文件收(发)管理制度.docxVIP

PAGE

1-

文件收(发)管理制度

一、总则

一、总则

（1）为加强公司文件收发管理，确保文件传递的及时性、准确性和必威体育官网网址性，提高公司工作效率，特制定本制度。

（2）本制度适用于公司内部所有文件的收发工作，包括但不限于公文、报告、通知、函件等。文件收发工作应遵循国家法律法规、公司规章制度及行业标准，确保文件管理的规范化和科学化。

（3）公司设立文件收发管理部门，负责文件收发的组织、协调和监督工作。文件收发管理部门应配备专职或兼职人员，负责文件接收、登记、分发、归档等工作。文件收发人员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉文件管理相关法律法规和公司规章制度。

（4）公司文件分为绝密、机密、秘密和内部文件四个等级，不同等级的文件有不同的保管和使用要求。绝密文件是指涉及国家秘密，一旦泄露可能对国家安全和利益造成严重损害的文件；机密文件是指涉及公司秘密，一旦泄露可能对公司利益造成损害的文件；秘密文件是指涉及公司内部事务，一旦泄露可能对公司利益造成损害的文件；内部文件是指不涉及公司秘密，仅供公司内部使用的文件。

（5）文件收发管理部门应建立健全文件登记制度，对收到的文件进行登记，包括文件名称、来文单位、文号、密级、接收日期、接收人、分发情况等。登记信息应准确、完整，便于查询和管理。

（6）文件收发管理部门应制定文件分发流程，明确文件分发的时间、地点、接收人等。文件分发时应注意必威体育官网网址，确保文件安全传递到指定接收人手中。

（7）公司应定期对文件收发工作进行自查，发现问题及时整改。文件收发管理部门应定期向公司领导汇报文件收发工作情况，提出改进意见和建议。

（8）本制度自发布之日起实施，原有相关规定与本制度不符的，以本制度为准。公司各部门和员工应严格遵守本制度，确保文件收发工作的规范化和高效化。

二、文件分类及归档

(1)公司文件根据内容性质、机密程度和保管期限，分为永久、长期、短期和临时四类。永久类文件需长期保存，如公司章程、重要合同等；长期类文件保存期限在10年以上，如年度报告、财务报表等；短期类文件保存期限在1至10年，如项目文件、会议记录等；临时类文件保存期限在1年以内，如日常通知、工作计划等。

(2)文件归档工作由文件收发管理部门负责，归档前需对文件进行整理和鉴定。整理包括对文件进行分类、编目、装订等，确保文件整齐有序；鉴定则是对文件的真实性、完整性和准确性进行审查，确保归档文件的质量。归档文件应按照档案分类号、年份、顺序号进行排列。

(3)归档文件应存放在符合国家档案管理标准的档案室，档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等设施。档案室工作人员应定期对档案进行清理和维护，确保档案的安全和完整。电子文件归档时，应按照电子档案管理规范进行，确保电子档案的备份和恢复能力。

三、文件收发流程

(1)文件收发流程分为接收、登记、分发、归档和销毁五个环节。接收环节要求收件人核对文件信息，确认无误后签字接收；登记环节对文件进行详细记录，包括文件名称、文号、密级、接收时间等；分发环节根据文件性质和接收人要求，将文件及时送达；归档环节将文件按照规定进行分类、编目、装订，并存放在档案室；销毁环节对过期或无保存价值的文件进行集中销毁，确保信息安全。

(2)接收文件时，收件人应仔细核对文件名称、文号、密级等信息，确认无误后签字接收。若发现文件信息不符或文件破损，应立即向文件收发管理部门报告。对于紧急文件，收件人应优先处理，确保文件及时传递。

(3)文件分发过程中，文件收发管理部门应根据文件性质和接收人要求，选择合适的分发方式，如直接送达、电子邮件或内部传阅。分发时应确保文件安全，避免文件在传递过程中丢失或泄露。对于需要必威体育官网网址的文件，应采取加密或专人送达等措施，确保文件安全。

四、文件保管与必威体育官网网址

(1)文件保管工作应严格按照国家必威体育官网网址法律法规和公司内部必威体育官网网址制度执行。文件保管人员需具备必威体育官网网址意识，对所保管的文件负有直接责任。文件应存放在安全可靠的档案室或保险柜中，确保文件不受损坏、丢失或泄露。

(2)文件必威体育官网网址措施包括但不限于：对涉密文件进行加密处理，设置访问权限；对文件进行定期检查，防止文件被非法复制或传播；对文件保管场所进行监控，防止外部人员非法进入；对文件处理人员进行必威体育官网网址教育和培训，提高其必威体育官网网址意识。

(3)文件使用过程中，应遵循“最小化原则”，即仅向有权限的人员提供必要的信息。使用文件时，应在规定范围内使用，不得擅自扩大文件使用范围。文件使用完毕后，应及时归还，不得擅自留存或传播。对于涉及国家秘密或公司商业秘密的文件，应严格按照相关规定进行保管和使用。

五、奖惩与监督

(1)公司对文件收发管理工作中表现突出的个人或部门给予表彰和奖励。根据《公司奖惩条例》，对在文件必威体育官网网址、归档、分发等方面做出显著贡献的员工，给予一次性奖金1000元至5000元不等。例如