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众泰控股集团有限公司

记录控制流程

文件编号发行日期版本号页次

ZT/QP-12-0022015年08月18日A/12/5

1.目的

本流程对适用于本公司的质量和质量体系运行有关的记录的控制和管理作出规定,为证明质量符合

规定要求和质量体系有效运行提供证据，为质量改进提供依据。

2.范围：

适用于与产品质量和质量体系运行有关的记录的控制。

3.总则:

3.1集团各相关部门负责本部门归口的质量记录文件的收集、标识。

3.2集团档案室负责集团相关记录质量记录文件的归档、贮存和管理。

3.3事业部、研究院负责对本部门质量记录的收集、标识、归档、贮存和管理进行监督,在内审时

对质量控制记录进行检查。

4、职责

4.1各部门：根据质量控制要求和质量体系运行要求，编制各类记录表单，由部门负责人审核批准

4.2集团质量管理部文控人员：负责各部门记录表单编号；建立质量记录索引，记录索引应包括归

档类别、保存期限、负责人等。

4.3集团档案室：负责集团记录的收集、维护、访问和过期记录的销毁；研究院：负责研究院记录

的收集、维护、访问和过期记录的销毁；

4.4一级记录表单：随所附的程序或指导书一并审核和批准。

4.5二级记录表单:由编制人所在部门负责人在文件编制变更发放申请表上进行批准确认。

4.6涉及法律法规相关的记录表单，由接收部门按原格式进行分类保存。

5、控制内容

5.1记录表单的发放

5.1.1记录表单编制人员将记录表单电子版发送给文控人员,并填写【文件编制变更发放申请表】

在申请表上注明期望发放完成时间；

5.1.2文控人员将待发放的记录表单上载到内部网络的文件记录表单存放空间；

5.1.3文控人员通过OA的方式通知记录表单使用部门记录表单发放事件；

5.1.4记录表单使用人员登陆内部网络文件记录表单存放空间打印相应的记录表单。

5.2记录表单的填写

5.2.1记录应按规定要求填写，确保记录真实、完整、清晰、可追溯；

5.2.2记录应填写时间和/或序号，记录为多页时，应注明页码，确保记录的完整；

5.2.3记录的每个区域必须填写。如果此区域要求的信息不适合请填写N/A或别的指示以证明

此区域没有忽略掉；

5.2.4记录不能随意更改，如需更改，更改人员应在更改处签名或盖章。

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5.3记录的收集

5.3.1记录应定期从使用单位收回；

5.3.2回收的记录应按时间先后顺序分类、编索引、保存。

5.4记录的保存

5.4.1记录应保存在专架或专柜内，保持适宜的环境，防止记录的损坏和丢失；

5.4.2记录应在指定位置妥善保管，保管方式应易于存取、检索和查阅。

5.4.3记录的保存期

保存期如下表

NO质量记录类别保存期限

1项目策划文件产品停产后10年

2员工培训档案（含资格证明文件）服务有效期10年

3计量检定/校准记录产生当年10年

4检验和试验记录产生当年