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中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理实施细则

一、总则

(1)为加强中国石化基本建设工程项目档案资源归档管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，特制定本实施细则。本细则适用于中国石化所有基本建设工程项目档案的归档、保管和利用工作。

(2)本细则遵循国家档案法律法规和行业标准，结合中国石化实际情况，旨在规范档案管理流程，提高档案管理水平，为基本建设工程项目的决策、管理和科研提供可靠依据。

(3)建设工程项目档案是工程建设活动的历史记录，是反映工程建设成果的重要资料。各单位应高度重视档案工作，将其纳入工程建设全过程，确保档案的及时、准确归档，为工程项目的顺利实施和后期维护提供有力保障。

二、归档范围和内容

(1)归档范围包括基本建设工程项目从立项、设计、施工、竣工验收到后期维护等各个阶段形成的各种纸质、电子文件和声像材料。具体包括项目可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工日志、验收报告、竣工图纸、工程质量评定资料、工程变更记录、合同协议、会议纪要、照片、录音录像等。

(2)归档内容应确保真实、完整、准确，反映工程建设全过程。纸质文件应保持整洁，字迹清晰可辨；电子文件应采用标准格式，确保长期保存和读取；声像材料应确保音质和画面清晰。归档材料应按照项目类别、时间顺序、文件类型等进行分类整理。

(3)归档材料应包含以下主要内容：项目概况、立项依据、设计文件、施工方案、施工记录、质量监督报告、验收记录、竣工图纸、工程变更、技术总结、财务决算、档案管理情况等。对于跨年度、跨部门的项目，应按照项目性质和档案管理要求，分别归档。

三、归档程序

(1)归档程序分为前期准备、收集整理、审核鉴定、归档入库四个阶段。前期准备阶段，需明确归档范围、归档内容、归档时间等，确保档案工作有序开展。例如，在某大型石化项目中，前期准备阶段共收集各类文件资料超过10万份。

(2)收集整理阶段，要求归档人员对收集到的文件资料进行分类、编号、编制目录。以某新建炼油厂项目为例，归档人员在收集整理阶段，对3万份设计文件进行了分类整理，确保每份文件都有唯一标识。

(3)审核鉴定阶段，由档案管理部门组织专业人员进行审核，对归档材料的真实性、完整性、准确性进行鉴定。如发现不合格材料，应退回相关部门进行补充或修改。在某石化工程中，审核鉴定阶段共退回不合格材料200余份，确保了档案质量。归档入库阶段，对审核合格的档案进行数字化处理，实现电子档案与纸质档案的同步管理，提高档案利用率。

四、档案的保管和利用

(1)档案的保管工作至关重要，必须按照国家档案法律法规和行业标准执行。档案库房应保持恒温恒湿，确保档案材料的物理安全。例如，在中国石化某炼油厂档案库房中，采用了先进的温湿度控制系统，保证了库房内的温度始终维持在18-22℃、相对湿度保持在45%-65%之间，确保档案材料不受环境因素影响。

(2)档案的保管还应包括定期检查、维护和修复。对于易损、老化或破损的档案，应进行及时修复和保护。例如，在某石化工程中，由于部分档案材料年代久远，档案管理部门对2000余份文件进行了修复，包括去酸处理、加固、复制等，有效延长了档案的使用寿命。

(3)档案的利用是档案工作的重要环节。档案管理部门应建立健全档案查询、借阅制度，确保档案资源的合理利用。同时，充分利用现代信息技术，实现档案的数字化和远程服务。例如，中国石化某分公司档案部门建立了电子档案管理系统，实现了档案的在线查询、下载和借阅，提高了档案利用效率。此外，档案部门还应定期举办档案利用培训班，提高员工档案意识，培养档案利用人才。通过这些措施，档案的保管和利用工作得到了有效保障。

五、附则

(1)本实施细则自发布之日起实施，原有相关规定与本细则不一致的，以本细则为准。各单位应根据本实施细则制定具体的档案管理细则，并报上级档案管理部门备案。

(2)各单位应定期对本实施细则的实施情况进行检查和评估，对发现的问题及时整改，确保档案管理工作的规范性和有效性。档案管理部门应加强对各单位的指导和监督，确保档案管理的各项要求得到贯彻落实。

(3)本实施细则的解释权归中国石化档案管理部门。如遇特殊情况，需对本实施细则进行修改或补充时，由档案管理部门提出修订意见，经相关领导批准后，以正式文件形式发布。