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学校电话会议室管理制度

一、总则

第一章总则

学校电话会议室是学校内部进行会议、讨论、交流的重要场所，为了确保会议室的合理使用，提高会议室的使用效率，特制定本制度。电话会议室的使用应遵循公平、公开、高效的原则，保证各类会议的正常召开。

根据我国相关法律法规和学校实际情况，电话会议室的设置应符合国家规定的标准，具备良好的通信设备和舒适的环境。为确保会议的顺利进行，电话会议室的面积不应小于50平方米，配备至少一套标准的电话会议系统，包括主控单元、话筒、扬声器、摄像头等，同时配备投影仪、笔记本电脑等辅助设备。

为规范电话会议室的使用，学校成立了电话会议室管理小组，负责会议室的日常管理工作。管理小组由学校办公室、信息中心、后勤保障部门等相关部门人员组成，负责制定电话会议室的使用规则、安排会议室的使用时间、维护会议室的设施设备等。管理小组定期对会议室的使用情况进行检查，对违规使用行为进行查处，确保会议室资源的合理分配和有效利用。

第二章总则中，明确了电话会议室的重要性和使用原则。电话会议室作为学校开展教育教学、行政管理、学术研讨等活动的重要场所，其合理使用对于提升学校工作效率和形象具有重要意义。近年来，随着我国高等教育事业的快速发展，各类会议需求日益增加，电话会议室的利用率逐年上升。据统计，我校电话会议室年使用率已达到80%以上，其中教育教学类会议占60%，行政管理类会议占20%，学术研讨类会议占20%。为适应这一发展趋势，我校将进一步加强电话会议室的管理，确保会议的顺利进行。同时，为提高会议室的使用效率，学校对会议室的使用时间进行了优化调整，实行分时段预约制度，确保各类会议的有序开展。

第三章总则中还规定了电话会议室的使用范围。电话会议室主要用于学校内部各类会议，包括但不限于学校领导班子会议、教职工大会、学术研讨会议、教育教学会议、学生社团活动等。此外，电话会议室还对外接待学校外部的来访、洽谈、交流等活动提供场地支持。为确保电话会议室的规范使用，学校将严格执行会议室使用申请制度，任何单位或个人需使用电话会议室，须提前向管理小组提出申请，经批准后方可使用。

电话会议室的管理工作涉及多个部门和环节，为保证管理工作的顺畅进行，学校建立健全了电话会议室管理责任制。管理小组负责对电话会议室的日常管理工作进行监督，各部门、各学院应积极配合管理小组的工作，确保电话会议室的正常运行。同时，学校对电话会议室的管理工作进行了量化考核，将管理质量与各部门、各学院的年度考核挂钩，以激励各部门、各学院积极参与电话会议室的管理工作。

在电话会议室的管理过程中，学校注重培养广大师生的良好会议习惯，倡导文明、高效、环保的会议风尚。学校通过多种途径加强对电话会议室使用规则的宣传教育，提高师生的自律意识。例如，通过悬挂宣传标语、制作宣传海报、开展培训讲座等形式，普及电话会议室的使用规定和注意事项，使广大师生充分认识到电话会议室的重要性和使用规则。此外，学校还定期对电话会议室的设施设备进行维护保养，确保其处于良好状态，为各类会议提供优质服务。

二、会议室使用规定

(1)电话会议室的使用需提前向管理小组提交申请，申请内容包括会议主题、参会人员、会议时间、预计时长等。申请单位或个人应确保所提供信息的真实性和准确性。

(2)会议室预约成功后，预约单位或个人需按时使用会议室，如遇特殊情况需调整或取消预约，应至少提前24小时通知管理小组，以便及时调整会议室使用计划。

(3)使用会议室时，应遵守国家法律法规和学校规章制度，保持会议室整洁、安静，不得在会议室进行与会议无关的活动，如饮食、吸烟等。会议结束后，使用单位或个人应负责清理会场，关闭灯光、空调等设施，确保会议室设施设备的安全和正常使用。

三、会议室管理职责

(1)电话会议室管理小组负责制定和修订电话会议室的使用规则和管理制度，确保各项规定符合学校实际情况和上级要求。管理小组应定期对会议室的使用情况进行检查，及时发现并解决问题，保障会议室的有序运行。

(2)管理小组负责电话会议室的日常管理工作，包括会议室的预约、分配、使用记录、设施设备的维护保养、清洁卫生等。管理小组应建立健全会议室使用档案，对会议室的使用情况进行详细记录，为学校决策提供依据。

(3)管理小组负责对会议室使用申请进行审核，确保申请的合理性和必要性。对于不符合规定的申请，管理小组有权拒绝，并及时通知申请单位或个人。同时，管理小组应定期对预约系统进行维护，确保预约系统的正常运行和数据的准确性。

四、违规处理与责任追究

(1)对于违反电话会议室使用规定的个人或单位，学校将根据情节轻重采取相应的处理措施。如未经批准擅自使用会议室、未按时取消或调整预约、使用会议室进行与会议无关的活动等行为，将对责任人进行批评教育，并记录在案。在过去的一年中，学