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[超市名称]超市供应商收货退货制度

一、目的

为规范超市与供应商之间的货物接收与退回流程，确保商品的质量、数量和供应的稳定性，保障双方的合法权益，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于超市与所有供应商之间的商品收货及退货业务操作。

三、收货制度

（一）收货准备

1.供应商送货前，采购部门应提前通知仓库和相关验收人员，提供送货清单（包含商品名称、规格、数量、单价、生产日期、保质期等详细信息）及预计到货时间等信息，以便做好收货准备。

2.仓库人员应提前清理收货区域，确保场地整洁、空旷，且具备必要的收货工具，如地磅、叉车、托盘、检验设备（电子秤、温度计等）等，并保证设备校准准确、运行正常。

（二）货物到达

1.供应商车辆到达超市指定收货地点后，应主动向门卫出示送货凭证，并在门卫处登记相关信息，包括供应商名称、车牌号、送货时间、随车人员姓名及联系方式等。

2.仓库人员应在第一时间迎接供应商送货人员，引导车辆停放到指定的收货区域，并核对送货车辆与送货清单上的供应商信息是否一致。

（三）收货验收

1.数量验收

仓库人员应根据送货清单，对货物的件数、箱数进行清点，确保数量准确无误。对于整件包装的商品，如发现包装有破损、变形、受潮等异常情况，应开箱进行逐一清点。

对于散装商品或按重量计量的商品，应使用经过校准的电子秤进行称重验收，记录实际重量，并与送货清单上的重量进行比对，允许误差范围应根据商品的特性和行业标准确定，一般不得超过[X]%。

2.质量验收

验收人员应依据商品的质量标准和验收规范，对货物的外观、色泽、气味、口感（如有必要）、包装完整性等方面进行检查。对于食品类商品，还需重点检查生产日期、保质期、食品标签等是否符合国家相关法律法规的要求；对于日化用品、家电等商品，应检查是否有损坏、功能是否正常等。

如发现商品存在质量问题，如变质、破损、过期、假冒伪劣等，应立即与供应商送货人员沟通，并拍照留证，将不合格商品单独存放，等待进一步处理。

3.规格验收

核对商品的规格型号是否与采购合同和送货清单一致，包括商品的尺寸、容量、功率、材质等关键参数，确保所收商品符合超市的销售和使用要求。

（四）单据处理

1.经数量、质量和规格验收合格的商品，仓库人员应在送货清单上签字确认，并注明实际收货数量、收货时间等信息。同时，供应商送货人员也应签字确认。

2.仓库人员将签字后的送货清单交予财务部门，财务部门据此核对采购订单和供应商发票，办理入账手续。如实际收货数量与送货清单存在差异，应及时通知采购部门与供应商沟通协调，确定差异处理方式，并在送货清单上注明差异原因和处理结果。

四、退货制度

（一）退货申请

1.超市各部门发现需要向供应商退货的商品时，应填写《退货申请表》，详细说明退货商品的名称、规格、数量、退货原因（如质量问题、滞销、临近保质期、包装破损等）、供应商名称等信息，并由部门负责人签字确认。

2.《退货申请表》提交至采购部门，采购部门审核退货原因和退货商品信息后，与供应商进行沟通协商，确定退货事宜，并在申请表上签署意见，注明供应商是否同意退货及退货时间、退货方式等。

（二）退货商品整理

1.仓库人员根据采购部门确认的《退货申请表》，将退货商品进行整理，分类存放，并确保退货商品的包装完整、标识清晰，与申请表上的信息一致。

2.对于质量问题的退货商品，应单独存放，并做好防护措施，防止问题扩大；对于临近保质期的退货商品，应按照保质期的先后顺序进行整理，以便供应商优先处理。

（三）退货发货

1.供应商按照约定的退货时间到达超市后，仓库人员应与供应商送货人员共同核对退货商品的名称、规格、数量等信息，确保无误后，将退货商品装车发运，并由供应商送货人员在退货交接单上签字确认。

2.对于异地供应商的退货，仓库人员应按照采购部门提供的退货地址和物流方式，选择合适的物流公司进行发货，并妥善保存物流托运单等发货凭证，以便查询和跟踪退货物流信息。

（四）账务处理

1.财务部门根据退货交接单和供应商确认的退货信息，及时冲减应付账款，并调整库存账目，确保财务数据的准确性。

2.如因退货产生相关费用（如物流费、装卸费等），应根据与供应商的协商结果，确定费用的承担方，并在账务处理中进行相应的核算。

五、特殊情况处理

1.如遇紧急情况（如自然灾害、供应商突然倒闭等）导致无法按照正常流程进行收货或退货的，超市应启动应急预案，及时向上级领导汇报，并与供应商保持密切沟通，采取灵活的处理方式，尽量减少损失和风险。

2.对于供应商提出的换货要求，应视同退货处理，先办理退货手续，再按照采购流程进行换货商品的收货验收。

六、监督与检查

1.超市应建立定期的收货退货业务监督检查机制，由内部审计部门或相关管理人员负责，对收货退货流程的执行情况进行检查和评估，