底图管理制度.docxVIP

底图管理制度

一、总则

1.目的

为加强公司底图的管理，确保底图的完整性、准确性、安全性以及有效利用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司内部所有底图的管理，包括但不限于产品设计底图、工艺流程图底图、工程图纸底图等。

3.管理原则

底图管理遵循“集中管理、分类存放、严格借阅、及时更新、确保安全”的原则，明确各部门职责，规范底图从绘制、归档、借阅、使用到销毁的全过程。

二、底图的绘制与归档

1.绘制要求

底图必须按照国家和行业相关标准以及公司内部的技术规范进行绘制，保证图形清晰、尺寸准确、标注完整、符号规范。

底图应采用公司规定的绘图软件和统一的图幅、图框格式，绘制完成后需经过绘图人员自审和部门内部审核，确保无误后方可提交归档。

2.归档流程

绘图人员在完成底图绘制并审核通过后，填写《底图归档申请表》，详细注明底图名称、图号、版本号、绘制日期、所属项目或产品、密级等信息，并将底图电子文件和纸质文件一并提交给档案管理部门。

档案管理部门收到底图归档申请后，对底图的完整性和规范性进行检查，如符合要求，则办理归档手续，为底图分配唯一的档案编号，并将底图信息录入底图管理系统。对于不符合要求的底图，档案管理部门应及时通知绘图人员进行修改完善后重新提交归档。

三、底图的存储与保管

1.存储环境

档案管理部门应设置专门的底图存储区域，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防鼠等必要的设施设备，确保底图存储环境符合国家档案保管标准要求，温湿度控制在适宜范围内，保持室内清洁卫生，避免底图受到损坏或变质。

2.分类存放

底图应按照项目、产品、专业、图号等分类方式进行存放，存放位置应在底图管理系统中进行准确记录，便于快速查找和取用。对于同一项目或产品的底图，应将不同版本按照时间顺序依次排列存放，并做好版本标识，确保能够清晰追溯底图的变更历史。

3.定期盘点

档案管理部门应定期对底图进行盘点，核对底图的实际数量、档案编号、图名、图号、版本等信息与底图管理系统中的记录是否一致，如发现缺失、损坏或其他异常情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。盘点结果应形成书面报告，报上级领导审阅。

四、底图的借阅与使用

1.借阅流程

公司内部员工因工作需要借阅底图时，应填写《底图借阅申请表》，注明借阅人姓名、所在部门、借阅目的、借阅底图名称、图号、版本号、预计归还日期等信息，并经借阅人所在部门负责人审核批准后，提交给档案管理部门。

档案管理部门收到借阅申请后，对借阅人的借阅权限和借阅信息进行核实，如符合要求，则办理借阅手续，将底图借给借阅人，并在底图管理系统中记录借阅信息，包括借阅时间、借阅人、预计归还时间等。对于密级较高的底图，借阅申请还需经公司分管领导审批同意后方可借阅。

2.借阅期限

底图借阅期限原则上不得超过[X]个工作日，如需延期归还，借阅人应提前向档案管理部门提出申请，并说明延期原因，经批准后方可延期。对于逾期未还的底图，档案管理部门应及时催还，并按照公司相关规定对借阅人进行处理。

3.使用要求

借阅人在使用底图过程中，应妥善保管底图，不得损坏、涂改、丢失底图，严禁私自复制、转借或泄露底图内容。如因使用不当造成底图损坏或丢失，借阅人应承担相应的赔偿责任，并及时向档案管理部门报告，协助采取补救措施。

底图仅供在公司内部指定区域使用，不得带出公司范围。如需将底图带出公司进行技术交流、协作加工等活动，必须经公司总经理批准，并办理相关的外出借阅手续，同时采取必要的安全防护措施，确保底图在外出期间的安全。

五、底图的变更与更新

1.变更申请

当产品设计、工艺改进、工程变更等原因导致底图需要变更时，由相关部门提出《底图变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容、涉及的底图名称、图号、版本号等信息，并附上变更后的底图电子文件和纸质文件，经原审核部门审核通过后，提交给档案管理部门。

2.变更审核与实施

档案管理部门收到底图变更申请后，组织相关部门对变更内容进行再次审核，确保变更的合理性和准确性。审核通过后，档案管理部门按照底图归档流程对变更后的底图进行归档，并在底图管理系统中更新底图的版本信息和变更记录，同时通知相关部门底图已更新，以便各部门及时获取必威体育精装版版本的底图信息并按照变更后的要求执行工作。

3.旧版底图处理

底图变更后，原版本的底图应作为历史资料进行保存，不得随意销毁，保存期限按照国家和公司相关规定执行。档案管理部门应在旧版底图上加盖“作废”印章，并注明作废日期、新版本图号等信息，单独存放于指定位置，以便日后查阅和追溯。

六、底图的销毁

1.销毁条件

对于超过保存期限且无继续保存价值的底图，或因底图损坏、模糊不清等原因无法修复且已被新版底图替代的底图，经档案管理部门鉴定确认后，可申请销毁。

2.销毁流程

档案管理部门填写《