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文书档案管理制度(3)

一、文书档案管理制度的适用范围

文书档案管理制度适用于我国各级国家机关、企事业单位、社会团体和其他社会组织，旨在规范文书档案的收集、整理、保管、鉴定、利用和销毁等工作，确保档案工作的科学化、规范化和制度化。根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，文书档案管理制度明确了适用范围，涵盖了以下几方面：首先，各级政府及其工作部门产生的各类文书档案，如行政命令、会议纪要、工作计划、统计报表等，均需按照本制度进行管理。其次，企事业单位在日常运营中形成的各类合同、账簿、凭证、报告等，也是本制度管理的重要对象。据统计，我国企事业单位每年产生的文书档案数量巨大，仅国有大型企业每年产生的文书档案就超过百万份。此外，社会团体和其他社会组织在开展活动、实施项目过程中形成的各类文件、资料等，也纳入本制度的管理范畴。

文书档案管理制度不仅适用于国家机关和企事业单位，还涵盖了一些特殊领域的档案管理。例如，教育系统中的学生档案、教师档案、科研成果档案等，医疗系统中的病历档案、药品档案、医疗事故档案等，都需要按照本制度进行规范管理。以某大型国有企业的档案管理为例，该企业每年产生的文书档案数量达到150万份，其中行政类档案80万份，业务类档案50万份，科技类档案20万份。通过实施文书档案管理制度，该企业实现了档案的集中管理，提高了档案的利用效率，为企业的决策提供了有力支持。

此外，文书档案管理制度还适用于跨地区、跨部门的档案合作与交流。在当前信息化、网络化的大背景下，文书档案的共享与交流日益频繁。本制度规定了档案的移交、借阅、交换等程序，确保了档案在不同机构、不同地区之间的顺畅流通。例如，在跨区域项目合作中，参与各方需要按照本制度的规定，将相关档案进行移交，以确保项目实施过程中信息的完整性和准确性。同时，本制度还鼓励各级档案部门开展档案资源整合，推动档案信息资源的共建共享，为全社会提供更加便捷的档案服务。

二、文书档案的收集与整理

(1)文书档案的收集是档案管理工作的基础，涉及广泛的信息来源。收集工作应遵循全面性、及时性和准确性的原则。对于国家机关和企事业单位，收集范围包括各类行政、业务、科技等文件，以及内部管理文件和对外交流文件。例如，某市政府档案部门在收集工作中，每年收集各类文件约20万份，包括政府工作报告、会议纪要、政策文件等。

(2)文书档案的整理是对收集到的档案进行分类、编目、归档的过程。整理工作应遵循系统性、逻辑性和规范性的要求。整理过程中，首先对档案进行分类，根据档案的性质、内容、形式等进行分组。其次，对分类后的档案进行编目，编制档案目录，确保档案检索的便捷性。例如，某企业档案部门对近三年的业务档案进行整理，分为生产、销售、财务等类别，共编制了5000余条档案目录。

(3)文书档案的整理还应包括档案的装订和归档。装订时，应确保档案的整洁、牢固，便于保管和利用。归档工作则要求档案按照一定的顺序排列，并填写归档登记表。归档后的档案应存放在专门的档案库房，确保档案的安全和必威体育官网网址。例如，某高校档案部门对学生的毕业论文进行整理，按照学院、专业、论文题目等分类，共装订了10000余册，归档于学校档案馆。

三、文书档案的鉴定与保管

(1)文书档案的鉴定是档案管理中的重要环节，旨在确定档案的价值，决定其保存期限和处置方式。鉴定工作通常由具有专业知识的档案管理人员负责，依据国家档案法律法规和档案鉴定标准进行。例如，某市级档案馆在2019年对馆藏档案进行鉴定，共鉴定档案200万份，其中具有永久保存价值的档案占10%，长期保存的占30%，短期保存的占60%。通过鉴定，档案馆成功销毁不再具有保存价值的档案50万份，减少了库房压力。

(2)文书档案的保管是确保档案安全、延长档案寿命的关键。保管工作包括物理保管和数字化保管两个方面。物理保管要求档案库房具备恒温、恒湿、防虫、防火等条件，以防止档案因环境因素而损坏。例如，某省级档案馆投资2000万元建设了现代化档案库房，实现了对档案的恒温恒湿控制，有效延长了档案的保存期限。数字化保管则是对具有较高价值的档案进行数字化处理，便于远程访问和利用。某企业档案部门将过去5年的重要合同和项目文件进行数字化处理，提高了档案的利用效率。

(3)文书档案的保管还需定期进行档案检查和维护。档案管理人员需定期对档案进行清理、修复和消毒，确保档案的完整性和可用性。例如，某市级档案馆每年对馆藏档案进行两次全面检查，检查内容包括档案的排列顺序、装订情况、保存状态等。在检查过程中，发现破损档案3000余份，及时进行了修复和加固。此外，档案馆还定期对档案进行消毒，防止霉菌、虫害等对档案的侵害。通过这些措施，档案馆确保了馆藏档案的安全和长期保存。

四、文书档案的利用与销毁

(1)文书档案的利用是档