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学校办公室收发文管理制度3
一、总则
(1)学校办公室收发文管理制度旨在规范学校文件收发工作，提高文件处理效率，确保文件管理的安全性、准确性和及时性。本制度适用于学校各部门、各单位及教职工的文件收发工作。
(2)学校办公室应设立专门的收发文岗位，负责文件的接收、登记、分发、归档等工作。收发文岗位工作人员应具备良好的职业道德和服务意识，严格按照制度规定进行操作，确保文件收发工作的顺利进行。
(3)学校办公室应建立健全文件管理制度，包括文件登记、传阅、归档、销毁等环节，确保文件从接收、处理到归档、销毁的每一个环节都有明确的责任人和操作规范。同时，学校办公室应定期对文件管理情况进行检查，及时发现和纠正问题，确保文件管理制度的有效执行。
二、收文管理
(1)收文管理是学校办公室的重要职责之一，主要包括文件的接收、登记、分发、传阅、催办和归档等环节。接收文件时，应仔细核对文件来源、标题、密级等信息，确保文件的真实性和完整性。所有收到的文件均需在第一时间进行登记，填写《收文登记簿》，包括文件名称、文号、来文单位、接收日期、接收人等基本信息。
(2)文件登记后，根据文件性质和紧急程度，由收文岗位工作人员进行分发。对于需要传阅的文件，应按照规定的传阅顺序和范围进行分发，确保文件能够及时传达到相关部门和负责人。在文件传阅过程中，应做好记录，包括传阅人、传阅时间、传阅意见等，以便后续追踪文件处理情况。对于紧急文件，应及时通知相关部门和负责人，确保文件能够得到及时处理。
(3)文件处理完毕后，应及时将文件归档。归档前，应对文件进行整理、分类、编号，确保文件归档的规范性和有序性。归档时应使用统一的文件袋或档案盒，并在袋（盒）上注明文件名称、文号、归档日期等信息。同时，学校办公室应定期对归档文件进行清理和检查，对于过期文件、无价值文件等，应按照相关规定进行销毁，确保档案库房的安全和整洁。对于涉及必威体育官网网址的文件，应严格按照国家必威体育官网网址规定进行管理，确保信息安全。
三、发文管理
(1)发文管理是学校办公室的另一项重要工作，涉及文件的起草、审核、签发、打印、分发和归档等环节。发文前，各部门需提交正式的发文申请，包括文件标题、文号、主送单位、抄送单位、发文内容等。学校办公室将根据文件性质和紧急程度，对申请进行初步审核。
(2)文件起草后，需经过相关部门的审核。审核内容包括文件格式、内容准确性、政策法规符合性等。审核通过后，文件将提交给学校领导进行签发。签发过程中，领导需对文件内容进行最终确认，并在文件上签署意见和姓名。签发完毕的文件，由学校办公室负责打印、装订，并按照规定格式进行编号。
(3)文件打印完成后，学校办公室将按照文件要求进行分发。分发时，需确保文件送达至指定的主送单位和抄送单位。对于需要送达至外部的文件，应通过邮政或快递等方式进行发送。同时，学校办公室应做好文件分发记录，包括文件名称、分发日期、接收人等信息。文件分发完毕后，学校办公室将文件归档，并按照档案管理要求进行分类、编号和存放。对于涉及必威体育官网网址的文件，应采取相应的必威体育官网网址措施，确保文件安全。
四、文件归档与销毁
(1)文件归档是学校办公室管理工作的关键环节，旨在对已处理完毕的文件进行有序存储，以便于查询和利用。归档工作应遵循统一的标准和规范，确保归档文件的完整性和准确性。归档文件应包括所有与文件相关的材料，如正文、附件、签发单、传阅单等。归档时，应按照文件类型、形成时间、重要程度等进行分类，并使用规范的档案盒或文件夹进行装订。
(2)归档文件应定期进行整理和检查，以维护档案的整洁和有序。整理过程中，应对破损、缺失的文件进行修复或补充，确保档案的完整性。对于超过保管期限的文件，应按照国家档案管理法规进行鉴定，确定是否可以销毁。鉴定工作应由学校档案管理部门负责，并形成鉴定报告。
(3)文件销毁是归档工作的后续环节，旨在消除不再具有保存价值的文件。销毁前，应严格按照国家档案管理法规和学校相关规定进行操作。销毁文件应采用焚烧、碎纸机等方式，确保文件内容无法恢复。销毁过程中，应有专人监督，并做好销毁记录，包括文件名称、数量、销毁日期、销毁方式等。销毁后的文件残渣应按照环保要求进行处理，确保环境安全。同时，销毁工作应接受校内外的监督，确保文件销毁的透明度和公正性。
五、监督与考核
(1)学校办公室收发文管理制度的监督与考核是确保制度有效执行的重要手段。过去一年中，学校办公室对收发文工作进行了全面监督，共开展了4次专项检查，涉及文件2000余份。通过检查发现，90%的文件处理符合规定流程，10%的文件存在处理延误或信息不准确等问题。针对这些问题，已对相关责任人进行了约谈和整改，整改率达到100%。
(2)在考核方面，学校办公室制定了详细的考核指标体系，包括文件处理及时率、文件归档准确率、文件
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