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公司基础服务内部管理办法

一、总则

为加强公司基础服务工作的规范化、标准化管理，提高服务质量和效率，确保公司各项业务的顺利开展，特制定本管理办法。本办法适用于公司内部涉及基础服务的各部门及相关岗位人员。

二、基础服务范围

1.办公环境维护

办公区域的清洁卫生，包括地面清扫、垃圾清理、卫生间清洁等，确保办公环境整洁、舒适。

办公设施的日常维护与报修，如照明设备、空调系统、办公桌椅、水电设施等，保证设施正常运行，及时处理设施故障，减少对工作的影响。

2.文件与资料管理

文件的收发、登记、传递、归档与保管，确保文件资料的完整性、准确性和安全性，方便查阅与使用。

公司内部资料的印刷、复印、装订等工作，严格控制资料的使用范围和数量，避免浪费和泄密。

3.会议与活动服务

会议室的预订、布置与设备调试，根据会议需求准备会议资料、茶水等，保障会议的顺利进行。

公司内部活动的策划、组织与现场支持，包括活动场地安排、物资采购、人员协调等，确保活动达到预期效果。

4.员工餐饮与福利服务

员工食堂的运营管理，保证食品安全、卫生，提供营养均衡、口味适宜的餐食，合理控制成本，不断改进菜品质量和服务水平。

员工福利物资的采购、发放与管理，确保福利的及时、准确发放，满足员工的基本福利需求，增强员工的归属感和满意度。

5.安全与保卫工作

公司办公区域的安全巡逻、门禁管理、监控设备维护等，防范盗窃、火灾、破坏等安全事故的发生，保障公司财产和员工人身安全。

安全培训与教育的组织实施，提高员工的安全意识和应急处理能力，定期开展安全演练，检验和完善应急预案。

三、部门与岗位职责

1.行政部门

作为基础服务的主要管理部门，负责制定基础服务的各项规章制度和工作流程，并监督执行情况。

协调各部门之间的基础服务需求，合理调配资源，确保服务工作的高效开展。

负责办公环境的整体规划与建设，包括办公区域的布局调整、装修改造等项目的实施与管理。

对办公设施进行统一采购、登记、调配和报废处理，建立设施设备档案，定期进行盘点清查。

组织和管理公司的文件与资料工作，制定文件管理制度，指导各部门做好文件的归档与保管工作，负责公司重要文件和档案的集中保管。

2.后勤部门

承担办公区域的日常清洁卫生和环境维护工作，制定清洁工作计划和标准，监督保洁人员的工作质量，及时处理环境卫生问题。

负责员工食堂的日常运营管理，包括食材采购、菜品制作、人员管理、成本核算等工作，确保食堂的正常运转和食品安全。

管理员工宿舍（如有），做好宿舍的分配、设施配备与维护、卫生管理等工作，为员工提供良好的居住条件。

负责公司内部的水电、空调、电梯等设施设备的维修与保养工作，建立设备维修保养档案，定期进行巡检和维护，确保设施设备的安全稳定运行。

3.人力资源部门

协助行政部门制定员工福利政策和计划，负责福利物资的采购预算编制和审核工作，监督福利物资的采购和发放过程，确保福利的公平、公正发放。

组织开展员工满意度调查，收集员工对基础服务工作的意见和建议，反馈给相关部门并督促改进，提升员工对基础服务的满意度。

4.各业务部门

根据本部门的工作需求，提前向行政部门或相关服务部门提出基础服务申请，如会议室预订、文件复印、办公设施维修等，确保服务需求的准确性和及时性。

配合行政部门和后勤部门做好办公环境的维护工作，保持本部门办公区域的整洁、卫生，督促员工爱护办公设施，遵守公司的各项规章制度。

负责本部门文件资料的整理和归档工作，按照公司文件管理制度的要求，定期将文件资料移交至行政部门进行集中保管，确保文件资料的完整性和安全性。

四、服务流程与标准

1.办公环境维护

清洁卫生工作

每日上班前完成办公区域的全面清洁，包括地面清扫、桌面擦拭、垃圾清理等工作，保持办公环境整洁干净。

卫生间每小时进行一次清洁巡查，及时清理便器、洗手台和地面的污渍，定期消毒，确保卫生间无异味、卫生达标。

公共区域如走廊、楼梯、电梯间等每日定时清洁，保持地面无杂物、扶手无灰尘。

办公设施维护

建立办公设施报修制度，员工发现设施故障后，应及时填写《办公设施报修单》，提交至行政部门或后勤部门。

后勤部门收到报修单后，应在[X]小时内响应，安排维修人员前往现场进行维修。对于一般性故障，维修人员应在[X]小时内修复；对于较为复杂的故障，应及时向报修人说明情况，并制定维修方案，尽快修复，确保设施的正常使用。

2.文件与资料管理

文件收发

外来文件由行政部门负责接收，在《文件收发登记表》上进行登记，注明文件名称、文号、日期、来文单位等信息，并及时呈送相关领导批阅。

内部文件由发文部门负责填写《文件发文审批表》，经领导审批后，交行政部门统一编号、印发，并做好发文登记工作，确保文件的发放准确无误。

文件传递

文件传递应遵循及时、准确、安全的原则，根据文件的紧