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山西公司机要文件管理办法

第一章总则

第一条目的。为进一步加强山西公司（以下简称铁路公司或公司）机要文件的管理，落实国家必威体育官网网址法规等有关规定，防止机要文件丢失、泄密，特制定本办法。

第二条定义。本办法中的机要文件是指中共中央、国务院，国务院各部门，各级政府机关，国家军事机关，集团公司，公司印发的带有秘密、机密、绝密等级的文件。

第三条适用范围。本办法适用于铁路公司对机要文件的接收、发送、传阅、保管、销毁等管理工作。

第二章管理职责

第四条办公室是机要文件的管理部门，其主要职责：

（一）负责外部机要文件的接收、处理和公司机要文件的审查和制发。

（二）负责公司机要文件的制发和管理。

第三章管理要求

第五条外部接收机要文件管理。外部接收机要文件管理主要包括机要文件的接收、传阅、保管、销毁等程序。

（一）外部机要文件的接收

各级党委、政府，集团公司，公司发至公司的机要文件，由办公室根据文件发放范围负责向公司领导、公司各部门发送

（二）外部机要文件的传阅

1.机要文件传阅要严格按照文件规定的范围和公司领导的批示进行，不得拖延积压；

2.严禁使用普通电话机、手机或其他通讯工具交谈机要文件的内容。机要文件不得用普通传真机传递，也不得在办公区外口述；

3.不得在未采取数据保护和网络安全必威体育官网网址监控管理技术措施的计算机网络输入、保存和传递机要文件。

（三）外部机要文件保管

1.机要文件要存放在必威体育官网网址柜内严格保管，不得遗失，不得带回家或带到公共场所；

2.需传阅的绝密文件应当天阅后当天归还，特殊情况需要留用时，需经公司办公室同意并存放在保险柜内，严加管理，及时归还，不得携带绝密文件离开办公区。

（四）外部机要文件的销毁

1.机要文件必须定期进行清理、清退和销毁；

2.根据《有限责任公司机要文件管理办法》每年３月份对上一年度不需要归档保存的秘密级、机密级文件，按照传阅范围组织清理、核对，核对无误后填写机要文件清退目录（一式二份，一份留本单位备查，一份交公司文件管理部门备案），连同文件一起交公司办公室；

3.需要集中销毁的机要文件，经公司必威体育官网网址工作委员会审核批准后，由公司办公室按有关规定销毁，并指定专人负责监销；

4.接收的绝密级文件，由公司办公室负责按照有关部门的要求清退、销毁，并将有关清退、销毁记录留存备查。

第六条内部制发机要文件的管理。内部制发机要文件的管理包括机要文件的起草、印制、发送、销毁等程序的管理。

（一）内部机要文件的制发

1.公司制发机要文件要严格执行《山西公司必威体育官网网址工作规定》和《山西公司行政公文处理办法》进行起草和制发，由机要文件管理人员按照机要文件制发流程采取走签的方式逐级审批，尽量减少涉及人员范围；

2.机要文件必威体育官网网址程度按照《山西公司必威体育官网网址工作规定》的有关规定确定秘密、机密等级。

（二）内部机要文件的销毁

1.公司办公室负责对本单位制发的机要文件进行跟踪管理，于每年3月份按照登记册认真清点、核对后进行清退、销毁；

2.清退工作根据机要文件必威体育官网网址期限，经制发单位必威体育官网网址委员会同意，由公司办公室对需要清退的机要文件按照发放范围组织进行，并填写《机要文件清退目录》（一式二份，一份留本单位备查，一份交文件管理部门备案），连同文件一起交制发单位办公室；

3.销毁工作由公司办公室，按有关规定进行。要指定专人负责监销，同时填写《机要文件销毁目录》和《机要文件销毁清单》存档备查。

第四章附则

第七条本办法由铁路公司办公室负责解释。

第八条本办法自发布之日起施行。