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收文管理制度文件

第一章文件概述

第一章文件概述

(1)为规范收文管理工作，提高工作效率，确保文件处理的质量和速度，特制定本收文管理制度。本制度适用于我单位内部所有收文工作，包括政府文件、上级单位文件、平级单位文件以及各类函件等。根据我国《档案法》及相关法律法规，结合我单位实际情况，本制度对收文的管理流程、处理要求、职责分工等方面进行了明确规定。

(2)近年来，随着信息化技术的飞速发展，我单位收文数量逐年增加，文件类型日益多样化。据统计，2019年我单位收文量达到5000份，同比增长15%。为应对这一趋势，本制度强调收文工作的标准化、规范化和信息化，通过建立电子收文系统，实现文件在线接收、登记、分发、归档等环节的自动化处理，提高工作效率，降低人为错误率。

(3)本制度旨在通过明确收文管理职责，加强部门协作，形成高效、有序的收文工作体系。以2018年为例，我单位收文处理周期平均为3个工作日，较2017年缩短了1.5个工作日。通过本制度的实施，预计2020年我单位收文处理周期将进一步缩短至2个工作日以内，有效提升单位行政效能，为更好地服务社会和群众提供有力保障。

第二章收文管理职责与权限

第二章收文管理职责与权限

(1)收文管理实行统一领导、分级负责的原则。单位设收文管理部门，负责收文的接收、登记、分发、传阅、归档等工作。各部门指定专人负责本部门的收文工作，确保收文及时处理。

(2)收文管理部门负责人对本单位的收文管理工作全面负责，包括制定收文管理规章制度、监督收文处理流程、协调各部门收文工作等。各部门负责人对本部门收文工作负有直接责任，确保收文处理及时、准确。

(3)收文管理部门具有以下权限：一是对收文进行登记、分发、传阅；二是对不符合规定的收文有权退回或要求补正；三是对收文处理过程中出现的问题有权提出整改意见；四是对违反收文管理规定的个人或部门有权提出批评或追究责任。各部门在收文处理过程中应积极配合，遵守相关规定。

第三章收文处理流程

第三章收文处理流程

(1)收文接收：收文管理部门负责接收各类文件，包括纸质文件和电子文件。对于纸质文件，需在收到当日登记在收文登记簿上，并注明文件来源、文号、标题、密级等信息。以2020年为例，我单位共接收纸质文件1200份，电子文件800份。

(2)文件登记与分发：收文管理部门对登记的文件进行分类，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责进行分发。重要文件需在当日送达相关部门，一般文件在次日送达。例如，2021年第一季度，我单位共分发文件3000份，其中紧急文件200份，一般文件2800份。

(3)文件传阅与处理：各部门收到文件后，按照文件要求进行传阅和处理。传阅文件需在规定时间内完成，并做好传阅记录。如遇文件内容涉及多个部门，需协调相关部门共同处理。以2022年第二季度为例，我单位共处理文件5000份，其中需多个部门协作处理的文件达1200份，有效提高了工作效率。

第四章收文归档与查询

第四章收文归档与查询

(1)收文归档是收文管理的重要环节，旨在确保文件的安全、完整和便于查询。根据我国《档案法》及相关规定，我单位实行集中统一归档制度。自2019年起，我单位收文归档率达到100%，归档文件数量逐年上升。2020年，归档文件量达到15000份，较2019年增长20%。归档过程中，我们采用条形码管理系统，为每份文件赋予唯一标识，便于快速定位和检索。

(2)收文归档工作严格按照文件类型、密级、形成时间等标准进行分类整理。归档文件包括但不限于政府文件、上级单位文件、平级单位文件、函件、会议纪要等。以2021年为例，我单位归档政府文件3000份，上级单位文件2000份，平级单位文件1500份，函件1200份。归档文件均按照国家档案标准进行装订，确保文件整齐、美观、耐用。

(3)收文查询服务是我单位提供的一项重要服务，旨在方便各部门和人员快速找到所需文件。我单位建立了电子档案查询系统，实现了文件在线检索、浏览、下载等功能。自系统上线以来，查询次数逐年攀升。2022年，查询次数达到5000次，其中，通过电子档案查询系统查询的文件占到了总查询量的80%。此外，我单位还设有专门的档案查询窗口，为无法使用电子查询系统的用户提供人工查询服务。通过这些措施，我单位收文归档与查询工作得到了有效提升，为单位的决策和工作提供了有力支持。