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必威体育精装版采购(合同)管理制度

一、总则

本制度旨在规范我司采购（合同）管理，确保采购活动合法、合规、高效、经济。根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合我司实际情况，特制定本制度。本制度适用于我司所有采购活动，包括但不限于货物、工程和服务采购。

(1)本制度强调采购活动的公开、公平、公正原则，要求所有采购活动必须公开招标或邀请招标，确保供应商的公平竞争。据统计，自实施本制度以来，我司公开招标的项目比例达到了95%以上，有效提高了采购透明度。

(2)为了确保采购质量，本制度规定所有供应商必须具备相应的资质和业绩。例如，在近三年的采购活动中，我司对供应商的资质审核合格率达到了98%，有力地保证了采购物资的质量。

(3)本制度强调采购合同的管理与履行。要求采购部门在签订合同前，必须对合同条款进行严格审查，确保合同条款的合法性和有效性。自制度实施以来，我司合同纠纷率降低了30%，合同履约率达到了99.5%，为公司的正常运营提供了有力保障。

二、采购计划与需求管理

(1)采购计划管理要求各部门在项目启动阶段，根据业务需求编制详细的采购计划，包括采购项目名称、规格型号、数量、预算、时间节点等。采购计划需经相关部门审核批准后，报送采购管理部门。

(2)采购管理部门对各部门报送的采购计划进行汇总分析，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定年度采购计划。年度采购计划将作为采购执行的重要依据，确保采购活动的有序进行。

(3)采购需求管理要求各部门在编制采购计划时，充分考虑项目实施周期、预算控制等因素，确保采购物资的质量、性能、价格等满足项目需求。同时，采购管理部门定期对采购需求进行跟踪和评估，及时调整采购计划，以适应业务发展的需要。

三、供应商选择与评审

(1)供应商选择遵循公平、公正、公开的原则，通过招标、比选、询价等多种方式，确保供应商的竞争性。我司已建立供应商数据库，包括供应商基本信息、业绩、资质、信用记录等，便于动态管理和选择。

(2)评审过程中，设立评审委员会，由采购部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，对供应商的报价、技术方案、服务承诺等进行综合评审。评审标准包括质量、价格、交货期、售后服务等方面，确保采购结果的合理性。

(3)评审结束后，采购管理部门根据评审结果，确定中标供应商，并签订采购合同。对未中标的供应商，采购管理部门将提供反馈意见，鼓励其持续改进。同时，对供应商的履约情况进行跟踪和评价，作为今后合作和评审的依据。

四、合同签订与履行管理

(1)合同签订前，采购部门需对合同条款进行严格审查，确保合同内容合法、完整、准确。合同签订后，双方应按照合同约定履行各自的权利和义务。我司合同签订率自实施本制度以来，达到了100%，有效维护了公司的合法权益。

(2)合同履行过程中，采购部门应定期跟踪合同执行情况，包括货物交付、质量检验、服务支持等。对于发现的问题，应及时与供应商沟通协调，确保合同按期、高质量完成。同时，建立合同履约报告制度，每月对合同履行情况进行汇总分析。

(3)合同到期后，采购部门应组织相关部门对合同履行情况进行全面评估，包括质量、价格、交货期、售后服务等。评估结果作为供应商绩效评价的重要依据，对优秀的供应商给予表彰和奖励，对不达标的供应商进行淘汰。此外，对合同执行过程中出现的问题，采购部门应总结经验教训，不断优化合同管理流程。

五、合同变更与终止管理

(1)合同变更管理是确保采购活动顺利进行的重要环节。根据我司数据，自实施合同变更管理制度以来，合同变更请求处理率达到了98%，其中约70%的变更请求是由于市场变化或项目需求调整引起的。例如，在某次合同变更中，由于原材料价格上涨，供应商提出了价格调整请求。采购部门经评估后，与供应商协商确定了合理的价格调整方案，保证了合同的顺利履行。

(2)合同终止管理要求在合同履行过程中，如遇不可抗力、供应商违约、项目取消等情况，应及时启动合同终止程序。根据我司规定，合同终止流程包括合同终止申请、审批、通知供应商、资产清理等环节。在过去一年中，我司成功处理了5起合同终止案例，避免了潜在的财务损失。其中，一起因供应商严重违约导致的合同终止案例，通过及时终止合同，我司成功挽回了约20%的潜在损失。

(3)合同变更与终止管理还强调了对变更和终止过程的记录和归档。我司已建立完善的合同变更与终止档案系统，对所有变更和终止事件进行详细记录，包括变更原因、处理过程、审批意见等。这些记录不仅为今后的合同管理提供了参考，也便于在必要时进行追溯和审计。例如，在一次审计中，通过查阅合同变更档案，审计部门发现了一起因未及时变更合同导致的潜在风险，从而避免了潜在的法律纠纷。