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学校行政公文格式

一、公文格式基本要求

(1)学校行政公文格式是学校内部管理的重要工具，其规范性直接关系到公文的正式性和严肃性。公文格式基本要求包括公文的整体结构、字体字号、行间距、页边距等多个方面。公文的整体结构需保持清晰、严谨，各部分之间应有明确的层次感，便于阅读和检索。字体字号要符合国家相关规定，一般使用宋体或仿宋体，字号应适中，以保证公文的正式性和易读性。行间距和页边距的设置也应遵循规范，以确保公文的整洁和美观。

(2)在公文格式基本要求中，公文的纸张尺寸和颜色也是重要的组成部分。根据国家规定，学校行政公文一般采用A4型纸张，纸张颜色应为白色。公文的排版方式应当遵循从上至下、从左至右的顺序，确保公文内容的连贯性和可读性。同时，公文的装订方式也应规范，通常采用左侧装订或骑马钉装订，确保公文在传递过程中的安全性和稳定性。

(3)公文格式的基本要求还包括公文的标题、发文单位、发文日期、文号等要素的规范设置。标题应简洁明了，能够准确反映公文的主要内容；发文单位应使用全称或规范化简称；发文日期应按照公文的实际发布时间填写，确保公文的时效性；文号则应按照学校公文管理规定进行编制，以方便公文的归档和查询。此外，公文的附件也应按照规范进行标注和附上，确保公文内容的完整性。

二、公文各组成部分及其规范

(1)公文标题是公文的重要组成部分，其规范要求包括使用规范的汉字，标题应简洁明了，能够准确反映公文的主要内容。根据《党政机关公文处理工作条例》，公文标题一般由发文机关名称、事由和文种组成。例如，某学校发布的通知标题可以是“关于开展春季校园安全大检查的通知”。在标题的字体字号上，一般使用二号小标宋体字，对于某些特殊公文，如命令、决定等，标题字体可以适当放大。

(2)发文单位是公文的法定作者，其规范要求包括使用全称或规范化简称。发文单位名称应位于公文首页红色分隔线下空二行位置，居中排布。在具体案例中，如某学校以“XX大学”名义发文，则应在公文中明确标注为“XX大学”，避免使用简称。发文日期是公文生效的起始时间，其规范要求包括年、月、日齐全，格式为“YYYY年MM月DD日”。在编排时，年月日应使用阿拉伯数字，置于发文单位名称右侧，用括号括入。

(3)公文正文是公文的核心内容，其规范要求包括层次分明、条理清晰、语言精炼。正文一般分为开头、主体和结尾三个部分。开头部分应简要介绍发文背景和目的，主体部分应详细阐述公文的主要内容，结尾部分应提出明确的要求或建议。在具体案例中，某学校发布的通知，正文部分可能包括以下内容：一是对当前工作形势的分析；二是具体工作要求；三是工作措施和保障。在字体字号上，正文一般使用三号仿宋体字，行间距为28磅，页边距为上下左右各2.54厘米。此外，公文中的数字、日期、图表等应按照国家标准进行标注和排版。

三、公文格式示例及注意事项

(1)公文格式示例中，以一份学校内部通知为例，其格式如下：首先，在公文首页上方居中位置，用二号小标宋体字标注“XX学校”字样，下方用三号仿宋体字标注“通知”二字。接着，在标题下方空一行，用三号仿宋体字居中标注“关于开展春季校园安全大检查的通知”。发文单位名称位于红色分隔线下空二行位置，居中排布，如“XX大学办公室”。发文日期则位于发文单位名称右侧，用括号括入，如“（2023年3月15日）”。正文部分，开头简要介绍检查背景，主体详细阐述检查内容、时间、地点等，结尾提出具体要求。

(2)在公文格式示例中，对于正文的层次划分，一般采用一级标题、二级标题和三级标题。以通知为例，一级标题使用三号黑体字，如“一、检查内容”；二级标题使用三号楷体字，如“（一）安全意识教育”；三级标题使用三号仿宋体字，如“1.加强学生安全意识教育”。正文内容应条理清晰，层次分明，便于阅读。例如，在“（二）安全隐患排查”部分，可以列出具体排查项目，如“1.消防设施检查；2.用电安全检查；3.食品安全检查”。

(3)在公文格式示例中，附件是公文的补充材料，其规范要求包括在正文下方标注“附件”二字，并附上附件名称。如“附件：1.春季校园安全大检查方案；2.安全检查工作安排表”。附件名称应使用三号仿宋体字，并与正文内容保持一致。在编排附件时，应确保附件与正文内容紧密相关，且附件的排列顺序应与正文中的标注顺序一致。例如，在通知中，附件应放在正文之后，并在封面标注“附件共2项”。在实际操作中，如附件较多，可分批次附上，并在封面标注“附件1-5”、“附件6-10”等。