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2025年学校档案工作管理制度(2)

第一章学校档案工作组织与管理

(1)学校档案工作组织与管理是确保档案资源得到有效利用和传承的关键环节。根据国家档案局和教育部联合发布的《学校档案管理办法》，我校于2025年成立了档案工作领导小组，由校长担任组长，分管校长担任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责制定学校档案工作规划，审批档案工作重大事项，并监督执行情况。为提高工作效率，学校设立了档案室，配备了专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管和利用等工作。

(2)在组织架构方面，学校建立了完善的档案工作管理体系。档案室下设文书档案科、教学档案科、基建档案科等，各科室分工明确，责任到人。此外，学校还制定了《档案工作应急预案》，确保在突发事件中能够迅速启动应急响应机制，减少档案损失。据统计，自2025年以来，我校档案室共接收各类档案10万余件，整理归档率达到100%，档案管理规范化程度显著提升。

(3)学校注重档案工作的信息化建设，投入资金购置了档案管理软件，实现了档案的电子化、数字化管理。通过信息化手段，档案查询效率提高了80%，档案利用便捷性显著增强。同时，学校还与地方档案馆建立了档案资源共享机制，实现了跨区域档案信息的互通有无。以2025年春季招生为例，通过档案信息化平台，学校在短短一周内完成了近千份学生档案的调阅工作，有力地支持了招生工作的顺利进行。

第二章档案收集与整理规范

(1)档案收集与整理是学校档案工作的基础环节，直接关系到档案资源的完整性和准确性。根据《学校档案收集与整理规范》，我校制定了详细的档案收集计划，明确了收集范围、时间节点和责任人。2025年，学校档案室共收集各类档案资料20余万份，其中，文书档案占比60%，教学档案占比25%，基建档案占比15%。在收集过程中，我们注重对档案资料的审核，确保每份档案的来源可靠、内容真实。

为提高档案收集效率，学校引入了档案收集管理系统，实现了档案收集工作的自动化、智能化。通过系统，档案管理人员可以实时跟踪档案收集进度，对未按时提交的档案进行催办。例如，在2025年秋季学期，学校档案室共收到教学计划、课程安排等教学档案1500余份，通过管理系统，所有档案均在规定时间内完成收集，提高了工作效率。

(2)在档案整理方面，学校严格执行国家档案局发布的《档案著录规则》和《档案分类与编号规则》。档案整理遵循“集中管理、分类存放、便于检索”的原则，确保档案的有序性和可利用性。整理过程中，我们采用计算机辅助手段，对档案进行分类、编目、著录，实现了档案信息的数字化管理。2025年，学校档案室共整理各类档案10万余卷，其中，文书档案整理率达到95%，教学档案整理率达到100%，基建档案整理率达到98%。

学校还定期对档案整理工作进行自查和抽查，确保档案整理质量。例如，在2025年第一季度，学校档案室对近三年收集的档案进行了全面自查，发现并纠正了50余处错误。此外，学校还邀请专家对档案整理工作进行评估，根据评估结果，不断优化整理流程，提高档案整理水平。

(3)档案收集与整理工作不仅需要规范化、标准化的操作，还需要注重档案的保管和利用。学校档案室配备了专业的档案保管设备，如密集架、温湿度控制器等，确保档案在适宜的环境下保存。2025年，学校档案室共接待档案查阅1000余次，涉及各类档案资料3000余份。在档案利用过程中，我们严格执行档案查阅制度，确保档案安全。

为提高档案利用率，学校积极开展档案宣传和培训工作。2025年，学校档案室组织开展了5次档案利用培训，参加培训人员达200余人次。通过培训，提高了教职工的档案意识，使更多人了解和掌握档案利用方法。同时，学校还通过举办档案展览、发布档案信息等方式，扩大档案影响力，使档案资源得到更广泛的利用。

第三章档案保管与利用规定

(1)学校档案保管与利用规定旨在确保档案的安全、完整和有效利用。根据规定，学校档案室实行24小时监控，并配备专职档案保管员，负责档案的日常维护和安全管理。2025年，档案室共进行安全检查12次，及时发现并处理安全隐患5起。例如，在2025年5月，由于连续降雨，档案室及时启动应急预案，对档案库房进行防潮处理，避免了档案受潮损坏。

档案的借阅利用严格遵守《档案借阅制度》。2025年，档案室共接待借阅申请500余次，其中，教职工借阅占80%，学生借阅占20%。借阅过程中，档案保管员对借阅人进行身份核实，确保借阅档案的合法性和安全性。例如，在2025年10月，一位教师因教学需要申请借阅历史档案，经核实身份后，档案保管员为其办理了借阅手续。

(2)学校档案保管工作注重细节，严格执行档案保护标准。档案室采用恒温恒湿系统，确保档案库房温度和湿度在适宜范围内。2025年，档案室对库房环境进行监测，数据显示