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文书管理工作制度(3)

一、文书归档与分类管理

(1)文书归档与分类管理是文书管理工作的重要环节，旨在确保文书资料的有序存放和高效利用。归档工作需遵循统一的归档标准，对文书进行严格的分类、编号和编目。首先，根据文书的来源、性质和内容，将其划分为不同的类别，如行政文件、财务报表、合同协议等。其次，对每一类文书进行细致的编号，确保每一份文书的唯一性和可追溯性。最后，编制详尽的目录和索引，便于文书查阅和检索。

(2)文书分类时，应充分考虑其形成和使用规律，确保分类的科学性和合理性。对于不同类别的文书，应采取不同的归档方式。例如，行政文件可采用年度归档，财务报表可采用按月归档，合同协议可采用按项目归档。同时，归档过程中应严格遵守必威体育官网网址规定，对涉及国家秘密和商业秘密的文书，要采取特殊措施进行保护。此外，定期对归档的文书进行清理和整理，剔除无保存价值的文书，确保档案库房的整洁和安全。

(3)文书归档工作需与文书生成、流转和使用部门紧密协作，确保归档工作的顺利进行。归档前，需对文书进行审查，确保其符合归档要求。归档过程中，要确保文书的完整性和准确性，防止文书丢失或损坏。归档后，要对文书进行登记和备案，建立完整的归档档案。同时，要定期对归档的文书进行质量检查，确保归档文书的真实性和可靠性。此外，要加强对归档文书的数字化处理，提高文书查阅和利用的效率。

二、文书保管与维护

(1)文书保管与维护是确保文书资料长期保存和有效利用的关键环节。在保管过程中，应遵循“预防为主，防治结合”的原则，采取多种措施，以降低文书损坏的风险。据不完全统计，我国每年因保管不善而损坏的文书数量高达数十万份。例如，某机关档案室在2019年对文书进行年度检查时，发现因潮湿、虫蛀、霉变等原因损坏的文书达3000余份。为有效防止此类问题的发生，该机关采取了以下措施：首先，对档案库房进行除湿、防虫、防霉处理，确保库房内温湿度适宜；其次，对易损坏的文书进行特殊包装，如采用防潮膜、防虫纸等材料；最后，对重要文书进行数字化备份，以备不时之需。

(2)文书维护工作不仅包括对文书的物理保护，还包括对其内容的维护。文书的物理保护主要涉及以下几个方面：一是定期检查库房设施，如通风、照明、温湿度控制等，确保其正常运行；二是定期对文书进行清洁，如使用湿布擦拭、吸尘等，防止灰尘、油渍等污染物附着；三是针对特殊介质文书，如照片、录音、录像等，采取相应的保护措施，如防光、防磁、防高温等。在内容维护方面，需对文书进行定期鉴定，剔除无保存价值的文书，同时，对重要文书进行整理、归档，确保其内容的完整性和准确性。例如，某单位在2020年对文书进行鉴定时，发现一批涉及重大历史事件的档案，经过整理归档，为后续研究提供了宝贵资料。

(3)文书保管与维护工作是一项长期、复杂、细致的工作，需要相关部门和人员的共同努力。在实施过程中，应建立健全相关制度和规范，明确各部门和人员的职责，确保文书保管与维护工作有序进行。例如，某市档案馆制定了《文书保管与维护工作细则》，明确了文书保管、检查、维护、修复等各个环节的具体要求。同时，加强人员培训，提高文书保管与维护人员的业务素质。在硬件设施方面，该档案馆投资数百万元，购置了先进的温湿度控制系统、防虫防霉设备等，有效提高了文书的保管水平。通过这些措施，该档案馆的文书保管与维护工作取得了显著成效，文书损坏率逐年下降，为文书的长期保存和有效利用提供了有力保障。

三、文书查阅与借阅

(1)文书查阅与借阅是文书管理服务的重要组成部分，旨在满足用户对历史资料、政策法规和业务数据的查询需求。据统计，我国每年文书查阅与借阅量高达数百万次。以某省图书馆为例，2019年文书查阅与借阅次数超过50万次，其中，行政文书查阅占比最高，达到40%。文书查阅与借阅工作通常通过以下流程进行：首先，用户需填写查阅申请表，详细说明查阅目的和所需文书的类型；其次，档案管理人员根据申请表内容，检索相关文书；最后，将检索到的文书提供给用户查阅。为确保文书查阅与借阅的规范性和安全性，该图书馆实行了严格的查阅制度，如查阅者需出示有效证件，查阅过程中不得擅自复制、拍照或带走文书等。

(2)在文书借阅方面，我国许多单位实行了电子借阅和纸质借阅相结合的模式。电子借阅方式便于用户随时随地查阅和下载文书，提高了文书利用效率。据统计，某企业2018年度电子借阅次数达到10万次，纸质借阅次数为5万次。电子借阅系统通常具备以下功能：一是文书检索，用户可通过关键词、分类、时间等条件快速找到所需文书；二是文书下载，用户可在确保版权的前提下，下载电子版文书；三是借阅记录，系统自动记录用户的借阅历史，便于用户跟踪和管理。纸质借阅方面，单位通常设立专门的借阅室，配备专业的借阅人员，对借阅流程进行严格管理。例如，某机关借阅