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机关公文管理制度(5)

一、公文格式规范

(1)公文格式规范是机关公文管理的基础，严格按照国家相关法律法规和机关内部规定执行。公文格式应包括发文机关标志、发文字号、公文标题、公文正文、附件说明、成文日期、印章和附注等部分。发文机关标志应使用机关全称或规范化简称，置于公文首页上半部。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位，在阿拉伯数字后加“号”字。公文标题应准确、简洁、规范，一般由发文机关名称、事由和文种组成。公文正文应结构合理，层次分明，语言精炼，用词准确，标点符号使用规范。附件说明应注明附件的名称和件数。

(2)公文格式规范要求字体、字号、行距、页边距等符合规定。公文正文一般使用仿宋体字，字号为三号，行距为28磅，页边距上下左右各为25毫米。标题字号可根据内容适当调整，但应保持一致。公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件名称和件数。成文日期应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位。印章应盖在成文日期上，与正文同处一面，印章端正、清晰，印章文字使用规范简化字。

(3)公文格式规范还要求对特殊格式的公文进行处理。例如，对于命令、决定等下行文，标题和正文之间可加一横线分隔；对于报告、请示等上行文，标题和正文之间不加横线。在公文排版中，应注意段落首行缩进，一般缩进2个字符。如有特殊要求，应按照相关规定执行。此外，公文格式规范还要求对公文的打印质量、装订格式等进行严格把控，确保公文整洁、美观、易读。

二、公文行文规则

(1)公文行文规则是机关内部公文流转的基本准则，旨在确保公文传递的准确性和效率。行文关系应根据机关的职能、级别和职责范围来确定，遵循逐级上报、逐级下达的原则。上行文应按隶属关系逐级上报，不得越级请示和报告工作；下行文应按职责权限逐级下达，涉及多个部门的工作应联合行文。行文时，应明确主送机关和抄送机关，主送机关指负责处理该公文的机关，抄送机关指需知晓公文内容的机关。

(2)公文行文规则要求行文内容简洁明了，主题突出，避免冗长和重复。行文时应使用规范的公文文种，如请示、报告、通知、通报、函等，根据公文内容和性质选择合适的文种。行文前应进行充分调查研究，确保行文依据充分、理由充分、措施可行。公文内容应准确反映实际情况，不得夸大或缩小事实，不得虚构情况。

(3)公文行文规则强调行文程序和时限。上行文应在办理完毕后及时上报，不得拖延；下行文应在规定时限内送达，确保公文处理的高效性。行文过程中，如需会签，应征求相关机关意见，会签意见应明确、具体。对于紧急公文，应标注紧急程度，并采取相应措施加快办理速度。行文过程中，如遇特殊情况需要变更主送机关或抄送机关，应报请原发文机关批准。

三、公文处理流程

(1)公文处理流程是机关公文管理的核心环节，包括公文的接收、登记、分办、拟稿、审核、签发、承办、传阅、催办、归档和销毁等步骤。首先，公文接收环节要求对收到的公文进行严格审查，确保公文来源合法、内容完整。接收公文后，应及时进行登记，包括公文标题、文号、发送机关、收文日期、收文人等信息，以便后续处理。

(2)分办环节是公文处理流程中的关键步骤，根据公文的内容、性质和紧急程度，将公文分送至相关部门或人员。分办过程中，应确保公文及时送达，不得延误。拟稿环节由拟稿人根据公文要求，撰写公文内容。拟稿时应注意内容的准确性和规范性，确保公文质量。审核环节由审核人对照公文要求，对拟稿内容进行审查，提出修改意见。审核通过后，公文进入签发环节，签发人应认真阅读公文，签署意见。

(3)签发完成后，公文进入承办环节，承办人根据公文内容，负责办理公文所述事项。承办过程中，应确保公文办理及时、高效，并对办理结果进行记录。对于需要传阅的公文，应在公文上注明传阅范围和时限，确保公文内容得到及时传达。催办环节是对承办环节的补充，对办理进展缓慢的公文进行催促，确保公文办理的时效性。公文办理完毕后，应进行归档，归档的公文应按照档案管理规定进行分类、编号和存放。对于不再具有保存价值的公文，应按规定进行销毁。

四、公文归档与销毁

(1)公文归档是机关公文管理的重要环节，旨在确保公文档案的完整性和安全性。根据《机关档案管理规定》，各级机关应建立完善的公文归档制度，对收发文进行分类、整理、立卷、归档。以某市级政府为例，该单位每年收发文量达到10万件以上，归档的公文数量更是达到8万件。归档时，公文按照年度、类别、文号等顺序排列，便于查询和利用。例如，2023年第一季度，该单位归档的公文涉及政务、人事、财务等多个领域，有效保障了档案的完整性和连续性。

(2)公文销毁是机关公文管理的重要环节，旨在防止涉密公文泄露，保障国家安全和社会公共利益。根据《中华