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赛事活动策划公司工作管理办法

一、总则

1.为加强公司赛事活动策划工作的规范化、科学化管理，提高工作效率和服务质量，确保各类赛事活动的顺利开展，特制定本管理办法。

2.本办法适用于公司内参与赛事活动策划、组织、执行等相关工作的所有部门及人员。

二、部门与岗位职责

（一）策划部门

1.职责概述：负责赛事活动的整体创意构思、方案策划以及流程设计等工作。

2.具体职责：

根据客户需求和赛事特点，深入调研市场，收集相关信息，分析目标受众，撰写详细且具有创新性的赛事活动策划方案，包括主题设定、活动形式、时间安排、场地布置等内容。

与客户保持密切沟通，及时反馈策划思路，根据客户意见对方案进行修改完善，确保策划方案符合客户预期及赛事目标。

协调各部门，对赛事活动策划涉及的资源需求进行预估，为后续工作开展提供清晰指引。

（二）执行部门

1.职责概述：依据策划部门制定的方案，负责赛事活动的具体组织、实施以及现场执行等工作。

2.具体职责：

根据策划方案，制定详细的执行计划，将各项任务进行分解，明确各阶段的时间节点、责任人以及具体工作要求，确保活动有序推进。

负责赛事活动场地的预定、布置以及活动所需物资的采购、租赁、管理和调配工作，保障活动现场的设施设备正常运行、物资充足且摆放合理。

组织活动现场的工作人员，包括但不限于主持人、礼仪人员、安保人员、志愿者等，进行培训和分工安排，在活动期间做好现场协调、调度和应急处理工作，保障活动顺利进行。

（三）营销推广部门

1.职责概述：负责赛事活动的宣传推广、品牌塑造以及票务销售（如有）等工作，提高赛事活动的知名度和影响力。

2.具体职责：

制定赛事活动的整体营销推广方案，结合线上线下多种渠道，选择合适的媒体平台、广告形式以及营销活动，对赛事进行全方位宣传推广，吸引更多的目标受众参与或关注赛事。

负责赛事活动品牌形象的策划、设计与维护，确保在各类宣传资料、现场布置等方面统一体现品牌元素，提升品牌知名度和美誉度。

针对有票务销售需求的赛事，制定票务销售策略，负责票务系统的搭建、运营以及销售渠道的拓展，做好票务销售管理及客户服务工作。

（四）后勤保障部门

1.职责概述：为赛事活动的开展提供全方位的后勤支持，确保各项工作顺利进行。

2.具体职责：

负责赛事活动期间工作人员及参与人员的餐饮、住宿（如有需要）等安排，确保饮食安全、住宿舒适且符合预算和活动要求。

做好活动现场的安全保卫、医疗急救、卫生清洁等保障工作，制定应急预案，应对各类突发状况，保障人员生命财产安全和活动现场的正常秩序。

负责赛事活动相关设备、物资的运输、仓储以及后续的回收清理工作，确保物资的妥善管理和合理使用。

三、工作流程

（一）项目对接与需求调研

1.业务拓展人员与客户进行初步沟通，了解赛事活动的基本需求、目标、预算以及期望时间等关键信息，签订合作意向书或合同后，将项目移交至策划部门。

2.策划部门成立项目小组，与客户进一步深入沟通，开展市场调研，收集同类型赛事活动的案例及相关行业数据，分析赛事活动的可行性和独特卖点，为策划方案提供依据。

（二）策划方案制定

1.策划部门根据需求调研结果，结合团队创意和专业知识，撰写赛事活动策划方案初稿，内容涵盖活动主题、目的、形式、流程、时间、地点、参与人员、预算分配、预期效果等方面，并组织内部评审，对方案进行优化完善。

2.将策划方案提交给客户审核，根据客户反馈意见及时修改调整，直至客户满意并正式确认方案，形成最终的策划执行文本。

（三）筹备阶段

1.执行部门依据策划方案，制定详细的执行计划，明确各部门及人员的具体任务和时间进度安排，同时召开筹备工作会议，向各相关部门传达任务要求，确保信息对称、协同一致。

2.各部门按照执行计划开展工作，营销推广部门进行宣传推广工作的实施，后勤保障部门落实场地、物资、人员等各项保障准备，执行部门跟进场地布置、人员组织等事宜，策划部门在过程中提供必要的指导和协助。

（四）活动执行阶段

1.在赛事活动当天，执行部门提前到达现场，再次检查各项准备工作是否就绪，组织工作人员各就各位，按照既定流程有序开展活动。

2.营销推广部门在活动现场持续进行品牌宣传、互动推广等工作，后勤保障部门做好现场的安全、医疗、餐饮等服务保障，各部门保持密切沟通、协同配合，及时处理现场出现的各类突发情况，确保活动顺利进行。

（五）活动总结与评估

1.活动结束后，各部门及时对本部门工作进行总结复盘，整理工作资料、数据以及反馈信息，分析工作中的优点和不足之处，提出改进建议，形成部门总结报告提交给公司管理层。

2.公司管理层组织召开项目总结会议，综合各部门报告，对整个赛事活动进行全面评估，评估指标包括活动效果、客户满意度、成本控制、品牌影响力等方面，总结经验教训，为今后的赛事