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大型活动执行流程规范

一、组织结构说明

大型公开性活动工作较为复杂，涉及宣传、广告客户、赞助商以及更多繁杂的现场服务等事

宜。因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案。

本标准将活动执行分为：信息沟通、方案制定、沟通分工、活动筹备、实地勘察、执行方

认定、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而

造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、

完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。

二、信息传递沟通

信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功

的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。

因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的

范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。

活动信息沟通表

活动名称

活动时间活动地点

举办单位协办/联办单位

执行负责人活动规模

执行单位执行负责人

活动目的

活动意义

主要流程

接待标准

其它要求

三、方案制定

活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟

通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各部门讨论，根据修改建议形

成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终

版）。其整体流程如下：

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执行负责人信息沟通

填写活动信息沟通表

制定活动方案与执行方案

与各部门讨论（第二版）

将活动方案（第二版）提交给领导审阅

根据意见确定最终方案

常规活动简要方案基本要素：

活动名称与目的；

活动时间与地点；

举办/联办/协办单位；

与会领导、嘉宾、媒体与规模；

简要流程。

重大活动精细方案基本要素：

活动名称、背景、目的、意义与口号；

举办/承办/联办单位；

活动时间地点；

活动与会领导、嘉宾、媒体与规模；

活动详细流程；

广告赞助客户与外宣合作媒体；

活动会务服务；

其它事项。

活动执行方案的基本要素：

活动基本信息活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等

执行团队分工A、执行总