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财务咨询公司合同付款管理办法

总则

1.为加强本财务咨询公司合同付款管理，规范付款流程，保障公司资金安全及业务顺利开展，依据国家相关法律法规与公司财务制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司内所有涉及合同付款的业务活动，包括但不限于咨询服务采购、办公用品购置、设备租赁、劳务报酬支付等依合同产生的款项支出。

合同付款流程规范

1.付款申请提交

业务承办部门作为付款发起方，在合同约定付款条件成就时，需填写《合同付款申请表》。申请表应详细注明合同编号、供应商名称、合同金额、已付款情况、本次申请付款金额、付款用途、付款依据（如验收报告编号、服务进度确认单等）。

一并附上与付款相关的合同原件或复印件（关键页，含付款条款、双方签字盖章页）、发票、验收证明、服务成果交付凭证等资料，确保付款申请资料完整、准确。

2.部门审核

业务承办部门负责人对付款申请进行初审，审核内容包括：付款事项是否属实，是否符合合同约定；申请付款金额计算是否正确；所附资料是否齐全且合规；业务执行进度是否与付款进度匹配，如涉及服务项目，需确认服务质量是否达标等。审核无误后签字确认提交至财务部门。

3.财务审核

财务部门收到付款申请及资料后，从财务专业角度进行深入核查：核对合同条款与付款申请信息一致性，重点审查发票真伪、税率合规性、票面金额准确性；检查公司往来账目，确认前期款项支付记录，避免重复付款；评估本次付款对公司资金流的影响，确保公司资金安排合理，若遇资金紧张需按优先级协调安排。财务审核完毕，如无问题出具财务审核意见并提交管理层。

4.管理层审批

根据合同金额大小及公司授权体系，付款申请由相应层级管理层审批。审批人审阅付款申请全貌，考量业务战略意义、预算安排、公司整体财务状况等因素，权衡付款利弊，做出批准、否决或退回补充资料决定。重大合同付款（金额超[X]万元或涉及关键业务合作）需经公司总经理办公会集体审议通过后，由总经理签批。

付款执行与监控

1.付款安排

经审批通过的付款申请，财务部门依据公司资金计划与银行结算要求，在规定时间内安排付款。优先采用银行转账、电子支付等安全可控支付方式，杜绝现金支付（特殊小额零星且经特别批准除外），确保资金流向可追溯。

准确录入付款信息至财务系统，关联对应合同项目，实时更新合同付款台账，动态反映合同付款进度及余额，定期（月/季）与业务部门核对，防范错付、漏付。

2.付款跟踪反馈

业务承办部门负责跟踪款项到账情况，与供应商保持沟通，获取收款确认信息，并及时反馈财务部门存档。若出现付款异常（如退款、银行退票、延迟到账等），业务部门协同财务迅速排查原因，采取补救措施，如更正付款信息、重新发起支付流程，降低违约风险，维护公司商业信誉。

特殊情况处理

1.预付款管理

因业务特殊需求需支付预付款项时，业务部门除按常规流程提交付款申请外，需额外提供详细的预付款必要性说明、供应商资质及信用评估报告、预付款项回收保障措施（如保函、定金罚则约定等）。预付款金额原则上不得高于合同总金额[X]%，且后续业务执行环节应严格监督，确保服务或货物按约交付，避免预付款损失。

2.合同变更影响付款

合同履行期间发生变更（如服务范围调整、价格变动、付款方式更改等），业务部门需在变更事项确定后[X]个工作日内取得双方盖章确认的合同变更协议，并重新梳理付款计划，调整《合同付款申请表》及相关资料，按变更后合同条款履行付款审批流程，确保付款依据合法有效更新。

监督检查与责任追究

1.内部审计监督

公司内部审计部门定期（每半年/年）对合同付款管理进行专项审计，抽查一定比例合同付款档案，检查流程执行合规性、资料完整性、资金使用合理性。审计结果形成报告向管理层汇报，对发现问题提出整改建议，跟踪整改落实情况，涉及违规违纪线索移交纪检监察部门处理。

2.责任追究

对在合同付款过程中出现违规操作、失职渎职（如伪造付款资料、审核把关不严、擅自超付款项等）致使公司遭受经济损失的部门及个人，视情节轻重依规给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任，同时追偿相应经济损失，维护公司财务纪律严肃性。

附则

1.本办法由公司财务部门负责制定、修订与解释，经公司董事会审议通过后生效实施。

2.以往公司发布的与合同付款相关规定若与本办法冲突，以本办法为准；未尽事宜，依照国家财经法规及公司相关制度执行。