购活动的审批权限和责任，确保采购决策的科学性和合理性。公司设立采购审批委员会，由公司高层领导、财务部门、审计部门等相关人员组成，负责对重大采购项目进行审批。

(2)采购审批流程分为初步审批和最终审批两个阶段。初步审批由采购部门负责人根据采购预算和采购计划提出，提交给审批委员会进行审议。审批委员会根据采购项目的金额、风险等级等因素，决定是否进入最终审批阶段。

(3)最终审批阶段，由采购审批委员会对采购项目进行全面评估，包括供应商资质、报价合理性、合同条款等。审批委员会有权对采购价格进行调整，确保采购成本在合理范围内。审批通过后，由财务部门进行授权，采购部门方可与供应商签订合同并执行采购。对于超过授权金额的采购，需经公司总经理或董事会审批。同时，审批过程中形成的文件和记录应妥善保存，以备后续审计和监督。

五、监督与考核

(1)直购采购的监督与考核是确保采购活动合规、高效和透明的重要环节。公司应设立专门的监督机构，负责对采购活动的全过程进行监督，包括采购计划、供应商选择、合同签订、订单执行、验收和付款等环节。

(2)监督机构应定期对采购活动进行检查，通过现场审核、文件审查、数据分析等方式，评估采购活动的合规性和效益。例如，某公司通过内部审计发现，在上一财年的一次采购活动中，存在供应商选择不透明、合同条款不严谨等问题，监督机构随即启动调查，并对相关责任人进行了处理。

(3)公司应建立采购考核制度，对采购部门及其工作人员的