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学校档案管理制度及职责(10汇总)

一、学校档案管理制度概述

学校档案管理制度概述

(1)学校档案管理制度是学校档案工作的重要组成部分，是确保学校档案工作科学、规范、有序进行的基础性工作。该制度旨在建立健全学校档案工作的组织体系、工作流程和规范标准，以实现档案资源的有效利用和保障学校各项工作的顺利开展。

(2)学校档案管理制度明确了档案管理的目标、原则、范围、内容和方法，对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等方面提出了具体要求。它要求学校各部门、各单位要高度重视档案工作，切实履行档案管理职责，确保档案的完整、准确、系统和安全。

(3)制度强调，学校档案管理应当遵循国家档案法律法规和学校实际情况，坚持真实性、完整性、准确性、系统性和必威体育官网网址性原则。在档案管理过程中，要注重档案的标准化、规范化建设，提高档案管理的现代化水平，以适应学校教育、教学、科研和社会服务的需要。同时，还要加强档案工作人员的培训和队伍建设，提高档案管理的专业素质和服务能力。

二、学校档案管理职责划分

学校档案管理职责划分

(1)学校档案管理部门负责全校档案工作的统筹规划、组织协调和监督实施。以某中学为例，其档案管理部门设有档案室，配备专职档案员2名，兼职档案员5名，共同负责全校档案的收集、整理、保管和利用工作。近年来，该部门共收集各类档案资料10万份，整理归档档案8000余卷。

(2)教务部门负责学校教育教学档案的管理，包括教师教案、学生学籍、课程设置等。以某小学为例，教务部门每年收集整理学生学籍档案5000余份，教师教案档案2000余份。此外，教务部门还定期对教育教学档案进行数字化处理，提高档案利用效率。

(3)人事部门负责学校人事档案的管理，包括教职工的招聘、调动、退休等档案。以某高校为例，人事部门每年收集整理教职工档案3000余份，其中涉及教师、科研人员、管理人员等。人事部门还定期对人事档案进行审查，确保档案的准确性和完整性。同时，人事部门还负责对全校教职工进行档案管理培训，提高档案管理水平。

三、档案收集与整理

档案收集与整理

(1)档案收集是档案管理工作的基础环节，其目的是确保档案的完整性和系统性。在收集过程中，学校应遵循全面性、及时性和准确性原则。以某中学为例，其档案收集范围包括学校发展规划、教育教学文件、学生学籍材料、教职工人事档案、财务报表、科研成果等。学校每年收集档案资料约20万份，确保了档案的全面性。

(2)档案整理是档案管理工作的核心环节，其目的是使档案有序、系统、便于查找和利用。整理工作主要包括分类、编目、装订等。以某大学为例，其档案整理工作按照国家档案分类标准进行，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。整理过程中，学校采用计算机辅助档案管理，提高了整理效率和准确性。此外，学校还定期对整理后的档案进行质量检查，确保档案整理质量。

(3)档案收集与整理过程中，学校应注重档案的数字化建设。以某职业技术学院为例，学院投入资金购置了档案数字化设备，对馆藏档案进行数字化处理。数字化档案不仅提高了档案的保存安全性，而且便于远程查阅和利用。学院还建立了档案数据库，实现了档案信息的快速检索和共享。通过数字化建设，学院档案管理工作迈上了新的台阶。

四、档案保管与利用

档案保管与利用

(1)档案保管是确保档案安全、延长档案寿命的重要环节。学校应建立健全档案保管制度，采取有效措施防止档案的自然损耗和人为损坏。例如，某中学档案室配备了恒温恒湿设备，确保档案存放环境的稳定。近年来，该档案室共保管各类档案20万卷，未发生任何档案丢失或损坏事件。

(2)档案利用是档案工作的最终目的。学校应提供便捷的档案查询服务，满足师生和社会各界的查阅需求。以某高校为例，学校档案室每年接待档案查阅人数达5000人次以上，提供档案利用服务3000余次。学校还通过建立档案查阅预约制度，提高了档案利用效率。此外，学校还定期举办档案展览和讲座，提高师生对档案工作的认识和兴趣。

(3)档案信息化建设是提高档案利用效率的重要途径。某职业技术学院投入资金建立了档案信息管理系统，实现了档案的数字化、网络化。该系统支持远程查阅、在线借阅等功能，极大地方便了师生和社会各界的利用。据统计，该系统自投入使用以来，累计提供在线查阅服务超过10万次，有效提升了档案的利用率和便捷性。同时，学院还与政府部门、企事业单位建立档案信息共享机制，促进了档案资源的整合与利用。