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收发文管理新版制度

一、制度总则

第一章制度总则

(1)为规范公司收发文管理工作，提高工作效率，确保文件处理的准确性和及时性，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有文件收发、传递、归档和销毁等工作。

(2)收发文管理遵循以下原则：依法合规、规范操作、及时准确、安全必威体育官网网址。各部门应严格按照本制度要求，确保文件处理的合法性、规范性和有效性。

(3)公司设立收发文管理办公室，负责公司收发文工作的组织、协调和监督。收发文管理办公室应配备专兼职人员，负责文件收发、登记、传递、归档和销毁等工作。各部门应积极配合收发文管理办公室的工作，确保文件处理的顺利进行。

二、收发文流程

第二章收发文流程

(1)收文流程：收文人员接收文件时，应详细记录文件来源、标题、文号、密级等信息，并进行初步审查。审查合格后，将文件送至相关部门负责人审批。审批通过后，由收文人员将文件送至相关部门。各部门负责人应在规定时间内签收文件，并安排专人负责文件的接收、登记和分发。

(2)发文流程：发文部门拟稿后，需经过部门负责人审核签字，然后送至办公室进行校对和格式审查。审查无误后，由办公室负责人签字，并加盖公司公章。文件经审批后，由办公室统一发送。发送文件时，应注明接收单位、文号、密级等信息，并确保文件安全传递。

(3)文件传递流程：文件传递过程中，应确保文件的必威体育官网网址性和完整性。传递文件时，传递人员应随身携带文件，不得随意丢弃或泄露文件内容。传递至相关部门后，接收人员应在文件传递清单上签字确认，以确保文件传递的准确性和及时性。

三、文件管理要求

第三章文件管理要求

(1)文件分类与归档：根据文件的性质和用途，公司文件分为秘密文件、机密文件和普通文件三类。秘密文件涉及公司核心商业机密，机密文件涉及公司重要商业机密，普通文件涉及一般工作信息。公司应每年对文件进行分类整理，确保分类准确无误。例如，2021年度，公司共产生秘密文件200份，机密文件300份，普通文件500份。所有文件应按照《中华人民共和国档案法》及相关规定进行归档管理，确保文件完整性和可追溯性。

(2)文件保管与安全：公司文件应存放在符合档案保管要求的专用档案室，由专人负责管理。档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全措施。例如，公司档案室配备有先进的防火报警系统、防盗报警系统和温湿度控制系统，确保文件安全。此外，公司每年对档案室进行安全检查，确保文件保管措施到位。在2020年的一次安全检查中，公司档案室发现并整改了5处安全隐患，有效降低了文件损坏风险。

(3)文件查阅与借阅：公司员工因工作需要查阅文件时，应向档案室提出申请，并填写《文件查阅申请表》。档案室根据申请内容，对文件进行审查，确保查阅行为符合规定。例如，2022年，公司共受理文件查阅申请100余次，全部按时完成查阅工作。对于需要借阅的文件，档案室应登记借阅人信息、文件名称、借阅时间、归还时间等，并要求借阅人在规定时间内归还文件。在2021年度，公司有10份文件因借阅不当导致丢失，公司随即采取措施加强借阅管理，提高员工档案意识。

四、监督与考核

第四章监督与考核

(1)监督机制：公司设立收发文管理监督小组，负责对收发文工作的全过程进行监督。监督小组由办公室、人力资源部、审计部等部门人员组成，每季度至少进行一次全面检查。自2020年起，监督小组共开展了10次监督检查，发现并纠正了20余项违规问题。例如，在2021年的一次检查中，监督小组发现某部门存在文件归档不及时、文件分类不准确等问题，及时督促该部门整改，有效提高了文件管理水平。

(2)考核评价：公司对收发文工作进行定期考核，考核内容包括文件处理效率、文件准确性、文件必威体育官网网址性等方面。考核结果与部门及个人绩效挂钩，确保收发文工作的高效性和规范性。2022年，公司对收发文工作进行了年度考核，共评定优秀部门3个，优秀个人10名。考核结果显示，文件处理效率提高了15%，文件准确性达到98%，文件必威体育官网网址性得到有效保障。

(3)奖惩措施：对于在收发文工作中表现突出的部门和个人，公司将给予奖励，包括物质奖励和精神鼓励。例如，2021年，某部门因收发文工作成绩显著，荣获公司“先进部门”称号，部门负责人获得晋升机会。同时，对于违反收发文管理规定的行为，公司将严肃处理，包括通报批评、经济处罚、解除劳动合同等。2020年，公司因收发文违规问题处理了5名责任人，有效震慑了违规行为。通过奖惩措施的实施，公司收发文管理水平得到持续提升。

五、附则

第五章附则

(1)本制度自发布之日起实施，原有收发文管理规定与本制度不一致的，以本制度为准。自2019年起，公司收发文工作经历了多次制度调整，旨在适应公司业务发展和外部环境变化。本制度的实施，将进一步提升公司收发文管理的规范化、标准化水平。例如，在2020年度，公