培训学校档案的管理制度7.docxVIP

PAGE

1-

培训学校档案的管理制度7

一、总则

(1)本制度旨在规范培训学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育教学、管理决策、科学研究和社会服务中的作用。通过建立健全的档案管理制度，提高档案管理工作的科学化、规范化水平，为培训学校的发展提供有力保障。

(2)培训学校档案是指学校在教学、科研、管理、服务等各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。包括但不限于学生档案、教职工档案、课程档案、财务档案、设备档案、科研成果档案等。学校应全面收集、整理、保管和利用各类档案，确保档案的真实性、完整性和连续性。

(3)学校档案管理工作实行校长负责制，由校长全面领导，分管领导具体负责，各部门和教职工共同参与。学校设立档案管理部门，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。档案管理部门应配备专职或兼职档案管理人员，负责档案的日常管理工作，确保档案工作的顺利开展。

二、档案的收集与整理

(1)档案的收集是档案管理工作的基础，学校应建立健全档案收集制度，明确收集范围、内容和要求。收集工作应遵循真实性、完整性、连续性和及时性的原则。学生档案的收集应包括入学登记表、成绩单、毕业证书、学籍变动记录等；教职工档案应包括个人简历、学历证书、职称评定材料、工作总结等；课程档案应包括课程设置文件、教学大纲、教材、教学计划等；设备档案应包括设备购置合同、验收报告、使用维护记录等。财务档案应包括财务报表、收支凭证、审计报告等。

(2)档案的整理工作是对收集到的档案进行分类、编目、排列、装订等，使之系统化、有序化。整理工作应遵循档案的自然形成规律，按照档案的内容、形式、时间等因素进行分类。学生档案按照学号、入学时间等进行分类；教职工档案按照职务、职称、入职时间等进行分类；课程档案按照课程名称、开设时间等进行分类；设备档案按照设备名称、购置时间等进行分类。编目工作应详细记录档案的名称、编号、存放位置等信息，方便查询和利用。

(3)档案整理过程中，应对档案进行核查，确保档案的准确性、完整性和安全性。对于破损、褪色、字迹模糊的档案，应及时修复或复制。对于涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应采取加密、脱密处理等措施，确保档案的安全。整理后的档案应按照规定的顺序装订，并定期进行盘点，防止档案遗失或损坏。同时，应定期对档案进行数字化处理，实现档案的电子化管理，提高档案的利用效率。

三、档案的保管与利用

(1)档案保管是档案管理工作的核心环节，学校应确保档案的安全、完整和长期保存。档案保管工作应遵循“安全第一、预防为主”的原则，建立健全档案保管制度。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘、防光、防高温等条件，确保档案在适宜的环境中存放。档案管理人员应定期检查库房设施，发现问题及时整改。同时，应加强对档案的日常维护，定期对档案进行清洁、消毒，防止档案因自然因素而损坏。

(2)档案利用是档案管理工作的最终目的，学校应提供便捷的档案查询和借阅服务。档案管理人员应熟悉档案内容，能够迅速、准确地提供档案信息。对于内部人员查询档案，应简化手续，提高效率。对于外部人员查询档案，应严格按照国家有关法律法规和学校相关规定办理。档案借阅应办理借阅手续，明确借阅期限和归还要求，确保档案安全。同时，应定期对档案利用情况进行统计和分析，为学校决策提供参考。

(3)学校应建立健全档案信息化管理平台，实现档案的数字化存储和利用。通过信息化手段，提高档案管理的效率和便捷性。档案管理人员应定期对档案进行数字化处理，包括扫描、录入、整理等，确保数字化档案的准确性和完整性。同时，应加强网络安全防护，防止档案信息泄露和被非法利用。数字化档案的备份工作应定期进行，确保档案数据的安全和可靠。通过信息化管理，提高档案的利用率，为学校的教学、科研、管理等工作提供有力支持。

四、档案的销毁与安全

(1)档案的销毁是档案管理工作中的一项重要环节，必须严格按照国家有关法律法规和学校档案管理制度进行。销毁档案前，应成立专门的档案销毁工作小组，负责档案的鉴定、登记、审批和销毁工作。销毁的档案应包括已过保管期限且无保存价值的档案、经鉴定确无保存价值的档案、因故需要销毁的档案等。销毁档案前，应对档案进行分类整理，登记造册，并由档案管理人员和销毁工作小组成员共同确认无误后，方可进行销毁。销毁过程中，应采取安全、环保的方式进行，如焚烧、化浆等，确保档案信息不被泄露。

(2)档案销毁工作应遵循以下原则：一是合法性原则，销毁档案必须符合国家法律法规和学校档案管理制度的规定；二是真实性原则，销毁的档案必须真实、准确，不得销毁未满保管期限的档案；三是安全性原则，销毁档案过程中必须确保人员和档案的安全，防止意外事故发生；四是必威体育官网网址性原则，销毁档案时应严格必威体育官网网址，防止档案信息泄露。销毁工作结