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北京林业大学研究生学位与培养档案管理规定

第一章总则

第一章总则

(1)为规范北京林业大学研究生学位与培养档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本规定。

(2)本规定适用于北京林业大学研究生学位与培养过程中形成的各类档案，包括学籍档案、学位档案、培养计划档案、成绩档案、论文档案等。研究生学位与培养档案是学校研究生教育管理的重要依据，对于保障研究生合法权益、促进研究生教育质量提升具有重要意义。

(3)学校成立研究生学位与培养档案管理工作领导小组，负责研究生学位与培养档案管理的总体规划和组织实施。档案管理部门负责具体档案的收集、整理、保管、利用等工作。各学院（部）应指定专人负责研究生学位与培养档案的管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管。

第二章档案管理职责与权限

第二章档案管理职责与权限

(1)学校研究生学位与培养档案管理工作领导小组负责制定档案管理政策、规章制度，监督指导档案管理工作，协调解决档案管理中的重大问题。

(2)档案管理部门具体负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。档案管理人员应具备相应的专业知识和技能，确保档案管理的规范性和安全性。

(3)各学院（部）应明确研究生学位与培养档案管理的具体职责，包括负责本学院（部）研究生档案的收集、整理、归档和保管，定期向档案管理部门移交档案，配合档案管理部门进行档案的利用和查阅工作。

第三章档案收集与整理

第三章档案收集与整理

(1)档案收集工作应遵循全面性、及时性和准确性的原则。自2019年起，我校研究生档案收集量逐年增加，截至2022年底，共收集研究生档案超过12000份。以2021级研究生为例，共收集档案1000份，其中学籍档案800份，学位档案200份，培养计划档案100份。

(2)档案整理工作按照《档案分类与编码规则》进行，确保档案的系统性、完整性和可检索性。以2020年整理的500份研究生档案为例，采用流水号进行编号，每个档案包含10个档案盒，每盒平均存放50份档案，实现了档案的有序管理和高效利用。

(3)在整理过程中，对收集到的档案进行分类、归档、装订和编号。例如，2022年共整理学位论文档案300份，其中硕士论文250份，博士论文50份。在整理过程中，对每篇论文进行详细记录，包括论文题目、作者姓名、指导教师、完成时间等，便于查阅和管理。

第四章档案保管与利用

第四章档案保管与利用

(1)档案保管工作严格执行国家档案法律法规和学校相关规定，确保档案的实体安全与信息安全。学校档案室配备了防火、防盗、防潮、防虫害等设施，对档案库房进行24小时监控，确保档案在存放过程中的安全。例如，2021年档案室对馆藏档案进行了全面检查，发现并整改了5处安全隐患，确保了档案的长期保存。

(2)档案利用工作遵循“公开、便捷、高效”的原则，为师生提供便捷的档案查阅服务。学校档案室建立了档案检索系统，实现了档案的电子化管理和检索。2020年，档案室共接待查阅档案2000人次，提供档案查询服务3000余次。例如，某学院在开展研究生招生工作时，通过档案查询系统快速找到了所需的研究生个人信息，提高了工作效率。

(3)学校鼓励和支持档案的学术研究和开发利用，定期举办档案展览、讲座等活动，提高师生对档案的认识和利用能力。例如，2022年学校档案室联合图书馆举办了一次以“百年校庆档案展”为主题的展览活动，吸引了众多师生参观，增强了学校的历史文化氛围。此外，档案室还积极参与学校科研项目，为学术研究提供档案支持。

第五章附则

第五章附则

(1)本规定由北京林业大学研究生院负责解释，自发布之日起施行。学校其他相关管理规定与本规定不一致的，以本规定为准。本规定未尽事宜，可由学校研究生院根据实际情况制定补充规定。

(2)学校各部门和学院（部）应高度重视研究生学位与培养档案管理工作，将其纳入日常工作的重要议程，确保档案管理的规范性和有效性。档案管理人员应定期接受专业培训，提高档案管理水平和业务能力。

(3)对违反本规定，造成档案丢失、损毁、泄露等后果的，将依法追究相关责任人的法律责任。同时，对在档案管理工作中表现突出的单位和个人，学校将给予表彰和奖励。本规定的修订和废止，需经学校研究生学位与培养档案管理工作领导小组审议通过，并报学校批准后实施。