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知识产权代理公司数据管理办法

一、总则

为加强本知识产权代理公司数据管理，保障数据的安全、完整、准确与有效利用，提升公司运营效率与服务质量，依据相关法律法规及行业规范，结合本公司实际情况，特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于公司内部所有部门及员工在业务开展过程中涉及的数据采集、存储、使用、传输、共享、销毁等数据管理活动。

三、数据分类与分级

（一）数据分类

1.客户数据：包括客户基本信息（如姓名、联系方式、地址等）、委托业务信息（如专利申请内容、商标注册类别等）、客户财务信息（如费用支付记录、账单明细等）。

2.业务数据：涉及知识产权代理业务流程中的各类数据，如专利检索报告、商标审查意见、案件进度记录、代理合同文本等。

3.内部管理数据：公司员工信息、组织架构数据、办公流程数据、财务预算与报销数据、绩效考核数据等。

（二）数据分级

1.机密级数据：客户的核心商业秘密、未公开的专利技术方案、商标设计原图等敏感信息，此类数据泄露将对客户权益及公司声誉造成严重损害。

2.秘密级数据：客户一般业务信息、内部财务数据、尚未公开的业务策略与规划等，其泄露可能导致公司或客户遭受一定程度的经济损失或业务干扰。

3.内部公开级数据：公司内部规章制度、一般性通知公告、员工基本信息（不含敏感隐私部分）等，可在公司内部范围内公开共享。

四、数据管理职责

（一）数据管理部门

设立专门的数据管理部门或岗位，负责统筹公司数据管理工作，包括制定数据管理制度与流程、数据资源规划与整合、数据安全防护体系建设与运维、数据质量监督与评估等。

（二）业务部门

各业务部门作为数据产生与使用的主要源头，负责本部门业务数据的采集、录入、初步整理与审核，确保数据的真实性、准确性与及时性。在业务开展过程中，严格按照数据分级分类要求及相关流程使用与传输数据，并配合数据管理部门开展数据安全防护与质量提升工作。

（三）员工职责

公司每位员工都有责任保护数据安全，妥善保管个人账号密码，遵循数据管理相关规定，在授权范围内使用数据，不得私自复制、传播或篡改数据。如发现数据安全漏洞或异常情况，应及时向部门负责人或数据管理部门报告。

五、数据采集与存储

（一）数据采集

1.明确数据采集目的、范围与方式，确保采集的数据与公司业务需求紧密相关且合法合规。

2.制定数据采集标准与规范，统一数据格式、编码规则与数据项定义，提高数据的一致性与可用性。

3.对采集的数据进行必要的验证与审核，确保数据的准确性与完整性，如发现错误或缺失数据应及时进行修正与补充。

（二）数据存储

1.根据数据分类分级结果，选择合适的存储介质与存储架构，对机密级数据采用加密存储方式，确保数据存储安全。

2.建立数据备份与恢复机制，定期对重要数据进行备份，并将备份数据存储在异地安全场所，防止因数据丢失或损坏导致业务中断。

3.对存储的数据进行定期整理与归档，删除过期或无用数据，优化存储资源利用效率。

六、数据使用与共享

（一）数据使用

1.员工在使用数据时，应根据数据分级分类获取相应授权，在授权范围内使用数据，不得越权操作。

2.对数据进行分析与处理时，应遵循科学合理的方法与流程，确保数据使用结果的准确性与可靠性。

3.严禁使用公司数据从事与工作无关的活动，不得将数据用于非法目的或向第三方泄露。

（二）数据共享

1.建立数据共享审批机制，跨部门或与外部合作伙伴共享数据时，需提前提交数据共享申请，说明共享目的、范围、数据内容及共享对象等信息，经数据管理部门及相关领导审批通过后方可进行共享。

2.与外部合作伙伴共享数据时，应签订数据必威体育官网网址协议，明确双方的数据安全责任与义务，防止数据在共享过程中被泄露或滥用。

3.对共享数据进行监控与审计，及时发现并处理共享过程中的异常情况，确保共享数据的安全与合规。

七、数据安全与必威体育官网网址

（一）安全防护措施

1.建立完善的数据安全防护体系，包括网络安全防护、数据加密、访问控制、入侵检测与防范等技术手段，防止数据被非法访问、窃取、篡改或破坏。

2.定期对数据安全防护系统进行漏洞扫描与安全评估，及时发现并修复安全漏洞，提升数据安全防护能力。

3.加强员工数据安全意识培训，提高员工对数据安全风险的识别与防范能力，使其掌握数据安全操作规范与应急处理方法。

（二）必威体育官网网址管理

1.制定数据必威体育官网网址制度，明确数据必威体育官网网址范围、必威体育官网网址期限及必威体育官网网址责任人，对涉及机密级数据的处理与传输实行严格的必威体育官网网址措施。

2.对员工进行必威体育官网网址教育与培训，使其了解数据必威体育官网网址的重要性及相关法律法规，签订必威体育官网网址协议，明确员工在任职期间及离职后的必威体育官网网址义务。

3.加强对外部人员（如客户、合作伙伴、访客等）的必威体育官网网址管理，限制其对公司敏感数据的接触与访问，如确需提供数据，应遵循数据共享相关规定并进行必要的必威体育官网网址提醒与监督。