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档案档案管理制度

档案管理制度(试行)

1目的为加强公司档案管理，保证公司档案管理工作的系统性、科学性、规范性、合理性，促进档案管理更好的服务于经营管理活动。根据

《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合河南信华置业投资有限公司(以下简称信华置业)实际，特制定本制度。

2范围

适用于全公司范围内各有价值的文字、图表、声像、实物等不同门类不同载体的历史记录的收集、整理、保管、鉴定与销毁、统计、利用等活

动的管理。

3职责

3.1总经办

3.1.1为公司归档档案的归口管理部门，负责组织档案管理制度的制定和修订，负责对各单位档案管理制度的执行进行业务指导、监督管理和考核(会计档案、人事档案除外);

3.1.2负责主管业务范围内档案(文书档案、实物档案、设备档案、合同档案、声像档案)的收集、整理、保管、统计和提供利用工作

3.2运营管理部

3.2.1负责主管业务范围内文书档案(文书档案目录一级类别2经营管理：8目标管理、11运营管理)的收集、整理、

3.3.1负责主管业务范围内文书档案(文书档案目录一级类目2经营管理：10财务管理)的收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利

用收集、整理、收集、整理、保管、统计和提供利用工作立项文件建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、建设用地、征地、拆迁文件勘察、测绘、设计文件收集、整理、招投标文件造价控制收集、

整理、收集、整理、收集、整理、收集、整理、

4术语定义

4.1档案：指公司在各项业务和工作活动中形成的，有保存价值的各种门类和不同载体的历史记录。它对工作查考与研究、开展业务、风险控制、宣传教育、编史修志等具有凭证、依据和参考作用，是公司的重要无形资产。

4.2档案管理：档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。

4.4工程档案：指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料

4.6会计档案：指会计凭证、会计帐簿及财务报告等会计核算专业材料。

4.7人事档案：指公司员工个人档案，人事管理工作中形成的文件材料。

4.8客户档案：客户档案是公司在业务经营中形成的与客户(业主)签订的各种协议、合同文本等文件材料。

4.9合同档案：指公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包含劳动合同)。

4.10声像档案：指公司在工作生产、经营管理以及其它重大活动中形成的具有保存价值的照片(底片)、录像带、录音带与光盘等。

4.11实物档案：指具有档案属性的实物通过收集整理而转化成的档案。

5.1总则

档案管理实行“两个原则、一个机制”的管理方式。

5.1.2一个机制：“一个机制”即“双套制”,纸质档案和电子档案实行同步归档，为后期档案电子化管理以及综合利用提供支撑。

5.2档案收集

5.2.1收集原则

为确保文件材料的齐全、完整，公司档案管理实行“三纳入”、“四参加”、原则；各部门根据档案分类规则，按部门预立卷原则和双套制要求收集、整理纸质及电子文件。

5.2.1.1“三纳入”将档案工作纳入到工作计划，纳入到领导工作议事日程，纳入到岗位责任制中

5.2.1.2“四参加”是指档案部门或档案人员参加设备开箱验收会、基建项目验收会

5.2.2档案收集范围及要求

档案收集要求：

5.2.2.1归档文件材料必须为原件，一般一式一份(套)。

5.2.2.2归档纸质材料的同时，相应的电子文件一并归档。

5.2.2.3归档文件材料必须齐全、完整、准确。齐全是指按照归档范围应归档的文件材料全部归档；完整是指每件文件材料的正文与附件、正文与定稿、请示件与批复件、转发件与被转发件、荣誉档案与说明荣誉档案的通报等文字材料、纸质件与电子件齐全；准确是指归档文件材料内容真实，签署和用印符合文书工作规范，纸质件与电子件内容相符。

5.2.2.4归档文件材料的载体和字迹须符合耐久性要求。装订应使用不易生锈材料。

5.2.2.5归档的文件材料应由归档单位(部门)经过系统整理，组成保管单位。其中会计档案、建设项目档案要使用规定的卷皮装订。卷皮封面和卷套上各项内容(档号除外)应逐项填写清楚。会计档案要使用规定的卷套装存并编制保管清册。

5.2.2.6有书写内容的每件归档文件材料均应标明连续页号，并在移交清册中注明页数，建设项目归档文件材料每卷编写连续页号。

5.2.2.7会计档案在归档前要对破损、缺页、装订不牢固的进行修补和重新装订。对未了结的债权债务凭证和原始单据要抽出，由会计机构单独保管，待了结后再归档。

5.2.2.8建设项目文件材料按照《工程档案管理实施细则(试行)》进行整理后归档